อัตราส่วนกำไรนั้นเป็นเพียงกำไรสุทธิที่เหลืออยู่หลังจากคำนวณและชำระภาษีหารด้วยยอดขายหรือรายได้ที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาเดียวกัน แนวคิดเบื้องหลังอัตราส่วนหรือส่วนต่างนี้คือการกำหนดอัตราร้อยละของรายได้ที่ถูกเก็บไว้เป็นรายได้เมื่อมีการคิดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องทั้งหมดและชำระเต็มจำนวน โดยทั่วไปธุรกิจจะคำนวณอัตราส่วนกำไรสำหรับช่วงเวลาสิบสองเดือนถึงแม้ว่าในบางอุตสาหกรรมมันเป็นเรื่องธรรมดาที่การคำนวณประเภทนี้จะเกิดขึ้นทุกไตรมาสรวมถึงรายปี
ในการเริ่มต้นกระบวนการกำหนดอัตราส่วนกำไรขั้นแรกคุณต้องมาถึงกำไรสุทธิที่เป็นพื้นฐานสำหรับการคำนวณ โดยพื้นฐานแล้วกำไรสุทธิเป็นเพียงสิ่งที่เหลืออยู่หลังจากค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องทั้งหมดถูกหักออกจากกำไรขั้นต้นที่เกิดขึ้นในระหว่างการพิจารณา สิ่งที่ถือเป็นกำไรสุทธิแตกต่างกันบ้างจากประเทศหนึ่งไปยังอีกด้วยธุรกิจบางอย่างมุ่งเน้นไปที่ค่าใช้จ่ายการผลิตที่เกิดขึ้นจริงในขณะที่ค่าใช้จ่ายในการบริหาร ในสถานการณ์อื่น ๆ ค่าใช้จ่ายใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจจะถูกหักออกจากกำไรขั้นต้น ด้วยวิธีการอย่างใดอย่างหนึ่งจะถูกหักภาษีออกจากจำนวนที่มักจะเรียกว่า กำไรสุทธิหลังหักภาษี
เมื่อสร้างกำไรสุทธิตัวเลขนี้จะถูกหารด้วยยอดขายที่สร้างขึ้นในช่วงเวลาเดียวกัน ในบางสถานการณ์ธุรกิจต้องการที่จะไปกับการเก็บรายได้มากกว่าการขายจริงเนื่องจากยอดขายที่ทำในช่วงเวลาอาจไม่ได้รับการรวบรวม ณ จุดนั้น รูปที่แสดงมักจะแสดงเป็นเปอร์เซ็นต์ เปอร์เซ็นต์ที่สูงกว่าหมายความว่าธุรกิจจะรักษากำไรสุทธิที่สร้างไว้ได้มากกว่าในขณะที่เปอร์เซ็นต์ที่ต่ำกว่าเป็นการยืนยันว่าธุรกิจนั้นไม่ได้รักษากำไรสุทธิที่เกิดขึ้นอย่างมากในช่วงระยะเวลาที่พิจารณา
สิ่งที่ถือว่าอัตราส่วนกำไรที่ยอมรับได้จะแตกต่างจากการตั้งค่าหนึ่งไปสู่อีกการตั้งค่า ตัวอย่างเช่นอัตราส่วน 20% อาจถือว่าสมเหตุสมผลในอุตสาหกรรมหนึ่ง แต่ถือว่าต่ำมากในอีกอุตสาหกรรมหนึ่ง แม้ว่าอัตราส่วนกำไรจะถือว่าอยู่ในเกณฑ์ดี แต่ก็ไม่ใช่เรื่องผิดปกติสำหรับเจ้าของธุรกิจและสมาชิกคนสำคัญของทีมผู้บริหารในการวิเคราะห์ต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการผลิตมองหาวิธีการลดต้นทุนเหล่านั้นและเพิ่มจำนวนกำไรสุทธิที่รับรู้ใน ช่วงเวลาที่จะเกิดขึ้น สมมติว่าสิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้โดยไม่มีผลกระทบด้านลบต่อยอดขายหรือรายได้ที่เกิดขึ้นในช่วงเวลานั้นการดำเนินการตามกลยุทธ์การลดต้นทุนใหม่ ๆ อาจส่งผลให้อัตราส่วนกำไรดีขึ้น
