สินค้าคงคลังเชิงลบมักจะเป็นผลมาจากความแตกต่างระหว่างสินค้าคงคลังที่เกิดขึ้นจริงและสินค้าคงคลังเสมือนจริงที่ตรวจสอบและคำนวณโดยระบบคอมพิวเตอร์ โดยทั่วไปจะเกิดขึ้นเมื่อมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นหรือระบบไม่ได้รับการอัปเดตอย่างเหมาะสมและระบุว่าผลิตภัณฑ์มีการขายหรือถ่ายโอนที่ไม่ควรได้รับ ปัญหาเกี่ยวกับสินค้าคงคลังยังสามารถเกิดขึ้นได้เมื่อผลิตภัณฑ์สูญหายจากนั้นปรับสินค้าคงคลังเพื่อลบผลิตภัณฑ์ที่สูญหายและพบโดยไม่ต้องปรับสินค้าคงคลังอีกครั้ง
คำว่า "สินค้าคงคลังเชิงลบ" ในตอนแรกอาจดูเหมือนขัดแย้งเนื่องจากหมายความว่าธุรกิจสามารถมีผลิตภัณฑ์น้อยกว่าศูนย์ แต่มันเป็นผลที่สมเหตุสมผลของการจัดการสินค้าคงคลัง โดยทั่วไปแล้วบ่งชี้ว่าธุรกิจขายผลิตภัณฑ์ที่ไม่ได้มีจริงหรือขายผลิตภัณฑ์ที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของบันทึกสินค้าคงคลัง สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้เนื่องจากการสื่อสารผิดพลาดระหว่างระบบ หาก บริษัท ผู้ผลิตมีการขายสินค้าก่อนที่จะถูกสร้างขึ้นก็เป็นไปได้ว่าระบบสินค้าคงคลังอาจแสดงสินค้าคงคลังเชิงลบจนกว่าจะมีการทำสินค้าและการนับที่ถูกต้อง
สินค้าคงคลังติดลบสามารถเกิดขึ้นได้เนื่องจากการนับสินค้าคงคลังที่ไม่เหมาะสมหรือลบผลิตภัณฑ์ออกจากตำแหน่งที่ผิดที่ธุรกิจ หากการนับในคอมพิวเตอร์แสดงให้เห็นว่าร้านค้าควรมี 12 ของรายการเฉพาะ แต่พนักงานไม่สามารถหา 12 รายการเหล่านั้นจริงแล้วพวกเขาอาจถูกหักออกจากสินค้าคงคลังของร้านค้า โดยทั่วไปมักเกิดจากการหดตัวบางรูปแบบและอาจเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติที่ไม่ดีหรือการขโมย หากพบทั้งหมด 12 รายการและวางไว้บนชั้นวางขายโดยไม่ต้องมีการปรับสินค้าคงคลังของร้านค้าการขายสินค้านั้นสามารถสร้างสินค้าคงคลังติดลบสำหรับร้านค้านั้นได้
ในขณะที่สินค้าคงคลังติดลบไม่จำเป็นต้องเป็นหายนะสำหรับ บริษัท แต่อาจนำไปสู่การบันทึกที่ไม่ดีและทำให้การควบคุมสินค้าคงคลังทำได้ยากขึ้น ร้านค้าในตัวอย่างด้านบนสูญเสียกำไรเนื่องจากไม่มีรายการบนชั้นวางและอาจท้ายด้วยสินค้ามากเกินไปเนื่องจากมีการส่งรายการใหม่ไปยังร้านค้าและพบสินค้าที่ขาดหายไป สินค้าคงคลังติดลบสามารถเกิดขึ้นได้หาก บริษัท ติดตามรายการเดียวกันอย่างไม่เหมาะสมในหลาย ๆ สถานที่ หากมีรายการ 50 รายการที่ตำแหน่ง A และ 100 ของรายการที่ตำแหน่ง B เช่นนั้นยอดขาย 100 รายการที่ตำแหน่ง B ที่ระบุไว้อย่างไม่ถูกต้องว่ามาจากสถานที่ตั้ง A จะสร้างพื้นที่โฆษณาเชิงลบที่ตำแหน่ง A
