ซอฟต์แวร์การประชุมทางไกลเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้เพื่ออนุญาตให้คนหลายคนในสถานที่ต่างกันสามารถได้ยินและพูดคุยกันโดยใช้ระบบโทรคมนาคม ซอฟต์แวร์ประเภทนี้มักใช้ในธุรกิจระหว่างประเทศ แต่สามารถพบได้ในองค์กรที่มีสำนักงานสาขาตั้งอยู่ในส่วนต่าง ๆ ของประเทศ ซอฟต์แวร์การประชุมทางไกลมีสามประเภท ได้แก่ เสียงวิดีโอและมัลติมีเดีย
วัตถุประสงค์หลักของซอฟต์แวร์การประชุมทางไกลคือการลบอุปสรรคการสื่อสารที่สร้างขึ้นโดยระยะทางกายภาพ บุคคลหลายคนในสถานที่ต่างกันสามารถเข้าร่วมในการโทรเดียวกันได้ ซอฟต์แวร์นี้คุ้มค่ามากสำหรับองค์กรขนาดใหญ่และประหยัดเวลาอันมีค่าในขณะที่ปรับปรุงการสื่อสาร
การประชุมทางไกลด้วยเสียงเป็นเรื่องธรรมดา หากใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์ภายในผู้เข้าร่วมการโทรทุกคนสามารถเข้าถึงซอฟต์แวร์ได้โดยกดหมายเลขภายใน โปรแกรมจัดการผู้ใช้ที่แตกต่างกันทั้งหมดและให้แน่ใจว่าการเชื่อมต่อกับการประชุมที่เหมาะสมผ่านการใช้หมายเลขประจำตัวโทร เมื่อใช้ผู้ให้บริการโดยทั่วไปผู้เข้าร่วมการโทรจะโทรไปที่หมายเลข 1-800 และป้อนหมายเลขการประชุมเพื่อเข้าร่วมการโทร ความแตกต่างหลักอยู่ในค่าใช้จ่าย
การประชุมทางไกลด้วยวิดีโอมีคุณสมบัติเช่นเดียวกับการประชุมทางไกลด้วยเสียงเท่านั้น แต่จะเพิ่มองค์ประกอบด้านภาพ วิธีนี้ใช้ในสถานการณ์ที่มีประโยชน์ในการเห็นผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ ทุกคนต้องมีกล้องเว็บหรืออุปกรณ์ที่คล้ายกันเพื่อทำหน้าที่เป็นแหล่งวิดีโอ โดยทั่วไปผู้เข้าร่วมสามารถปรับเปลี่ยนหน้าจอเพื่อดูทุกคนพร้อมกันหรือเพียงแค่คนที่กำลังพูด
ซอฟต์แวร์การประชุมทางไกลมัลติมีเดียเพิ่มฟังก์ชันซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ให้กับประสบการณ์ ผู้เข้าร่วมการโทรสามารถเข้าถึงที่อยู่อินเทอร์เน็ตโพรโทคอล (IP) ที่เฉพาะเจาะจงและอนุญาตให้ผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ สามารถเห็นสิ่งที่อยู่บนหน้าจอคอมพิวเตอร์แบบเรียลไทม์ นี่เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการแสดงคุณสมบัติของซอฟต์แวร์แบ่งปันข้อมูลหรือสาธิตฟังก์ชั่นเฉพาะ
มีสองวิธีในการจัดการซอฟต์แวร์การประชุมทางไกล: ภายในหรือผ่านผู้ให้บริการ บริษัท ขนาดใหญ่มากที่มีเครือข่ายสำนักงานสาขาอาจพบว่าคุ้มค่ากว่าในการติดตั้งและสนับสนุนซอฟต์แวร์การประชุมทางไกลภายใน บริษัท เหล่านี้หลายแห่งได้ลงทุนในแพ็คเกจซอฟต์แวร์โทรคมนาคมเพื่อจัดการสายโทรศัพท์และโทรสารทั้งหมด ในหลายกรณีการประชุมทางไกลเป็นโมดูลเพิ่มเติมของซอฟต์แวร์เดียวกัน
ผู้ให้บริการภายนอกเสนอการเข้าถึงซอฟต์แวร์การประชุมทางไกลผ่านสัญญารายปีหรือค่าธรรมเนียมต่อการใช้งาน รายการคุณสมบัติที่มีให้โดยทั่วไปจะรวมทุกอย่างตั้งแต่การโทรแบบพื้นฐานเท่านั้นไปจนถึงการประชุมทางไกลผ่านอินเทอร์เน็ตสำหรับผู้คนจำนวนมาก ค่าใช้จ่ายสำหรับบริการนี้มักจะเชื่อมโยงกับจำนวนของผู้เข้าร่วมที่เกิดขึ้นพร้อมกันและสิ่งนี้แสดงถึงการใช้ทรัพยากร
