วิธีการของระบบที่อ่อนนุ่มเป็นกระบวนการที่ใช้ในการทำงานผ่านสถานการณ์ที่ไม่มีขั้นตอนที่กำหนดไว้ สถานการณ์เหล่านี้มักจะยากหรือซับซ้อนและมีขั้นตอนที่ได้รับอิทธิพลอย่างมากจากสิ่งต่าง ๆ เช่นความคิดเห็นวัฒนธรรมความรู้เกี่ยวกับสถานการณ์หรือสภาพแวดล้อม วิธีการที่อ่อนนุ่มของระบบวางชุดของกฎที่ใช้ในการกำหนดกระบวนการและเริ่มทำงานไปสู่เป้าหมาย ในกรณีส่วนใหญ่วิธีการเหล่านี้ขึ้นอยู่กับระบบของมนุษย์เพื่อกำหนดปัญหาและค้นหาวิธีแก้ไขมากกว่าระบบคณิตศาสตร์หรือวิทยาศาสตร์
ตรงกันข้ามกับสิ่งที่หลายคนเชื่อความอ่อนนุ่มใน 'วิธีการที่นุ่มนวลของระบบ' หมายถึงวิธีที่ใช้ในการกำหนดแผนไม่ใช่ระบบที่เกี่ยวข้อง ปัญหาที่อ่อนนุ่มเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นจากแง่มุมที่ไม่แน่นอนเช่นจิตวิทยาหรือเอกลักษณ์ทางวัฒนธรรมในขณะที่ปัญหาหนักใช้ตัวเลขที่กำหนดได้และการทดลองซ้ำ ในหลอดเลือดดำเดียวกันวิธีการที่นุ่มนวลใช้ระบบที่อ่อนนุ่มในขณะที่วิธีการที่ยากใช้ระบบที่ยากลำบาก แม้ว่าปัญหาจะใช้ระบบที่ยาก แต่อาจใช้วิธีการที่อ่อนนุ่มเป็นวิธีการในการแก้ปัญหา
ส่วนพื้นฐานที่สุดของวิธีการของระบบอ่อนคือการรับรู้ วิธีที่ผู้ดูจะดูปัญหากำหนดวิธีพื้นฐานที่พวกเขาเข้าหามัน หากทั้งสองคนถูกกำหนดให้ทำงานในโครงการมุมมองของพวกเขาจะกำหนดโครงการตามที่พวกเขาทำงาน ซึ่งหมายความว่าคนสองคนที่ดูปัญหาจากมุมมองที่แตกต่างกันอาจไม่สามารถทำอะไรบางอย่างให้เสร็จเพราะขาดพื้นฐานร่วมกัน
ตัวอย่างเช่นหากโรงงานถูกไฟไหม้และผู้สังเกตการณ์เป็นนักสิ่งแวดล้อมผู้บริหารของ บริษัท และเจ้าหน้าที่ดับเพลิงทั้งสามคนจะมีมุมมองที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิงในการดำเนินการ นักอนุรักษ์สิ่งแวดล้อมจะพิจารณาถึงผลกระทบทางนิเวศวิทยาของไฟจากควันการเผาไหม้สารเคมีและการไหลบ่าของน้ำที่อาจเป็นอันตราย นักธุรกิจจะคิดถึงมันในแง่ของการสูญเสียต้นทุนการผลิตและการเปลี่ยนฮาร์ดแวร์ สุดท้ายเจ้าหน้าที่ดับเพลิงจะหาวิธีที่เร็วและมีประสิทธิภาพที่สุดในการหยุดไฟจากการแพร่กระจายแล้วดับไฟ มุมมองที่แตกต่างกันนำไปสู่ปัญหาในการค้นหาจุดร่วมและดังนั้นโครงการจนตรอก
ด้วยการใช้วิธีการที่นุ่มนวลระบบผู้แก้ปัญหาสามารถพยายามสร้างมุมมองร่วมสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง ขั้นตอนแรกคือการค้นหาสิ่งที่ทุกคนเห็นด้วยและใช้เป็นพื้นฐาน ตัวอย่างเช่นในตัวอย่างข้างต้นทุกคนต้องการไฟดับ จากที่นั่นผู้คนสามารถกำหนดขั้นตอนที่จำเป็นในการย้ายจากพื้นดินทั่วไปไปยังเป้าหมายในที่สุด สิ่งนี้จะทำให้แต่ละฝ่ายเห็นชอบการอนุมัติหรือปัญหาเกี่ยวกับขั้นตอนที่วางแผนไว้ขณะที่พวกเขาเข้ามา
