ระบบเอกสารอัตโนมัติเป็นกระบวนการที่เอกสารคอมพิวเตอร์ถูกสร้างขึ้นในแบบกึ่งอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์ประเภทนี้มีการใช้อย่างกว้างขวางโดยธุรกิจนิติบุคคลและใครก็ตามที่ผลิตเอกสารหลากหลาย โดยทั่วไปแล้วเอกสารจะสร้างขึ้นโดยใช้เทมเพลตที่มีคำถามและพื้นที่ที่สามารถสลับและเปลี่ยนได้อย่างง่ายดาย ในขณะที่ดีสำหรับบางแอพพลิเคชั่นอื่น ๆ จะพบว่าการทำงานอัตโนมัติของเอกสารนั้นไม่ได้มีประโยชน์ในการผลิตเอกสาร
เอกสารอัตโนมัติเริ่มต้นด้วยแม่แบบ ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท กฎหมายถูกสัญญาให้เขียนสัญญาเช่าจะมีการใช้แม่แบบเอกสารเช่าซื้อ เทมเพลตนี้มีข้อความที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อให้เป็นทางการพร้อมกับพื้นที่ที่ บริษัท สามารถทำการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วเพื่อปรับแต่งเทมเพลตสำหรับความต้องการเฉพาะของลูกค้า
วิธีหนึ่งที่การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้เกิดขึ้นในการทำเอกสารอัตโนมัติคือผ่านคำถามต่างๆ คำถามเหล่านี้มีการกำหนดเป้าหมายไปยังแบบฟอร์มหรือเทมเพลตและสร้างขึ้นเพื่อให้แบบฟอร์มมีการเปลี่ยนแปลงตามความต้องการของลูกค้าทันที ยกตัวอย่างเช่นคำถามเกี่ยวกับเอกสารเงินกู้อาจเป็นได้ว่าเงินกู้มีอายุ 10, 20 หรือ 30 ปีหรือไม่ พื้นที่ทั้งหมดที่ใช้ข้อมูลนี้จะถูกเปลี่ยนเพื่อประสานงานกับคำตอบที่ได้รับ
นอกจากนี้ยังมีพื้นที่ที่นักเขียนสามารถเปลี่ยนข้อความได้อย่างรวดเร็ว สิ่งนี้มักใช้เพื่อกรอกชื่อและข้อมูลการติดต่อของลูกค้า อาจใช้เมนูแบบเลื่อนลงที่แสดงตัวอย่างการเขียนสต็อคได้ กราฟิกอาจสามารถจัดการได้โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากโปรแกรมเอกสารอัตโนมัติถูกสร้างขึ้นสำหรับธุรกิจเนื่องจากธุรกิจอาจต้องการเพิ่มโลโก้ลงในเอกสาร ด้วยการมีพื้นที่ที่สามารถเพิ่มและเปลี่ยนแปลงกราฟิกธุรกิจสามารถเพิ่มโลโก้ได้ในไม่กี่คลิก
โดยทั่วไปแล้วการทำเอกสารอัตโนมัติจะทำในรูปแบบโปรแกรมเดี่ยว ๆ หรือโปรแกรมเสริม สิ่งนี้ทำให้ผู้ใช้สามารถยึดติดกับโปรแกรมโปรดของเขาหรือเธอและเพียงแค่ใช้คุณสมบัติการทำงานอัตโนมัติสำหรับการประกอบเอกสารหรือใช้โปรแกรมที่แตกต่างอย่างสิ้นเชิงที่อาจมีคุณสมบัติขาดโปรแกรมอื่น ๆ ไม่ว่าในกรณีใดคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้จะต้องสามารถจัดการหน่วยความจำและความต้องการในการประมวลผลของโปรแกรมได้หากซอฟต์แวร์แอสเซมบลีนั้นทำงานได้อย่างถูกต้อง
บริษัท ส่วนใหญ่จะหาซอฟต์แวร์ประกอบเอกสารที่มีประโยชน์ แต่มีบางอย่างที่จะไม่ หาก บริษัท ทุ่มเทให้กับการเขียนด้วยลายมือแต่ละเอกสารและทำให้แต่ละคนแตกต่างกันการดำเนินการอัตโนมัติจะไม่เป็นประโยชน์ หากเอกสารจำนวนมากไม่สามารถนำไปใช้กับแบบฟอร์มได้เนื่องจากเอกสารแต่ละฉบับมีความแตกต่างกันอย่างมากการทำให้เอกสารอัตโนมัติไม่เป็นประโยชน์
