การจัดการใบแจ้งหนี้เป็นฟังก์ชันทางธุรกิจภายในที่รับผิดชอบในการจัดการเอกสารจากผู้ขายหรือซัพพลายเออร์ ใบแจ้งหนี้แสดงเอกสารต้นฉบับในการบัญชี เอกสารต้นฉบับแสดงข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมทางการเงิน ผู้ขายมักจะให้บริการภายนอกเช่นการบำรุงรักษาสาธารณูปโภคเครื่องใช้สำนักงานหรือโฆษณาให้กับธุรกิจ ซัพพลายเออร์เป็นตัวแทนของ บริษัท ที่จัดหาทรัพยากรทางเศรษฐกิจให้กับธุรกิจ ทรัพยากรทางเศรษฐกิจรวมถึงวัตถุดิบและแรงงานทางตรงที่จำเป็นในการผลิตสินค้าหรือบริการของผู้บริโภค บริษัท ใช้กระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ขายและซัพพลายเออร์ได้รับการชำระเงินในเวลาที่เหมาะสม
กระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้ทั่วไปคือระบบจับคู่สามทางที่พบในฟังก์ชั่นบัญชีเจ้าหนี้ คำสั่งซื้อแสดงข้อมูลภายในของ บริษัท ที่ให้สิทธิ์เฉพาะบุคคลในการซื้อสินค้าจากผู้ขายหรือซัพพลายเออร์ โดยทั่วไปใบสั่งซื้อสองชุดจะมีอยู่ในธุรกิจ มีการส่งหนึ่งรายการไปยังผู้ขายหรือผู้จัดหาและอีกรายหนึ่งจะถูกเก็บไว้ในแผนกบัญชีของ บริษัท เอกสารนี้เข้ามาเล่นในภายหลังในระหว่างกระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้
บริษัท ที่ใช้ซอฟต์แวร์เทคโนโลยีธุรกิจอาจใช้สำเนาคำสั่งซื้ออิเล็กทรอนิกส์ แทนที่จะเก็บสำเนากระดาษไว้ในไฟล์ บริษัท อาจสแกนข้อมูลนี้ลงในฐานข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ สิ่งนี้ช่วยให้บุคคลสามารถตรวจสอบหรือเรียกคืนใบสั่งซื้อได้ตามต้องการ ซอฟต์แวร์ธุรกิจยังสามารถเพิ่มความแม่นยำของข้อมูลใบสั่งซื้อได้
เอกสารที่สองในระบบการจัดการใบแจ้งหนี้การจับคู่สามทางคือตั๋วรับ ตั๋วรับและระบุว่า บริษัท ได้รับสินค้าหรือบริการทั้งหมดตามใบสั่งซื้อ การรับตั๋วมักเป็นความรับผิดชอบของคลังสินค้าหรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายธุรการของ บริษัท สำเนาของใบสั่งซื้อและตั๋วรับถูกส่งไปยังการบัญชีเพื่อเสร็จสิ้นการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้
ผู้ขายและซัพพลายเออร์หลายรายเสนอให้ลูกค้าชำระเงินล่วงหน้า 30 วันก่อนประเมินค่าธรรมเนียมและดอกเบี้ยจากยอดค้างชำระ เสมียนบัญชีเจ้าหนี้จะยื่นตั๋วรับและคำสั่งซื้อในไฟล์ค้างชำระ เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้สุดท้ายของผู้ขายที่ร้องขอการชำระพนักงานเสมียนจะจับคู่เอกสารทั้งสามเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลตรงกัน การจับคู่ข้อมูลของเอกสารแต่ละฉบับเป็นประเด็นสำคัญของระบบการจัดการใบแจ้งหนี้แบบสามทาง บริษัท ไม่ค่อยจ่ายเงินให้ผู้ขายหรือซัพพลายเออร์หากเอกสารไม่ตรงกัน เมื่อกระบวนการชำระบัญชีเสร็จสมบูรณ์แล้วเสมียนจะตัดเช็คสำหรับใบแจ้งหนี้ขอลายเซ็นจากเจ้าของหรือผู้จัดการที่เหมาะสมและส่งเช็คให้ทางไปรษณีย์
บริษัท อาจใช้ระบบการจัดการใบแจ้งหนี้ที่กำหนดเอง เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการจะพัฒนาระบบที่สนับสนุนสำนักงานและฟังก์ชั่นการบัญชีที่ดีที่สุด องค์กรขนาดใหญ่ที่ได้รับใบแจ้งหนี้หลายร้อยใบในแต่ละเดือนอาจต้องการระบบที่ง่ายกว่าการจับคู่แบบสามทาง การจัดการใบแจ้งหนี้ไม่ต้องการให้ทุก บริษัท ใช้ระบบเดียวกัน
