วงจรชีวิตของเรคคอร์ดแสดงโครงร่างแต่ละช่วงของเอกสารตั้งแต่การสร้างไปจนถึงการทำลาย ช่วยให้องค์กรธุรกิจและหน่วยงานต่างๆวางแผนจัดเก็บป้องกันเรียกค้นและทำลายข้อมูลในระยะต่าง ๆ บันทึกระบบการจัดการวงจรชีวิตมักจะควบคุมปริมาณข้อมูลจำนวนมากในลักษณะที่สะดวกและปลอดภัย
การวางแผนเกิดขึ้นก่อนที่จะมีการใช้กระบวนการจัดการวงจรชีวิตของระเบียน การรวมขั้นตอนในกิจวัตรประจำวันจะช่วยให้บันทึกข้อมูลอยู่ภายใต้การควบคุมและปลอดภัย การวางแผนนี้โดยทั่วไปจะรวมถึงเทคนิคสำหรับการรวบรวมองค์กรการบำรุงรักษาและการกำจัดตลอดวงจรชีวิตของระเบียน
คำจำกัดความของบันทึกประกอบด้วยภาพถ่ายกราฟิกแผนที่ภาพยนตร์และเทปทั้งเสียงและภาพ บันทึกเท่ากับสิ่งใดก็ตามที่สามารถทำซ้ำได้โดยปกติด้วยความช่วยเหลือของอุปกรณ์อื่น ๆ มันกำหนดข้อมูลจากภายในองค์กรหรือจากแหล่งภายนอกและบันทึกอาจจะถือว่าเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ บันทึกอย่างเป็นทางการมักจะแสดงข้อมูลด้วยอายุที่กำหนด
บันทึกอย่างเป็นทางการรวมถึงเอกสารทางการเงินของหน่วยงานสาธารณะพร้อมกับข้อมูลอื่นใดที่กฎหมายกำหนดให้เป็นบันทึกสาธารณะ ข้อมูลทางกฎหมายที่สามารถนำมาใช้ในศาลอาจตกอยู่ภายใต้การจัดประเภทของบันทึกอย่างเป็นทางการที่ควรได้รับการเก็บรักษาไว้ กฎหมายในหลายเขตอำนาจศาลมีอำนาจกำหนดระยะเวลาในการเก็บรักษาบันทึกอย่างเป็นทางการเช่นบันทึกของศาล
บันทึกจะถูกสร้างขึ้นจากอีเมลการโทรศัพท์ที่บันทึกไว้เอกสารที่พิมพ์และข้อมูลอื่น ๆ ที่แสดงว่าการตัดสินใจพัฒนาขึ้นอย่างไร สิ่งใดที่อาจเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจหรือองค์กรในอนาคตมักจะถูกเก็บรักษาไว้ตามวงจรชีวิตของบันทึก ด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีหน่วยงานมักเก็บบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อลดความต้องการพื้นที่จัดเก็บกระดาษ
การจัดระเบียบข้อมูลและกำหนดปัจจัยการใช้ลงในบันทึกการจัดการวงจรชีวิต ควรจัดทำเรคคอร์ดหรือจัดเก็บเรคคอร์ดเพื่อให้เรียกใช้ได้ง่ายเมื่อจำเป็นหรือร้องขอ แบบฟอร์มการติดต่อและสำเนาที่ซ้ำกันมักจะเก็บไว้โดยใช้ระบบไฟล์ที่ง่ายต่อการเข้าใจและนำทาง
บันทึกเหล่านี้ยังต้องการแผนการบำรุงรักษาและการป้องกันโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับข้อมูลที่แสดงถึงข้อมูลที่มีค่าพร้อมวงจรชีวิตบันทึกถาวร ในหลายภูมิภาคบันทึกที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ถูกเก็บถาวรในที่เก็บของรัฐบาล ตัวอย่างของเอกสารเหล่านี้ ได้แก่ บันทึกการเกิดและการตายและเอกสารประธานาธิบดี
เมื่อข้อมูลมาถึงจุดสิ้นสุดของวงจรชีวิตการทำลายจะได้รับอนุญาต การกำจัดอาจเหมาะสมสำหรับเอกสารร่างหรือวัสดุที่ใช้ในการจัดทำบันทึกอย่างเป็นทางการ รายการที่ซ้ำกันอาจถูกทำลายได้หลังจากต้นฉบับถูกเก็บรักษาไว้ในบางรูปแบบ ธุรกิจบางแห่งใช้ผู้ให้บริการอิสระเพื่อติดตามอายุการใช้งานของระเบียน
