การจัดการซัพพลายเป็นคำที่ใช้อธิบายกระบวนการที่ บริษัท ต่างๆใช้เพื่อรับสินค้าคงคลังและจัดจำหน่ายสินค้าที่ใช้ในการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่อง กระบวนการจัดการอุปทานเกี่ยวข้องกับวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิตรวมถึงเครื่องใช้สำนักงานส่วนประกอบสำหรับการซ่อมเครื่องจักรและรายการอื่น ๆ ที่ใช้ภายในเพื่อการทำงานอย่างต่อเนื่องของ บริษัท เป้าหมายสำคัญของการจัดการห่วงโซ่อุปทานที่มีประสิทธิภาพคือการสร้างสมดุลในความต้องการที่จะมีสินค้าในมือเมื่อต้องการด้วยการรักษาสินค้าคงคลังให้มีขนาดเล็กลง
สำหรับหลาย บริษัท กระบวนการจัดการซัพพลายเริ่มต้นจากแผนกจัดซื้อส่วนกลางหรือกลุ่ม กลุ่มนี้ประสานงานการจัดซื้อวัตถุดิบชิ้นส่วนทดแทนและวัสดุสิ้นเปลืองและแม้กระทั่งรายการเช่นกระดาษถ่ายเอกสารดินสอและตลับหมึกเครื่องพิมพ์ กลุ่มการจัดซื้อจะพยายามค้นหาผู้ขายที่ประหยัดต้นทุนและสร้างความสัมพันธ์ที่ช่วยให้ บริษัท สามารถซื้อสินค้าได้ตามความต้องการหรือตามกำหนดเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งสามารถแก้ไขได้หากจำเป็น จากนั้นกลุ่มจะประสานการส่งมอบรายการเพื่อให้พวกเขามาถึงที่โรงงานไม่นานก่อนที่พวกเขาต้องการ
สำหรับหลาย ๆ คนที่มีส่วนร่วมในการจัดการอุปทานแนวคิดเกี่ยวกับเวลาที่ควบคุมกระบวนการโดยรวมนั้นเป็นที่รู้จักเพียงแค่การใช้งาน การใช้งานหมายถึงจำนวนหน่วยของรายการที่กำหนดที่ใช้เป็นประจำภายในกรอบเวลาที่กำหนดเช่นหนึ่งเดือนปฏิทิน การพิจารณาการใช้งานเฉลี่ยจะเป็นประโยชน์ต่อผู้จัดการฝ่ายจัดหาเนื่องจากมันเป็นไปได้ที่จะคาดการณ์ว่าเมื่ออุปทานในปัจจุบันหมดลงและจำเป็นต้องสั่งซื้อหน่วยเพิ่มเติมเพื่อจัดส่งในไม่ช้าก่อนที่จะมีความจำเป็น
โดยการประสานงานการจัดซื้อกับการใช้งานกระบวนการจัดการอุปทานจะทำสองสิ่งให้สำเร็จ ขั้นแรกให้กระบวนการในการออกแบบและคงอยู่ในงบประมาณที่สามารถใช้งานได้เพื่อให้มั่นใจว่าวัสดุและรายการอื่น ๆ ที่จำเป็นเพื่อให้การทำงานของ บริษัท มีอยู่เสมอ ประการที่สองการจัดการอุปทานที่มีประสิทธิภาพยังช่วยให้ง่ายต่อการฝึกการควบคุมสินค้าคงคลังที่มีความรับผิดชอบรักษาจำนวนหน่วยในมือของรายการใด ๆ ให้อยู่ในระดับหนึ่งและทำให้ บริษัท ภาระภาษีน้อยที่สุดจ่ายภาษีวัตถุดิบสินค้าระหว่างผลิตและสินค้าสำเร็จรูป
ในอดีตที่ผ่านมากระบวนการจัดการซัพพลายต้องอาศัยกระบวนการบันทึกข้อมูลแบบแมนนวลที่ติดตามการสั่งซื้อการรับและการเบิกจ่ายสินค้าทุกรายการที่ได้มาเพื่อการใช้งานของ บริษัท ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของบันทึกคู่มือเหล่านี้การคำนวณการใช้งานตามวันที่ออกให้กับแผนกต่างๆภายใน บริษัท เป็นสิ่งจำเป็น วันนี้ซอฟต์แวร์การจัดการอุปทานจัดการการคำนวณจำนวนมากโดยอัตโนมัติเมื่อมีการโพสต์ใบเสร็จรับเงินและการจ่ายเงินลงในฐานข้อมูล สิ่งนี้ทำให้ผู้จัดการอุปทานสามารถเรียกใช้รายงานได้อย่างรวดเร็วซึ่งระบุว่ารายการใดที่ควรจัดลำดับใหม่ในสัปดาห์ถัดไปและควรสั่งซื้อกี่หน่วยของแต่ละรายการ
โปรแกรมซอฟต์แวร์การจัดการซัพพลายที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นบางโปรแกรมสามารถสร้างแบบฟอร์มอนุมัติคำสั่งซื้อแบบอิเล็กทรอนิกส์และแบบคัดลอกภายในเช่นใบขอเสนอซื้อที่ส่งต่อไปยังแผนกจัดซื้อส่วนกลางและกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ให้อ้างอิงตามคำสั่งจริง ซอฟต์แวร์ประเภทนี้มักจะสามารถสร้างแบบฟอร์มการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อและแจกจ่ายสำเนาไปยังหน่วยงานที่ได้รับอนุญาตเมื่อได้รับวัสดุจริงในเว็บไซต์ที่จะใช้
