สต็อคที่มีประสิทธิภาพคือจำนวนสินค้าคงคลังทั้งหมดที่ธุรกิจมีอยู่รวมถึงจำนวนสินค้าคงคลังตามคำสั่ง แต่ยังไม่ได้รับ มันเป็นวิธีสำหรับธุรกิจในการกำหนดความต้องการสินค้าคงคลังโดยไม่ประเมินค่าสูงเกินไปหรือประเมินค่าต่ำเกินไปโดยอ้างอิงจากสิ่งที่สามารถดูได้บนชั้นวาง ธุรกิจจำนวนมากใช้ระบบสินค้าคงคลังที่ใช้คอมพิวเตอร์ที่รวมเข้ากับระบบบัญชีเพื่อให้ง่ายต่อการติดตามระดับสต็อกที่มีประสิทธิภาพ
การจัดการสินค้าคงคลังเป็นหนึ่งในกระบวนการดำเนินงานที่สำคัญที่สุดสำหรับธุรกิจใด ๆ ที่ดูแลสินค้าคงคลัง ณ จุดใดก็ตามเงินสดส่วนหนึ่งของ บริษัท สามารถผูกติดอยู่กับสินค้าคงคลังได้ การมีสต็อกสินค้ามากเกินไปบนชั้นวางและในที่เก็บสินค้าหมายความว่าเงินสดที่ใช้ไปกับสินค้าคงคลังนั้นไม่สามารถใช้ได้กับความต้องการทางธุรกิจอื่น ๆ เช่นการโฆษณา มีสินค้าคงคลังน้อยเกินไปหมายความว่าลูกค้าอาจไม่สามารถซื้อได้ทันทีเนื่องจากสินค้าหมด
ในการจัดการธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพพนักงานจะต้องคิดออกว่าจะต้องเก็บสต็อคจำนวนเท่าใดในแต่ละครั้งเพื่อตอบสนองความต้องการ การตัดสินใจนี้ขึ้นอยู่กับแต่ละธุรกิจและขึ้นอยู่กับว่าผลิตภัณฑ์ขายได้เร็วแค่ไหนและซัพพลายเออร์จะสามารถเติมเต็มคำสั่งซื้อได้อย่างรวดเร็วเพียงใด การกำหนดอัตราการหมุนเวียนสินค้าคงคลังที่ถูกต้องและระดับสต็อกที่เหมาะสมช่วยให้ธุรกิจสามารถเก็บเงินสดสำหรับการใช้งานอื่น ๆ ได้แทนที่จะใช้เงินสดในสต็อกที่อาจวางบนชั้นวางเป็นเวลาหลายเดือนก่อนที่จะขาย
เมื่อธุรกิจจัดการและประเมินกระบวนการสินค้าคงคลังธุรกิจจะติดตามสิ่งที่อยู่ในมือผ่านระบบควบคุมสินค้าคงคลัง นอกจากนี้ยังติดตามการสั่งซื้อสินค้ากับซัพพลายเออร์ผ่านระบบบัญชีของ บริษัท ด้วยดังนั้นจึงรู้ว่าสิ่งที่จ่ายไปในต้นทุนสินค้า การรวมกระบวนการทั้งสองนี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถกำหนดระดับสต็อกที่มีประสิทธิภาพหรือจำนวนของสต็อกที่ซื้อมาไม่ว่าสต็อกจะนั่งอยู่บนชั้นวางหรือไม่
ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีได้เปลี่ยนวิธีการจัดการธุรกิจสินค้าคงคลังและระบบบัญชี ระบบสมัยใหม่ใช้ฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์ที่ทำให้การแยกและวิเคราะห์ข้อมูลง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่นธุรกิจค้าปลีกหลายแห่งใช้ระบบการรวมจุดขายที่อนุญาตให้พนักงานติดตามสินค้าคงคลังจัดการการขายและบันทึกธุรกรรมในหนังสือของ บริษัท การกำหนดระดับสต็อคที่มีประสิทธิภาพในธุรกิจที่ใช้ระบบประเภทนี้เป็นเรื่องง่ายในการพิมพ์รายงาน
แน่นอนว่าธุรกิจยังสามารถกำหนดระดับสต็อกที่มีประสิทธิภาพได้ด้วยมือ แต่ก็ต้องใช้ความพยายามอีกเล็กน้อย พนักงานต้องสร้างระดับสินค้าคงคลังในปัจจุบันก่อนโดยทำการนับหรือตรวจสอบบันทึก ต้องดึงใบแจ้งหนี้สำหรับคำสั่งซื้อคงคลังที่ยังไม่ได้ส่งมอบ ควรเพิ่มสินค้าคงคลังตามใบแจ้งหนี้ในสินค้าคงคลังจริงเพื่อกำหนดสต็อคที่มีประสิทธิภาพของ บริษัท
