หลายองค์กรพึ่งพาการบริจาคจากบุคคลและธุรกิจเพื่อให้สอดคล้องกับค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานทำให้ความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรและผู้บริจาคมีความสำคัญเป็นอันดับแรก กลุ่มเหล่านี้มักพึ่งพาระบบการจัดการผู้บริจาคเพื่อรักษาการติดต่อกับผู้บริจาคและเพิ่มการบริจาคให้ได้มากที่สุด โดยทั่วไปการจัดการผู้บริจาคจะรวมถึงกระบวนการทั้งหมดในการระบุผู้มีโอกาสเป็นผู้ชักชวนโอกาสในการบริจาคและจากนั้นก็กระตุ้นผู้บริจาคให้สนับสนุนทางการเงินของเขาต่อไป กลุ่มที่ได้รับรายได้จำนวนมากจากการบริจาคมักใช้บริการของที่ปรึกษาหรือผู้เชี่ยวชาญด้านการระดมทุนรวมถึงแพคเกจซอฟต์แวร์การจัดการผู้บริจาคเพื่อเพิ่มหรือรักษาระดับการบริจาค ตั้งแต่การกำเนิดของอินเทอร์เน็ตแพคเกจซอฟต์แวร์เหล่านี้มีความซับซ้อนมากขึ้นโดยนำเสนอคุณสมบัติที่รวมกับความเชี่ยวชาญของผู้เชี่ยวชาญด้านการระดมทุนที่มีความรู้สามารถเพิ่มจำนวนเงินที่บริจาคให้กับองค์กรหรือองค์กรได้อย่างมาก
การระดมทุนขององค์กรอาจเป็นงานที่ยิ่งใหญ่เนื่องจากมักจะเกี่ยวข้องกับการชักชวนให้บุคคลหรือตัวแทน บริษัท ให้เงินกับกลุ่มโดยไม่ต้องมีการชำระคืน ในขณะที่มีปัจจัยมนุษย์ขนาดใหญ่ในการเพาะปลูกผู้บริจาคเนื่องจากการติดต่อส่วนบุคคลกับผู้บริจาครายใหญ่เป็นองค์ประกอบสำคัญของการรณรงค์ระดมทุนที่ประสบความสำเร็จกระบวนการนี้ยังต้องมีโครงสร้าง การจัดการผู้บริจาคที่ดีประกอบด้วยระบบที่มีการติดต่อกับผู้บริจาคอย่างต่อเนื่องและมีการตรวจสอบและประเมินผลเพื่อให้การพัฒนาวิธีการที่ดีที่สุดในการจัดการกับผู้บริจาครายบุคคลและสนับสนุนการมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่อง วิธีการเหล่านี้อาจรวมถึงการเสนอสิ่งจูงใจที่จะบริจาคเช่นการเชิญเข้าร่วมกิจกรรมพรีเมี่ยมที่มีโลโก้ขององค์กรรวมถึงสิทธิพิเศษและสิทธิพิเศษอื่น ๆ สำหรับการบริจาคที่มีน้ำใจ นอกจากนี้การจัดการผู้บริจาคมักเกี่ยวข้องกับการจดจำผู้บริจาคโดยการตั้งชื่อพวกเขาในสิ่งพิมพ์ของกลุ่มหรือรวมถึงชื่อของพวกเขาบนผนังผู้บริจาคทางกายภาพที่สำนักงานใหญ่ขององค์กร
เนื่องจากความซับซ้อนของการจัดการความสัมพันธ์หลายร้อยหรือหลายพันกับผู้สนับสนุนทางการเงินหลายองค์กรลงทุนในซอฟต์แวร์การจัดการผู้บริจาค แพ็คเกจซอฟต์แวร์เหล่านี้แตกต่างกันไปในฟีเจอร์ต่าง ๆ แต่โดยทั่วไปแล้วจะรวมฐานข้อมูลที่มีข้อมูลผู้บริจาคและประวัติการติดต่อกับความสามารถในการติดตามรูปแบบการให้ของผู้บริจาค พนักงานและที่ปรึกษาที่รับผิดชอบการจัดการผู้บริจาคสามารถอ้างถึงข้อมูลนี้เมื่อทำการตัดสินใจเกี่ยวกับแคมเปญเป้าหมายหรือมีส่วนร่วมในการสื่อสารโดยตรงกับผู้บริจาครายบุคคล คุณสมบัติอื่น ๆ ที่มักจะรวมอยู่ในซอฟต์แวร์ประเภทนี้รวมถึงความสามารถในการจัดการรายชื่อติดต่อที่อนุญาตให้กลุ่มดำเนินการรณรงค์ทางอีเมลหรือทางไปรษณีย์โดยตรงหรือเพื่อระบุเวลาที่ดีในการโทรหาผู้บริจาคทางโทรศัพท์ บางแพ็คเกจยังมีเครื่องมือในการระดมทุนออนไลน์เช่นระบบแบ็คเอนด์ที่สามารถเชื่อมต่อกับเว็บไซต์ขององค์กรเพื่อสนับสนุนการบริจาคออนไลน์
