การเปิดเผยข้อมูลของพนักงานเป็นเพียงการประกาศข้อมูลที่มีผลต่อสถานะของบุคคลในฐานะพนักงานที่คาดหวังหรือพนักงานปัจจุบัน บ่อยครั้งที่กระบวนการเปิดเผยข้อมูลของพนักงานจะรวมถึงการจัดทำรายการการกระทำผิดทางอาญาต่าง ๆ ของพนักงานและขอให้พนักงานยืนยันหรือปฏิเสธว่าเขาหรือเธอเคยถูกตัดสินว่ามีความผิดในอาชญากรรมใด ๆ ความล้มเหลวที่จะเกิดขึ้นในระหว่างกระบวนการเปิดเผยโดยทั่วไปจะถือว่าเป็นเหตุให้ปฏิเสธการสมัครพนักงานที่คาดหวังหรือการเลิกจ้างพนักงานปัจจุบัน
ระดับการเปิดเผยข้อมูลของพนักงานที่ต้องเกิดขึ้นนั้นแตกต่างกันไปในแต่ละการตั้งค่า ในบางกรณีข้อบังคับเขตอำนาจศาลกำหนดมาตรฐานสำหรับประเภทของข้อมูลที่พนักงานมีความมุ่งมั่นที่จะเปิดเผยต่อนายจ้างของตน ในขณะเดียวกันกฎระเบียบก็สร้างข้อ จำกัด เกี่ยวกับประเภทของข้อมูลที่นายจ้างสามารถขอได้จากพนักงานที่คาดหวังหรือพนักงานปัจจุบัน ตัวอย่างเช่นเขตอำนาจศาลหลายแห่งห้ามมิให้นายจ้างถามพนักงานที่คาดหวังว่าจะเปิดเผยรสนิยมทางเพศหรือความชอบทางศาสนาของตน
ส่วนใหญ่การเปิดเผยข้อมูลของพนักงานเกี่ยวข้องกับการให้ข้อมูลที่มีผลโดยตรงต่อความสามารถของพนักงานในการปฏิบัติหน้าที่ตามที่ได้รับมอบหมายอย่างถูกต้อง ซึ่งรวมถึงการให้ข้อมูลเกี่ยวกับประสบการณ์การฝึกอบรมอย่างเป็นทางการและข้อมูลรับรองทางการศึกษาโดยทั่วไป หากพนักงานเลือกที่จะตกแต่งองค์ประกอบเหล่านั้นหรือรวมถึงข้อมูลที่เป็นเท็จนายจ้างสามารถตัดสินว่ามีการฉ้อโกงการเปิดเผยข้อมูลเกิดขึ้นและเลิกจ้างพนักงาน ในขณะเดียวกันการละเว้นข้อมูลที่เกี่ยวข้องสามารถถูกพิจารณาว่าเป็นการฉ้อโกงและเป็นเหตุให้ถูกไล่ออก
อุตสาหกรรมหลายแห่งกำหนดมาตรฐานสำหรับการเปิดเผยข้อมูลของพนักงาน ตัวอย่างหนึ่งที่พบในอุตสาหกรรมนายหน้า สมาคมผู้ค้าหลักทรัพย์แห่งชาติได้ กำหนดมาตรฐานการเปิดเผยข้อมูลของ NASD หากพบว่านายหน้าไม่ได้รับความจริงเกี่ยวกับภูมิหลังหรือใบรับรองการศึกษาของเขาหรือเธอนายจ้างคนปัจจุบันสามารถยกเลิกรายบุคคลได้ นอกจากนี้ยังมีความเป็นไปได้ที่ความล้มเหลวในการเปิดเผยข้อมูลอย่างเต็มรูปแบบนี้จะนำไปสู่นายหน้าที่ถูกห้ามไม่ให้เข้าร่วมในตลาดต่าง ๆ ทำให้ไม่สามารถทำงานในอาชีพต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ในปีที่ผ่านมาแบบฟอร์มการเปิดเผยข้อมูลของพนักงานได้ย้ายจากรูปแบบทั่วไปเป็นรูปแบบที่เฉพาะเจาะจงมากในแง่ของประเภทของข้อมูลที่ต้องการ ในสหรัฐอเมริกาหน่วยงานของรัฐหลายแห่งรวมทั้งนายจ้างเอกชนได้รับอนุญาตให้ขอข้อมูลเชิงรุกเกี่ยวกับกิจกรรมอาชญากรรมประเภทใดประเภทหนึ่งโดยเฉพาะ นี่เป็นความจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานการณ์ที่พนักงานจะทำงานกับเด็กหรือมีประวัติอาชญากรรมในอดีตสำหรับการโจมตีการโจรกรรมหรืออาชญากรรมอื่น ๆ จะส่งผลกระทบโดยตรงต่อความสามารถของบุคคลในการปฏิบัติหน้าที่ของตนหรืออาจทำให้ผู้อื่นตกอยู่ในอันตราย
ในขณะที่งานบางประเภทต้องการการเปิดเผยข้อมูลของพนักงานเพียงเล็กน้อย แต่งานอื่น ๆ นั้นมีรายละเอียดสูง แนวคิดพื้นฐานที่อยู่เบื้องหลังกฎหมายและระเบียบข้อบังคับการเปิดเผยข้อมูลคือเพื่อให้แน่ใจว่าการรักษาความปลอดภัยของนายจ้างได้รับการคุ้มครองและพนักงานปัจจุบันและลูกค้าได้รับการคุ้มครองจากความเป็นไปได้ที่จะเกิดอันตรายเนื่องจากการจ้างคนที่มีข้อมูลประจำตัวที่น่าสงสัย . พนักงานที่ไม่สามารถปฏิบัติตามระดับการเปิดเผยข้อมูลใด ๆ ที่จำเป็นสำหรับงานต้องถูกไล่ออกจากงานหรือมีปัญหาทางกฎหมายอันเป็นผลมาจากความล้มเหลวในการเปิดเผยข้อมูลอย่างเต็มรูปแบบ
