การจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นกระบวนการจัดซื้อสื่อทางอินเทอร์เน็ต คำจำกัดความที่แท้จริงของการจัดหาทางอิเล็กทรอนิกส์คือการใช้ระบบคอมพิวเตอร์อิเล็กทรอนิกส์เพื่อจัดการกระบวนการจัดซื้อทั้งหมดตั้งแต่การซื้อจนถึงการชำระเงิน ตรงกันข้ามกับการจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์คือการพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ ในพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์หรืออีคอมเมิร์ซ บริษัท โฮสต์เว็บไซต์และโครงสร้างพื้นฐานเพื่อให้ลูกค้าซื้อวัสดุออนไลน์ กระบวนการจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์คือการใช้เว็บไซต์พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ของ บริษัท อื่น
ในการตั้งค่าการจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์มีสามรายการที่ต้องแก้ไข: กระบวนการทางธุรกิจการรวมเข้ากับระบบบัญชีและการสนับสนุน เหตุผลหลักในการดำเนินการจัดซื้อประเภทนี้คือการประหยัดต้นทุนให้กับองค์กรจัดซื้อ ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นจะช่วยลดเวลาและระดับความพยายามของพนักงานในการอัพเดทระบบการจัดซื้อด้วยตนเองรวมทั้งจัดการกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้
มีกระบวนการทางธุรกิจสองแบบที่ใช้: ส่วนกลางและกระจายอำนาจ ในรูปแบบรวมศูนย์ผู้ใช้เลือกสินค้าจากเครื่องมือซื้อสินค้าออนไลน์หรือป้อนรายละเอียดของคำขอซื้อโดยกรอกแบบฟอร์มออนไลน์ คำขอเหล่านี้จะถูกส่งตรงไปยังพนักงานจัดซื้อส่วนกลางซึ่งตรวจสอบเพิ่มบัญชีภายในเลือกผู้ขายจากนั้นส่งใบสั่งซื้อ บทบาทหลักของเจ้าหน้าที่จัดซื้อคือเพื่อให้แน่ใจว่ามีการเลือกผู้ขายที่เหมาะสมและรวมคำสั่งซื้อที่คล้ายกันเข้าด้วยกัน
ในรูปแบบการกระจายอำนาจแต่ละบุคคลหรือแผนกสามารถใช้เครื่องมือออนไลน์เพื่อสร้างคำสั่งซื้อสินค้าหรือบริการที่พวกเขาต้องการ คำสั่งซื้อเหล่านี้จะถูกส่งโดยตรงไปยังซัพพลายเออร์ ไม่มีการโต้ตอบกับแผนกจัดซื้อภายใน
บริษัท ส่วนใหญ่ที่มีทรัพยากรเพื่อสนับสนุนการจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีขนาดใหญ่พอที่จะมีระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) หรือระบบบัญชีรวม ระบบประเภทนี้รวมฟังก์ชั่นการบริหารทั้งหมดของธุรกิจเข้าด้วยกันทำให้มีความยืดหยุ่นและมอบหมายความรับผิดชอบมากขึ้น โดยทั่วไปโมดูลการจัดหาจะถูกรวมเข้ากับระบบบัญชีทำให้สามารถดำเนินการใบสั่งซื้อและชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ผ่านโมดูลใดโมดูลหนึ่ง
การจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ต้องการพนักงานช่วยเหลือทั้งภายในและในระดับซัพพลายเออร์ บริษัท บางแห่งสร้างแผนกบริการลูกค้าเพื่อฝึกอบรมจัดทำเอกสารและสนับสนุนระบบอิเล็กทรอนิกส์ อื่น ๆ รวมฟังก์ชั่นการบริหารทั้งหมดไว้ในกลุ่มสนับสนุนเดียว
การจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์คาดว่าจะมีการเติบโตอย่างต่อเนื่องในอีก 5 ถึง 10 ปีข้างหน้าเนื่องจาก บริษัท ต่างๆต้องการลดความไร้ประสิทธิภาพเพิ่มการใช้เทคโนโลยีและปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ มี บริษัท ซอฟต์แวร์หลายแห่งที่เชี่ยวชาญในสาขานี้ นอกจากนี้ บริษัท ซอฟต์แวร์บัญชีหลายแห่งกำลังเพิ่มฟังก์ชั่นนี้ให้เป็นมาตรฐานเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า
