การวิเคราะห์การใช้จ่ายเป็นวิธีการที่ธุรกิจใช้ในการติดตามการใช้จ่ายเงินของ บริษัท โดยมีเป้าหมายสูงสุดในการลดการใช้จ่าย ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ขายการจัดซื้อและคำสั่งซื้อจะถูกจัดระเบียบและวิเคราะห์รูปแบบแล้ว เนื่องจากมีข้อมูลจำนวนมากที่เกี่ยวข้อง บริษัท ส่วนใหญ่จึงใช้ซอฟต์แวร์พิเศษเพื่อทำการวิเคราะห์ค่าใช้จ่าย
กระบวนการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลนั้นยากกว่าที่ปรากฏครั้งแรก เพื่อให้การวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายมีประสิทธิภาพต้องคำนึงถึงทุกแง่มุมของรูปแบบการใช้จ่ายของ บริษัท ข้อมูลนี้มักจะเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์แบบแยกส่วนภายในแต่ละส่วนของ บริษัท หน่วยงานอาจถูกคั่นด้วยระยะทางและภาษา การรวบรวมข้อมูลทั้งหมดและจัดระเบียบเป็นรูปแบบที่ใช้งานได้จะใช้เวลาและเงินจำนวนมาก
ความซับซ้อนส่วนใหญ่สามารถลบออกได้โดยใช้ซอฟต์แวร์เพื่ออำนวยความสะดวกในการวิเคราะห์ค่าใช้จ่าย ซอฟต์แวร์การวิเคราะห์การใช้จ่ายครั้งแรกถูกสร้างขึ้นในต้นปี 2000 แม้ว่าจะมีราคาแพงมาก แต่ซอฟต์แวร์ก็กำจัดความจำเป็นของแรงงานมนุษย์และสร้างส่วนต่อประสานที่ง่ายสำหรับการเข้าถึงข้อมูลที่เกิดขึ้น
ซอฟต์แวร์ทำงานโดยการดึงข้อมูลจากระบบเก็บบันทึกที่มีอยู่ สิ่งเหล่านี้อาจเป็นกระดาษคำนวณอย่างง่ายข้อมูลคลังสินค้าหรือแหล่งอื่น ๆ ข้อมูลนี้จะถูกล้างแล้วหมายถึงการจัดรูปแบบเป็นมาตรฐานบันทึกที่ซ้ำกันจะถูกผสานและพบรายละเอียดที่ขาดหายไป ซอฟต์แวร์จะจัดประเภทข้อมูลตามมาตรฐานอุตสาหกรรมและมาตรฐานที่ระบุโดย บริษัท ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อสามารถเข้าถึงข้อมูลสำหรับรายงานและการวิเคราะห์
การวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายที่สำคัญอย่างหนึ่งคือการประเมินซัพพลายเออร์ การวิเคราะห์การใช้จ่ายสามารถแสดงว่าซัพพลายเออร์รายใดได้รับเงินมากที่สุดจาก บริษัท บริษัท สามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อต่อรองเพื่อรับข้อตกลงที่ดีกว่าหรือเพื่อต่อรองสัญญา บริษัท ส่วนใหญ่มีซัพพลายเออร์ที่ต้องการซัพพลายเออร์ที่เสนอบริการที่ดีที่สุดหรือลดราคาสำหรับการซื้อจำนวนมาก การวิเคราะห์อาจเปิดเผยว่าซัพพลายหรือบริการที่กำลังซื้อจากผู้จำหน่ายที่ไม่ต้องการสามารถซื้อจากผู้จำหน่ายที่ต้องการน้อยกว่า
บริษัท อาจซื้ออุปกรณ์หรือบริการที่คล้ายคลึงกันจากซัพพลายเออร์หลายราย สิ่งนี้เรียกว่าสินค้าแยกส่วน เงินสามารถประหยัดได้โดยการซื้อหนึ่งครั้งใหญ่จากผู้จัดหารายเดียวแทนที่จะซื้อชุดเล็ก ๆ จากผู้จัดหาหลายราย
การวิเคราะห์การใช้จ่ายยังช่วยระบุการใช้จ่ายที่ไม่ฝักใฝ่ฝ่ายใด สิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อมีการซื้อที่ไม่ครอบคลุมภายใต้สัญญา หากไม่มีสัญญา บริษัท จะคิดราคาเต็มแทนที่จะเป็นราคาต่อรองที่ระบุโดยสัญญาซื้อขายล่วงหน้ากับผู้จัดหาที่ต้องการ การใช้จ่ายประเภทนี้อาจทำให้ บริษัท ต้องเสียเงินเป็นจำนวนมากเมื่อเวลาผ่านไป
