เมื่อคุณเขียนจดหมายธุรกิจคุณคาดว่าจะทำตามรูปแบบที่แน่นอน รูปแบบมีรูปแบบบางอย่างและหากคุณไม่ได้เรียนในเรื่องการเขียนจดหมายธุรกิจผู้คนอาจไม่สามารถวัดระยะห่างระหว่างส่วนบนสุดของหน้าและที่อยู่ของคุณและระหว่างที่อยู่ในรายการและคำทักทายของคุณ สิ่งสำคัญที่สุดเมื่อคุณเขียนจดหมายธุรกิจคือการทำให้วัตถุประสงค์ของคุณ - ทำไมคุณเขียนจดหมาย - ชัดเจนมาก อย่างไรก็ตามคุณควรคุ้นเคยกับรูปแบบพื้นฐานก่อนที่จะเริ่มกังวลเกี่ยวกับสิ่งที่คุณจะเขียน
หากคุณใช้โปรแกรมประมวลผลคำตรวจสอบโปรแกรมของคุณเพื่อดูแม่แบบจดหมายธุรกิจ สิ่งเหล่านี้สามารถทำให้งานของคุณง่ายขึ้นเพราะพวกเขาตั้งค่าระยะขอบไว้แล้วและมักจะแจ้งให้คุณทราบว่าจะวางสิ่งต่าง ๆ เช่นที่อยู่ หากคุณไม่มีเทมเพลตดังกล่าวคุณสามารถจัดรูปแบบจดหมายของคุณได้สองวิธี รูปแบบ แรกเรียกว่า รูปแบบบล็อก และ รูปแบบ การ เยื้อง ที่สอง หากไม่ได้ระบุไว้คุณสามารถใช้รูปแบบหรือรูปแบบใดก็ได้ ความแตกต่างอย่างมากระหว่างสองรูปแบบคือย่อหน้าไม่มีการเยื้องและข้อความอาจถูกปรับให้เหมาะสมดังนั้นแต่ละบรรทัดมีความยาวเท่ากัน ในรูปแบบที่เยื้องไม่บรรทัดทั้งหมดจะมีความยาวเท่ากันและประโยคแรกของแต่ละย่อหน้าจะเยื้องห้าช่องว่าง
มีรูปแบบแตกต่างกันเล็กน้อยในแต่ละรูปแบบดังนั้นคำอธิบายนี้จะมุ่งไปทางหนึ่งในการเขียนจดหมายธุรกิจอย่างรวดเร็วโดยใช้รูปแบบบล็อกโดยไม่ต้องให้ข้อความของคุณเป็นธรรม จดหมายธุรกิจควรมีระยะขอบดังนี้: หนึ่งนิ้ว (2.54 ซม.) ที่ด้านบน, ล่าง, ซ้ายและขวา ตรวจสอบโปรแกรมประมวลผลคำของคุณก่อนที่คุณจะเริ่มต้นและตั้งค่าระยะขอบเหล่านี้หากจำเป็น แบบอักษรควรมี 12 จุดและ Times New Roman เป็นตัวเลือกที่ต้องการ
หากคุณพิมพ์บนหัวจดหมาย บริษัท คุณไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นจดหมายด้วยที่อยู่ของคุณ หากคุณใช้กระดาษมาตรฐานคุณควรเริ่มต้นที่ขอบด้านบนด้วยที่อยู่ของคุณ ไม่จำเป็นต้องรวมชื่อของคุณไว้ในที่อยู่ของคุณ เพียงรวมที่อยู่ของคุณและถ้าคุณต้องการหมายเลขโทรศัพท์และอีเมล เพิ่มวันที่โดยตรงหลังจากที่อยู่ คุณสามารถเยื้องที่อยู่ของคุณเพื่อให้ล้างออกด้วยระยะห่างที่เหมาะสม แต่ก็สามารถเริ่มต้นที่ขอบซ้ายซึ่งง่ายกว่า
ข้ามบรรทัดและเขียนชื่อของบุคคลที่คุณกำลังเขียนชื่อหรือ บริษัท และที่อยู่ของบุคคลนั้น แต่ละรายการเช่นชื่อชื่อและที่อยู่ควรอยู่ในบรรทัดแยกต่างหาก เมืองรัฐและรหัสไปรษณีย์ควรประกอบเป็นบรรทัดสุดท้าย จำเป็นต้องใช้คำสั่งต่อไปนี้สำหรับที่อยู่: บริษัท บุคคลชื่อและที่อยู่
ข้ามบรรทัดอื่นและเริ่มด้วยคำทักทายของคุณ สิ่งนี้ควรเป็นทางการ หากคุณเขียนถึง Ms. Smith คุณจะเขียน Dear Ms. Smith: ใช้โคลอนแทนเครื่องหมายจุลภาคหลังคำทักทาย
เว้นวรรคหนึ่งบรรทัดและเริ่มย่อหน้าเนื้อหาแรกของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุเจตนาของจดหมายไว้อย่างชัดเจนภายในวรรคหนึ่ง ใช้ย่อหน้าเพิ่มเติมโดยเว้นวรรคหนึ่งช่องตามที่จำเป็นเพื่อขยายในจุดของคุณหรือยกตัวอย่าง หลังจากสิ้นสุดย่อหน้าเนื้อหาให้ข้ามหนึ่งบรรทัดและเขียน“ ขอแสดงความนับถือ” คำพูดปิดของคุณจากนั้นข้ามข้อความประมาณสี่บรรทัดก่อนที่จะพิมพ์ชื่อของคุณและชื่อของคุณหากคุณมี ก่อนที่จะส่งจดหมายธุรกิจอย่าลืมเซ็นชื่อด้วยหมึกสีดำในช่องว่างระหว่างชื่อปิดและชื่อที่พิมพ์
เป้าหมายเมื่อคุณเขียนจดหมายธุรกิจคือการนำเสนอประเด็นของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะไม่มีประสิทธิภาพถ้าจดหมายของคุณเต็มไปด้วยข้อผิดพลาด ไม่เพียงแค่ทำการตรวจสอบการสะกด แต่ยังตรวจสอบเอกสารของคุณสำหรับข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์คำที่สับสนทั่วไปและปัญหาเครื่องหมายวรรคตอน อ่านตัวอักษรดัง ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังถ่ายทอดประเด็นของคุณอย่างชัดเจน ใช้ภาษาที่เรียบง่าย แต่หลีกเลี่ยงการหดหรือสแลงใด ๆ จดหมายธุรกิจที่เขียนอย่างดีซึ่งตรงประเด็นเป็นเรื่องสำคัญมากโดยเฉพาะหากคุณเขียนจากธุรกิจอื่น ความสามารถในการเขียนจดหมายธุรกิจที่เข้าใจง่ายและปราศจากข้อผิดพลาดสะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพของ บริษัท ของคุณ
