คำว่าการจัดหาการพิมพ์นั้นใช้เพื่ออธิบายกระบวนการที่ใช้ในการจัดการการพิมพ์และต้นทุนการพิมพ์ที่เกี่ยวข้อง บริษัท ขนาดใหญ่หลายแห่งใช้เงินเป็นจำนวนมากและเวลาของพนักงานในการจัดการงานพิมพ์ขนาดใหญ่หรือการให้บริการการพิมพ์ภายในองค์กร วัตถุประสงค์ของการจัดซื้อสิ่งพิมพ์คือการจัดการต้นทุนเหล่านี้ผ่านการดำเนินการตามแนวคิดของการจัดซื้อเชิงกลยุทธ์
แนวคิดหลักในการจัดซื้อเชิงกลยุทธ์คือการวางแผนขั้นสูงและกิจกรรมการจัดซื้อแบบรวมองค์กรสามารถประสบกับการประหยัดต้นทุนได้อย่างมีนัยสำคัญ นอกเหนือจากการลดค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงกระบวนการเหล่านี้อาจนำไปสู่การดำเนินธุรกิจที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นและดังนั้นจึงเพิ่มผลกำไร
ในองค์กรขนาดใหญ่ส่วนใหญ่แต่ละแผนกจะต้องส่งงบประมาณรายปีของการใช้จ่ายสำหรับปี ในการจัดซื้อสิ่งพิมพ์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายการพิมพ์จะถูกส่งไปยังแผนกจัดซื้อ เจ้าหน้าที่จัดซื้อมีหน้าที่ตรวจสอบข้อมูลและพิจารณาว่ามีโอกาสในการจัดหาเชิงกลยุทธ์หรือไม่
ตัวอย่างที่ใช้กันทั่วไปในการจัดซื้อสิ่งพิมพ์คือการพิมพ์โบรชัวร์ บริษัท หลายแห่งอนุญาตให้แผนกต่างๆค้นหาเครื่องพิมพ์ของตนเองเจรจาราคาตามปริมาณและเลือกประเภทของโบรชัวร์ที่ต้องการ ในการจัดซื้อสิ่งพิมพ์สัญญาจะมีการเจรจาและลงนามกับรายชื่อซัพพลายเออร์สั้น ๆ โดยพิจารณาจากปริมาณกิจกรรมที่จัดทำงบประมาณสำหรับปี ทุกแผนกได้รับประโยชน์จากราคาที่ถูกลงต่อหน้ารวมถึงการประหยัดเวลาของพนักงานในการค้นหาซัพพลายเออร์หลายรายและขอใบเสนอราคา
การจัดซื้อเชิงกลยุทธ์ประเภทนี้ทำงานได้ดีที่สุดในองค์กรที่มุ่งมั่นที่จะลดต้นทุน ปัญหารอบวันส่งมอบการตัดสินใจว่าการมีส่วนร่วมเป็นข้อบังคับหรือสมัครใจและปัญหาการบริการลูกค้าจะต้องได้รับการแก้ไขภายใน พูดคุยกับผู้ใช้ทางธุรกิจเพื่อกำหนดความต้องการที่แน่นอนและค้นหาความเป็นไปได้
การซื้อแบบกลุ่มเป็นกระบวนการรวมความต้องการทรัพยากรทั้งหมดสำหรับแผนกต่างๆและสร้างใบสั่งซื้อหรือสัญญาหนึ่งชุด แผนกต่างๆสามารถตั้งอยู่ในอาคารต่าง ๆ พร้อมกับข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ตราบใดที่ผลิตภัณฑ์เหล่านี้รวมอยู่ในสัญญาเดิม การปฏิบัตินี้เป็นเรื่องที่พบเห็นได้ทั่วไปใน บริษัท ภาครัฐและภาครัฐซึ่งสามารถซื้อสินค้าประเภทเดียวกันสำหรับสถาบันหรือแผนกต่างๆ
ค่าใช้จ่ายในการบริหารคือต้นทุนสำหรับองค์กรสำหรับการจัดซื้อทั้งหมดเพื่อชำระรอบ ซึ่งรวมถึงเงินเดือนและค่าใช้จ่ายในการสนับสนุนสำหรับพนักงานจัดซื้อการประมวลผลใบแจ้งหนี้ตรวจสอบการผลิตและแก้ไขข้อสงสัยของผู้ขาย องค์กรที่รวมปริมาณทั้งหมดที่ต้องการสำหรับช่วงเวลาหนึ่งสามารถได้รับการกำหนดราคาที่ต่ำกว่าโดยขึ้นอยู่กับระดับการสั่งซื้อที่เฉพาะเจาะจง การกำหนดราคาจำนวนมากและการเจรจาต่อรองเป็นสิ่งสำคัญมากเมื่อดำเนินการโครงการจัดซื้อจัดพิมพ์ โดยทั่วไปแล้วการเจรจาด้านราคาและการบริการจะเสร็จสมบูรณ์โดยผู้อำนวยการฝ่ายจัดซื้อหรือตัวแทนการซื้ออาวุโส
