คำว่า "บัญชีเงินเดือน" ครอบคลุมพนักงานของ บริษัท ทุกคนที่ได้รับค่าจ้างปกติหรือค่าตอบแทนอื่น ๆ พนักงานบางคนอาจได้รับเงินเดือนที่มั่นคงในขณะที่คนอื่น ๆ จะได้รับค่าจ้างเป็นชั่วโมงหรือจำนวนรายการที่ผลิต วิธีการชำระเงินที่แตกต่างกันทั้งหมดเหล่านี้คำนวณโดยผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีเงินเดือนและมีการออกเช็คที่เหมาะสม บริษัท มักจะใช้เครื่องมือวัดผลตามวัตถุประสงค์เช่นบัตรลงเวลาหรือแผ่นเวลาที่ผู้ดูแลกรอกเพื่อกำหนดจำนวนเงินค่าชดเชยทั้งหมดในแต่ละงวดการจ่ายเงิน
หลังจากที่บัญชีเงินเดือนเพิ่มจำนวนชั่วโมงการทำงานของพนักงานด้วยอัตราการจ่ายเงินจำนวนรายได้รวมจะถูกป้อนเข้าเครื่องคิดเลขหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ การหักเงินตามปกติเช่นภาษีหัก ณ ที่จ่าย, ประกันสุขภาพ, ค่าธรรมเนียมสหภาพ, เงินบริจาคเพื่อการกุศลและอื่น ๆ จะถูกจัดหมวดหมู่และลบออก ยอดเงินคงเหลือจะถูกแปลงเป็นเช็คหรือเงินฝากอิเล็กทรอนิกส์และกลายเป็นค่าใช้จ่ายสุทธิของพนักงานในช่วงเวลานั้น ในสหรัฐอเมริกาแผนกบัญชีเงินเดือนยังระบุนายจ้างและพนักงานด้วยรหัสรัฐบาลกลางและยังคงมีรายได้รวมและการหักเงินสำหรับปีงบประมาณ
สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กการมีเงินสดเพียงพอที่จะจ่ายให้พนักงานทุกคนมักเป็นหนึ่งในลำดับความสำคัญสูงสุดของพวกเขา แม้ว่าธุรกิจของตัวเองจะไม่ทำกำไร แต่พนักงานก็ยังต้องได้รับการชดเชยสำหรับบริการของพวกเขา นี่คือเหตุผลที่ บริษัท ขนาดเล็กจำนวนมากต้องการรักษาภาระเงินเดือนให้ต่ำที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้จนกว่าพวกเขาจะทำกำไรได้ในระดับหนึ่ง ไม่ใช่เรื่องผิดปกติสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่จะละทิ้งเงินเดือนของตนเองเพื่อจ่ายค่าจ้างให้พนักงาน
การตั้งค่าระบบบัญชีเงินเดือนที่มีประสิทธิภาพนั้นไม่ใช่เรื่องยากโดยเฉพาะสำหรับนักบัญชีที่ผ่านการฝึกอบรมมาแล้ว แต่อาจใช้เวลานานมาก ธุรกิจขนาดเล็กบางแห่งพึ่งพาซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ที่ใช้งานง่ายเพื่อตั้งค่าระบบอย่างง่ายพร้อมเครื่องพิมพ์ตรวจสอบและที่เก็บไฟล์ บริษัท ขนาดใหญ่อาจมอบหมายให้นักบัญชีที่ผ่านการฝึกอบรมมาจัดการปัญหาการจ่ายเงินซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่โดยรวมของพวกเขา ธุรกิจที่ไม่มีวิธีการบำรุงรักษาระบบของตัวเองมักเลือกที่จะทำภารกิจนี้ให้กับผู้เชี่ยวชาญภายนอก
เนื่องจากบันทึกบัญชีเงินเดือนขึ้นอยู่กับเกณฑ์วัตถุประสงค์เช่นบัตรลงเวลาและแบบฟอร์มภาษีของรัฐบาลกลางผู้ทำบัญชีภายนอกสามารถทำการคำนวณทั้งหมดจัดเก็บข้อมูลปีถึงวันที่ทั้งหมดและจ่ายเงินตามกำหนดเวลา นายจ้างเพียงแค่ต้องอัปเดต บริษัท เหล่านี้ด้วยการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในอัตราการจ่ายเงินพนักงานหรือการหักเงิน
