ธุรกิจและองค์กรอื่น ๆ รวมถึงบุคคลที่จัดการกับข้อมูลจำนวนมากต้องการระบบการจัดการเอกสารในการจัดเก็บรักษาความปลอดภัยดึงและแบ่งปันข้อมูลนั้น การจัดการเอกสารเป็นระบบที่มีการจัดระเบียบซึ่งดำเนินการจัดเก็บและกู้คืนเอกสารและข้อมูลภายในระบบ สำหรับเอกสารที่คัดลอกมาแล้วหรือเอกสารที่เป็นกระดาษกระบวนการนี้อาจเรียกได้ว่าเป็นระบบจัดเก็บเอกสาร
การจัดการเอกสารเป็นรุ่นที่ทันสมัยกว่าซึ่งมักจะเกี่ยวข้องกับการผลิตอิเล็กทรอนิกส์การจัดเก็บและการเรียกคืนเอกสารและไฟล์อื่น ๆ ให้การเข้าถึงที่ปลอดภัยแก่ผู้ที่มีช่องว่าง นอกเหนือจากเอกสารทั่วไปเช่นไฟล์ข้อความหรือสำเนาเอกสารที่เป็นกระดาษที่สแกนแล้วการจัดการเอกสารอาจรวมถึงไฟล์เสียงและวิดีโออีเมลแฟกซ์รายงานภาพถ่ายภาพถ่ายแบบอักษรกราฟิกและรูปภาพอื่น ๆ
ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารถูกสร้างขึ้นในความพยายามที่จะแนะนำสำนักงาน "ไร้กระดาษ" เมื่อตระหนักว่ารูปแบบธุรกิจนี้เป็นไปไม่ได้สมบูรณ์แบบรุ่นใหม่เริ่มรวมการจัดการกระดาษและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากองค์กรนำเสนอความต้องการที่หลากหลายระบบการจัดการเอกสารจึงได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อจัดการกับการเรียงลำดับและจัดการข้อมูล
ตัวอย่างหนึ่งคืออุตสาหกรรมธนาคาร ทุกวันนี้แทนที่จะส่งเช็คที่ถูกยกเลิกไปพร้อมกับใบแจ้งยอดธนาคารธนาคารทำสำเนาเช็คขนาดเล็กแบบดิจิทัลและพิมพ์ออกมาตามต้องการ ธนาคารยังเก็บสำเนาของบันทึกไว้ด้วย การตรวจสอบจริงอาจถูกทำลายหรือเก็บไว้ในที่ปลอดภัยเพื่อสำรองในกรณีที่คอมพิวเตอร์ทำงานผิดปกติหรือข้อมูลเสียหาย
อีกตัวอย่างที่ดีคือ บริษัท โฆษณา แทนที่จะใช้พื้นที่พรีเมี่ยมเพื่อเก็บไว้ในกระดานเรื่องราวและเอกสารนำเสนอรายการเหล่านี้สามารถเปลี่ยนเป็นข้อมูลดิจิทัลได้ แคมเปญโฆษณาทั้งหมดสามารถแปลงเป็นไฟล์หรือโฟลเดอร์สองสามไฟล์ที่เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ซึ่งสามารถเข้าถึงกระจายหรือพิมพ์ได้ตามต้องการ
การจัดการเอกสารสามารถปรับปรุงสภาพแวดล้อมของสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยการจำแนกและจัดเก็บข้อมูลอย่างสะดวกและทำให้เข้าถึงได้ง่ายกระบวนการนี้ช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การจัดการเอกสารไม่เพียงช่วยประหยัดพื้นที่และเวลา แต่ยังประหยัดเงินอีกด้วย เนื่องจากมีประสิทธิภาพมากกว่าระบบจัดเก็บเอกสารทั่วไปจึงอาจช่วยลดความเครียดในที่ทำงานได้
