การจัดการเนื้อหาองค์กรเป็นผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่จัดการเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร ซอฟต์แวร์ประเภทนี้พบมากที่สุดใน บริษัท หรือสถาบันขนาดใหญ่ ความต้องการซอฟต์แวร์ประเภทนี้เพิ่มขึ้นจากการใช้โปรแกรมประมวลผลคำเพื่อพัฒนาเนื้อหาและความต้องการในการจัดการกระบวนการนี้ด้วยจำนวนบรรณาธิการและผู้สนับสนุนจำนวนมาก
โซลูชันการจัดการเนื้อหาองค์กรมีสองชั้น: การจัดการเนื้อหาเว็บไซต์และการจัดการเนื้อหากระบวนการทางธุรกิจ ทั้งสองคลาสมีชุดคุณสมบัติและฟังก์ชั่นมาตรฐานที่ออกแบบมาเพื่อปรับปรุงการจัดการเอกสารการแก้ไขการกำหนดเวอร์ชันและการอนุมัติ การใช้งานจริงของแนวคิดเหล่านี้แตกต่างกันระหว่างสองตัวเลือก สิ่งนี้มีผลกระทบต่อความโปร่งใสและกระบวนการทางธุรกิจที่จำเป็นในการใช้ระบบเหล่านี้
ในระบบการจัดการเนื้อหาของเว็บไซต์องค์กรผลลัพธ์ของเวิร์กโฟลว์จะถูกเผยแพร่บนเว็บไซต์ของ บริษัท เอกสารฉบับร่างและเวอร์ชันทั้งหมดจะถูกจัดเก็บและบำรุงรักษาบนเว็บเซิร์ฟเวอร์ ในการเข้าถึงระบบนี้ผู้ใช้จะเข้าสู่อินเทอร์เน็ตและเข้าถึงเว็บไซต์ของ บริษัท พวกเขาป้อนชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านเพื่อดูเนื้อหาที่พวกเขารับผิดชอบในการสร้างแก้ไขและอนุมัติ
ต้องสร้างเอกสารแต่ละฉบับที่จะเผยแพร่บนเว็บไซต์ในระบบนี้ จากนั้นผู้เขียนบทความจะส่งให้ทีมเพื่อทำการแก้ไข ผู้ใช้ที่แตกต่างกันสามารถเข้าถึงเอกสารแก้ไขและบันทึกการเปลี่ยนแปลงของพวกเขา ซอฟต์แวร์ติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นโดยแต่ละคนและเก็บรุ่นตามลำดับที่เหมาะสม
เมื่อสิ้นสุดกระบวนการแก้ไขเอกสารจะถูกส่งไปยังผู้อนุมัติเพื่อตรวจสอบ ผู้อนุมัติจะตรวจสอบเวอร์ชันฉบับร่างสุดท้ายและสามารถดูการแก้ไขและการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ทำโดยใคร เมื่อได้รับอนุมัติเอกสารจะถูกเผยแพร่ไปยังเว็บไซต์
ระบบการจัดการเนื้อหาองค์กรของกระบวนการทางธุรกิจนั้นติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์เอกสารในเครือข่ายและอยู่ด้านหลังไฟร์วอลล์ขององค์กร การเข้าถึงนั้นได้รับตามตำแหน่งและระดับความรับผิดชอบของคุณ ในสภาพแวดล้อมนี้เอกสารทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในซอฟต์แวร์ประมวลผลคำซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถใช้เครื่องมือที่มีอยู่เพื่อตอบสนองความต้องการได้อย่างง่ายดาย
เอกสารสามารถเป็นเทมเพลตหรือแบบฟอร์มและเก็บไว้ในที่เก็บที่ใช้ร่วมกัน ผู้ใช้เข้าถึงแม่แบบและอัปเดตตามต้องการ เมื่อเสร็จสิ้นเอกสารจะถูกโพสต์ไปยังไดเรกทอรีที่ใช้ร่วมกันและการแจ้งเตือนจะถูกส่งไปยังบุคคลต่อไปในกระบวนการทางธุรกิจ พวกเขาตรวจสอบและแก้ไขเอกสารตามต้องการ เมื่อเสร็จสิ้นเอกสารจะได้รับการอนุมัติและไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมได้
