การจัดซื้อโครงการเกี่ยวข้องกับกระบวนการที่เป็นระบบในการระบุและจัดหาผ่านการซื้อหรือการได้รับบริการโครงการที่จำเป็นสินค้าหรือผลลัพธ์จากผู้ขายภายนอกที่จะดำเนินงาน มันเป็นหน้าที่ของผู้จัดการโครงการ อย่างไรก็ตามบางองค์กรเลือกที่จะเลือกบุคคลอื่นนอกเหนือจากผู้จัดการโครงการเพื่อทำหน้าที่เหล่านี้ อุตสาหกรรมการจัดการโครงการมีหกกระบวนการที่ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางว่าเป็นส่วนสำคัญในการบริหารการจัดซื้อโครงการ
ครั้งแรกของกระบวนการเหล่านี้คือการวางแผนการซื้อและการเข้าซื้อกิจการ ในขั้นตอนนี้จะระบุความต้องการที่ต้องการจ้าง แหล่งที่มาสำหรับการได้รับสินค้าบริการหรือผลลัพธ์ที่ต้องการนั้นแตกต่างจากการวิเคราะห์ตลาด ในการวางแผนการจัดซื้อวัตถุประสงค์ของโครงการจะได้รับการทบทวนเพื่อให้แน่ใจว่าการได้มานั้นไม่ได้หลุดพ้นจากวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้ การเสร็จสิ้นขั้นตอนนี้รวมถึงการระบุทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการจัดหาการกำหนดประเภทสัญญาที่จำเป็นในการรักษาความปลอดภัยการได้มาและการจัดทำแผนการจัดการการจัดซื้อ
การวางแผนสัญญาการขอคำตอบจากผู้ขายและการเลือกผู้ขายเป็นกระบวนการสามขั้นตอนถัดไปที่อาจเสร็จสมบูรณ์ ในการวางแผนสัญญาจำเป็นต้องอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ขอ ขอเอกสารข้อเสนอและการเสนอราคาเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหา
เมื่อขอคำตอบจากผู้ขายและข้อเสนอผู้ขายเฉพาะจะถูกระบุและวางไว้ในรายชื่อผู้ขายที่ผ่านการรับรอง ผู้ขายที่ผ่านการคัดเลือกจะได้รับการพิจารณาว่ามีคุณสมบัติตามความสามารถในการจัดหาสินค้าหรือบริการโดยพิจารณาถึงข้อ จำกัด ของโครงการความสนใจในการจัดหาสินค้าหรือบริการและความสมเหตุสมผลของการเสนอราคา เมื่อมีการกำหนดผู้ขายในอนาคตข้อเสนอของผู้ขายที่ได้รับการคัดเลือกจะถูกประเมินเพื่อกำหนดผู้ขายที่ดีที่สุดในการส่งมอบสินค้าหรือบริการ หลังจากเลือกผู้ขายแล้วจะมีการเจรจาสัญญา
การจัดการสัญญามีความสำคัญต่อหน้าที่จัดซื้อจัดจ้างโครงการ การกำหนดภาระหน้าที่ความรับผิดชอบและเป้าหมายการปฏิบัติงานอย่างชัดเจนเป็นสิ่งจำเป็นต่อการทำขั้นตอนนี้ให้สำเร็จ ผลการดำเนินงานที่น่าพอใจของสัญญามีผลต่อการดำเนินการตามเป้าหมายที่ระบุไว้ ในบางครั้งผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อโครงการอาจต้องแก้ไขกระบวนการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ การเปลี่ยนแปลงสัญญาควรได้รับการควบคุมและจัดทำเป็นเอกสารเพื่อป้องกันการเรียกร้องทางกฎหมายที่ไม่จำเป็น
เมื่อสัญญาเสร็จสมบูรณ์ขั้นตอนสุดท้ายคือการปิดสัญญา มีการตรวจสอบสัญญาเพื่อให้แน่ใจว่าข้อกำหนดทั้งหมดของสัญญาได้รับการปฏิบัติตาม การปิดสัญญาเกี่ยวข้องกับการประเมินประสิทธิภาพของผู้ขายและจัดทำเอกสารบทเรียนใด ๆ ที่ได้เรียนรู้ในการดำเนินการตามสัญญา
การจัดหาโครงการไม่ใช่วิทยาศาสตร์ที่แน่นอน แม้ว่ากระบวนการนี้เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปในอุตสาหกรรมการดำเนินการจริงอาจแตกต่างกันระหว่างองค์กร มีหลายหลักสูตรที่สอนกลยุทธ์ที่ใช้โดยผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อโครงการ วิทยาลัยชุมชนและแผนกการศึกษาขยายของมหาวิทยาลัยมักจะจัดให้มีการเรียนในเรื่องนี้
