กระบวนการจัดการเอกสารเป็นระบบที่จัดระเบียบและจัดเก็บเอกสารเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต กระบวนการนี้อาจเป็นพื้นฐานเช่นเมื่อมีคนใส่ใบเสร็จรับเงินในกล่องรองเท้าที่มีองค์กรน้อยหรือไม่มีเลย กระบวนการนี้ยังมีความซับซ้อนสูงเช่นเมื่อ บริษัท ได้คิดค้นชุดสแกนเนอร์ที่ซับซ้อนเพื่อรวบรวมจัดระเบียบและข้อมูลบ้านที่ดึงมาจากแบบฟอร์มที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าที่กำหนดหมายเลขอ้างอิงก่อนที่จะถูกจัดหมวดหมู่และเก็บถาวรในคลังสินค้า ไม่ว่าจะเป็นเหตุการณ์ใดองค์ประกอบพื้นฐานของการจัดการเอกสารได้ถูกประกาศใช้
โดยทั่วไปการจัดการเอกสารเป็นไปตามความคิดที่ว่าเอกสารจะต้องรวบรวมสั่งและเก็บถาวรตามแผนบางประเภทเพื่อจุดประสงค์ทั่วไป ในกรณีส่วนใหญ่มีการจัดการเอกสารเนื่องจากบุคคลหรือ บริษัท วางแผนที่จะใช้หรือต้องบัญชีสำหรับความต้องการในอนาคตของข้อมูลจากเอกสาร ข้อมูลในเอกสารเหล่านั้นโดยทั่วไปสามารถรวมหรือจัดกลุ่มตามความต้องการหรือวัตถุประสงค์บางประเภทเช่นการบัญชีประวัติศาสตร์หรือการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
ในขนาดเล็กผู้เสียภาษีแต่ละรายจะใช้กระบวนการจัดการเอกสารเมื่อจัดระเบียบเอกสารภาษีสำหรับการยื่นรายปี โดยทั่วไปแล้วเอกสารที่จำเป็นสำหรับปีจะถูกจัดกลุ่มในที่เดียวที่หาได้ง่ายเช่นโฟลเดอร์ในตู้เก็บเอกสาร ความเป็นเอกภาพของเอกสารเช่นใบเสร็จใบเสร็จเงินช่วยเหลือและแบบฟอร์มภาษีประกอบด้วยข้อกำหนดโดยรวมเพื่อกรอกแบบฟอร์มภาษีประจำปีและมีเอกสารที่จำเป็นเพื่อสนับสนุนรายการในแบบฟอร์มภาษี เมื่อยื่นแบบแสดงรายการคืนและแนบเอกสารประกอบชุดข้อมูลและเอกสารที่เป็นผลลัพธ์มักจะถูกวางไว้พร้อมกับการคืนภาษีในปีก่อนหน้าซึ่งจัดขึ้นตามปี นี่คือรูปแบบพื้นฐานของการจัดการเอกสาร
การจัดการเอกสารอาจมีความซับซ้อนเกี่ยวข้องหลายขั้นตอนและมีราคาแพง โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับ บริษัท ขนาดใหญ่ที่รวบรวมข้อมูลผู้บริโภคการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญ ตัวอย่างเช่นสถาบันการเงินมักจะมีนักลงทุนที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่เข้มงวดและสมบูรณ์ก่อนการลงทุน หน่วยงานกำกับดูแลอาจจำเป็นต้องใช้สถาบันไม่เพียง แต่จะรวบรวมข้อมูลเฉพาะจากลูกค้า แต่เพื่อจัดระเบียบข้อมูลในวิธีที่แน่นอนและรักษาเอกสารในรูปแบบที่สามารถเข้าถึงได้ตามระยะเวลาที่กำหนด ดังนั้นสถาบันนั้นอาจใช้กระบวนการจัดการเอกสารที่ซับซ้อน
ในตัวอย่างเช่นเมื่อ บริษัท ได้รับเอกสารเริ่มต้นแล้วแบบฟอร์มสำเนาอาจถูกสแกนเป็นภาพดิจิทัลและส่งไปยังเครือข่ายฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์เพื่อรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูล สำเนาอาจถูกกำหนดหมายเลขอ้างอิงไว้ในกล่องตามวันที่และเวลาและส่งไปยังคลังสินค้าที่ใช้กระบวนการจัดการเอกสารชุดของตัวเอง ในกรณีที่จำเป็นต้องใช้สำเนาถาวรเพื่อชี้แจงข้อพิพาทหรือเป็นไปตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบอาจถูกดึงคืนได้ง่ายจากเอกสารสำคัญที่คล้ายกัน
