การถอดความเอกสารจะแปลงเอกสารกระดาษเป็นรูปแบบดิจิตอลที่แก้ไขได้ สิ่งนี้สามารถทำได้เพื่อการอ่านการแปลงไฟล์ดิจิตอลหรือสาเหตุอื่น ๆ บริษัท สามารถดำเนินงานนี้ได้โดยมีค่าธรรมเนียมหรือ บริษัท สามารถจัดการกับความต้องการถอดความภายในได้ สำหรับเอกสารบางประเภทอาจจำเป็นต้องมีการจัดการพิเศษในกระบวนการแปลงเนื่องจากลักษณะหรืออายุที่ละเอียดอ่อนของเอกสาร ในสถานการณ์เหล่านี้อาจจำเป็นต้องใช้บริการพิเศษ
กระบวนการนี้สามารถทำได้หลายวิธี บาง บริษัท สแกนเอกสารและใช้โปรแกรมเพื่อแปลงข้อมูลที่พิมพ์ออกมาเป็นรูปแบบดิจิตอลที่แก้ไขได้ ช่างเทคนิคตรวจสอบการถอดความเครื่องเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงการแลกเปลี่ยนอักขระหรือการเปลี่ยนตัวฟิลด์ที่เลื่อนและปัญหาอื่น ๆ ที่อาจเกิดขึ้น โปรแกรมคอมพิวเตอร์อาจเรียนรู้จากการแก้ไขและนำไปใช้กับงานถอดความเอกสารในอนาคตเพื่อลดอัตราความผิดพลาด
อีกทางเลือกหนึ่งคือการถอดเทปแบบแมนนวลซึ่งนักพิมพ์ดีดทำงานจากเอกสารต้นฉบับหรือโทรสารคุณภาพสูงเพื่อสร้างสำเนาดิจิทัลใหม่ สิ่งนี้อาจจำเป็นเมื่อเอกสารมีลายมือที่แคบหรือผิดปกติซึ่งคอมพิวเตอร์อาจมีปัญหาหรือตัวอักษรพิเศษที่ไม่ได้ใช้กันทั่วไป ตัวอย่างเช่นเอกสารทางประวัติศาสตร์เป็นภาษาอังกฤษอาจมีอักขระหลายตัวที่ไม่ได้ใช้ในภาษาอังกฤษยุคใหม่ว่าคอมพิวเตอร์อาจมีปัญหาในการตีความ
เอกสารประวัติสามารถต้องการการดูแลเป็นพิเศษเนื่องจากผู้ถอดเทปต้องการหลีกเลี่ยงความเสียหายต่อต้นฉบับ การสแกนและกิจกรรมที่คล้ายคลึงกันอาจทำให้กระดาษถูกแสงอัลตราไวโอเลตและต้องดำเนินการด้วยความระมัดระวังเพื่อรักษาความสมบูรณ์ของต้นฉบับ Transcriptionists ต้องรักษามือให้สะอาดและอาจสวมถุงมือขณะใช้งานวัสดุ การแปลงเป็นดิจิทัลด้วยการถอดความเอกสารสามารถทำให้บันทึกทางประวัติศาสตร์สามารถเข้าถึงได้ง่ายขึ้นสำหรับนักวิจัยและประชาชนทั่วไป เช่นสถานที่สามารถอัปโหลดจดหมายประวัติศาสตร์ไปยังเว็บไซต์ของมันสำหรับทุกคนที่มีความสนใจในการอ่าน
เอกสารรัฐบาลสามารถถูกคัดลอกเอกสาร ซึ่งอาจรวมถึงบันทึกประวัติศาสตร์เช่นข้อมูลการสำรวจสำมะโนประชากรเก่ารวมถึงเอกสารที่ใหม่กว่าซึ่งไม่สามารถใช้ได้ในรูปแบบดิจิทัล อาจจำเป็นต้องใช้ transcriptionist ที่ได้รับการรับรองเนื่องจากความไวของข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารจะไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อถูกป้อนในรูปแบบดิจิตอล ผู้ที่วางแผนที่จะใช้เอกสารดิจิทัลจากประเทศบ้านเกิดของพวกเขาสำหรับกิจกรรมต่าง ๆ เช่นแอปพลิเคชั่นการเป็นพลเมืองอาจต้องการถามเจ้าหน้าที่ของรัฐเกี่ยวกับขั้นตอนใด ๆ ที่ต้องดำเนินการเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการถอดความ
