การวางแผนการจัดซื้อจัดจ้างเป็นกระบวนการที่ บริษัท หรือสถาบันใช้ในการวางแผนกิจกรรมการจัดซื้อตามช่วงเวลาที่กำหนด โดยทั่วไปจะเสร็จสมบูรณ์ในระหว่างกระบวนการจัดทำงบประมาณ ในแต่ละปีแผนกต่างๆจะต้องของบประมาณสำหรับพนักงานค่าใช้จ่ายและการสั่งซื้อ นี่เป็นขั้นตอนแรกในกระบวนการวางแผนการจัดหา
งบประมาณสำหรับแผนกทั้งหมดจะได้รับการตรวจสอบและในองค์กรที่มุ่งมั่นในการวางแผนการจัดซื้อนักบัญชีใช้เวลาในการค้นหาข้อกำหนดการจัดซื้อร่วมกัน ตามงบประมาณที่ส่งมาพวกเขาอาจสั่งให้แผนกทำงานร่วมกับการจัดซื้อส่วนกลางเพื่อรวมการใช้จ่ายตามแผนสำหรับสินค้าเฉพาะ กระบวนการนี้ทำงานได้ดีที่สุดในองค์กรที่มุ่งมั่นที่จะลดต้นทุน ปัญหารอบวันส่งมอบปฏิบัติตามสัญญาและปัญหาการบริการลูกค้าจะต้องแก้ไขภายในก่อนที่จะออกไปทำสัญญา
แนวคิดหลักของการจัดหาคือการวางแผนขั้นสูงการจัดตารางเวลาและการซื้อกลุ่มจะส่งผลให้ประหยัดต้นทุนการดำเนินธุรกิจที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นและเพิ่มผลกำไร มีสี่ขั้นตอนที่เป็นพื้นฐานของการวางแผนการจัดซื้อ: การซื้อเป็นกลุ่มการส่งมอบตรงเวลาการกำหนดราคาแบบกลุ่มและการลดค่าใช้จ่ายด้านการบริหาร
การซื้อแบบกลุ่มเป็นกระบวนการรวมความต้องการทรัพยากรทั้งหมดสำหรับแผนกต่างๆและการสร้างใบสั่งซื้อเดียว แผนกต่างๆสามารถตั้งอยู่ในอาคารต่าง ๆ พร้อมวันที่ส่งมอบปริมาณและเงื่อนไขที่ระบุไว้ในใบสั่งซื้อ การปฏิบัตินี้เป็นเรื่องธรรมดามากขึ้นในภาครัฐและ บริษัท มหาชนซึ่งสามารถซื้อไอเท็มเดียวกันสำหรับสถาบันต่าง ๆ ได้
การส่งมอบตรงเวลาเป็นองค์ประกอบสำคัญของการวางแผนการจัดซื้อ ภายใต้รุ่นนี้ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บจะดำเนินการโดยซัพพลายเออร์ พวกเขามีความรับผิดชอบในการทำให้มั่นใจว่าปริมาณวัสดุที่สั่งซื้อพร้อมและพร้อมสำหรับการจัดส่งตามวันและเวลาที่ระบุ โดยทั่วไปความต้องการในการจัดส่งประเภทนี้จะรวมกับการซื้อเป็นกลุ่มทำให้ต้นทุนการจัดเก็บลดลง
การกำหนดราคาจำนวนมากและการเจรจาต่อรองเป็นสิ่งสำคัญมากเมื่อดำเนินการวางแผนการจัดซื้อ องค์กรที่รวมปริมาณทั้งหมดที่ต้องการสำหรับช่วงเวลาหนึ่งสามารถได้รับการกำหนดราคาที่ต่ำกว่าโดยขึ้นอยู่กับระดับการสั่งซื้อที่เฉพาะเจาะจง การเจรจาโดยทั่วไปจะเสร็จสิ้นโดยผู้อำนวยการฝ่ายจัดซื้อหรือตัวแทนการซื้ออาวุโส
ค่าใช้จ่ายในการบริหารคือต้นทุนสำหรับองค์กรสำหรับการจัดซื้อทั้งหมดเพื่อชำระรอบ ซึ่งรวมถึงเงินเดือนและค่าใช้จ่ายในการสนับสนุนสำหรับพนักงานจัดซื้อการประมวลผลใบแจ้งหนี้ตรวจสอบการผลิตและแก้ไขข้อสงสัยของผู้ขาย กระบวนการที่มีการจัดการและจัดการจะช่วยลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้อย่างมีนัยสำคัญเนื่องจากจะเกิดขึ้นเพียงครั้งเดียวสำหรับสินค้าทุกรายการ
