การตรวจนับสินค้าคงคลังอย่างถูกต้องสามารถอ้างถึงสองแนวคิดที่แยกจากกัน แต่เกี่ยวข้องกันและความหมายส่วนใหญ่เชื่อมโยงกับคำว่าใช้เพื่ออ้างถึงสิ่งของหรือกระบวนการทำบางสิ่งบางอย่าง สินค้าคงคลังทางกายภาพมักจะอ้างถึงสินค้าคงคลังในมือของผลิตภัณฑ์ที่พบในร้านค้าโดยทั่วไปเป็นสถานประกอบการค้าปลีกและอาจเรียกว่าสินค้าคงคลังจริงหรือ "ในมือ" สินค้าคงคลังทางกายภาพยังสามารถอ้างถึงกระบวนการที่ สินค้าคงคลังในร้านค้าจะถูกนับเพื่อสร้างมูลค่าเชิงปริมาณของสินค้าคงคลังเอง
ความแตกต่างระหว่างการใช้คำสองคำนั้นโดยพื้นฐานแล้วไม่ว่าคำนั้นจะใช้เป็นคำนามหรือคำกริยา เมื่อใช้เป็นคำนามคำมักใช้ในการขายปลีกเพื่อกำหนดจำนวนผลิตภัณฑ์ที่มีขายให้กับลูกค้า เนื่องจากลูกค้าจำนวนมากจะออกจากร้านมือเปล่าหากพวกเขาไม่สามารถหาผลิตภัณฑ์ที่พวกเขากำลังมองหามั่นใจว่าสินค้าคงคลังเพียงพอในร้านเป็นสิ่งสำคัญ สินค้าคงคลังมักจะเชื่อมโยงกับการเก็บสต็อกและการเติมเต็มชั้นวางเพื่อให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์ในร้านค้าจะสามารถใช้ได้กับลูกค้าได้อย่างง่ายดาย
ซึ่งมักจะตรงกันข้ามกับสินค้าคงคลังของคอมพิวเตอร์ซึ่งเป็นสิ่งที่บันทึกการจัดส่งที่ได้รับและการขายสินค้าในร้านค้าที่ระบุควรพบในร้านค้า ข้อผิดพลาดในการขนส่งการโจรกรรมกระบวนการที่ไม่เหมาะสมในการลงทะเบียนและปัจจัยอื่น ๆ ทั้งหมดสามารถสร้างความแตกต่างระหว่างสินค้าจริงหรือสินค้าคงคลังจริงและสินค้าคงคลังคอมพิวเตอร์ สำหรับ บริษัท จำนวนมากความแตกต่างระหว่างตัวเลขทั้งสองนี้เรียกว่าการย่อขนาดสำหรับรายการที่มีการตรวจนับสินค้าคงคลังน้อยกว่าสินค้าคงคลังคอมพิวเตอร์หรือบวมเมื่อสินค้าคงคลังจริงมากกว่าสินค้าคงคลังคอมพิวเตอร์ โดยทั่วไปแล้วทั้งคู่จะถือว่าเป็นเชิงลบเนื่องจากมักจะบ่งบอกถึงความสูญเสียของ บริษัท หรือประสิทธิภาพที่ไม่ดีของผู้ร่วมงานในบางระดับ
เมื่อใช้เพื่ออธิบายกระบวนการโดยทั่วไปจะมีการตรวจนับสินค้าคงคลังปีละครั้งหรือตามปกติในทำนองเดียวกัน การนับสินค้าคงคลังอาจใช้เวลาเพียงไม่กี่ชั่วโมงหรือหลายวันขึ้นอยู่กับขนาดของร้านค้าและอาจดำเนินการโดยพนักงานของร้านค้าหรือผู้รับเหมาภายนอกที่ว่าจ้างให้ดำเนินการสินค้าคงคลัง สำหรับร้านค้าขนาดใหญ่หรือแผนกของร้านค้าที่ได้รับความนิยมโดยเฉพาะกับลูกค้าหรือมีแนวโน้มที่จะถูกกำหนดเป้าหมายโดยเจ้าของร้านอาจนับจำนวนรายวันหรือรายสัปดาห์เป็นส่วนหนึ่งของการตรวจนับสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่อง
