เอกสารการเริ่มต้นโครงการคืออะไร?

เอกสารการเริ่มต้นโครงการ (PID) หรือสรุปโครงการใช้ในการจัดการโครงการเพื่อเน้นแผนการดำเนินงานของโครงการ ส่วนเฉพาะของ PID นั้นแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กรและระเบียบวิธีของโครงการ โดยทั่วไปพวกเขาแต่ละคนจะครอบคลุมข้อมูลสำคัญบางอย่างที่อธิบายถึงโครงการซึ่งรวมถึงคำนิยามกรณีการส่งมอบข้อ จำกัด ความเสี่ยงสมาชิกแผนการสื่อสารการยอมรับโครงการและลายเซ็น

คำนิยามโครงการเป็นส่วนสำคัญในเอกสารประกอบ มันจะอธิบายถึงเป้าหมายวัตถุประสงค์และผลลัพธ์ที่ต้องการของโครงการแต่ละวิธีจะถูกวัดและขอบเขตของงานที่ต้องทำให้สมบูรณ์ เอกสารการเริ่มต้นโครงการควรระบุคุณสมบัติที่จะรวมและแยกออกอย่างชัดเจน

กรณีศึกษาทางธุรกิจเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับโครงการ ส่วนนี้จะต้องชี้แจงค่าโครงการที่คาดว่าจะส่งมอบให้กับองค์กรเพื่อเป็นการตอบแทนสำหรับค่าใช้จ่าย หากโครงการไม่สามารถให้ผลประโยชน์เพียงพอที่จะพิสูจน์ค่าใช้จ่ายและความพยายามมันจะไม่ได้รับเงินทุน

ควรจัดทำเอกสารการส่งมอบโครงการ สิ่งที่ส่งมอบอาจรวมถึงรหัสโปรแกรมหรือผลิตภัณฑ์และบริการอื่น ๆ ที่เป็นผลมาจากโครงการ พวกเขาอาจรวมถึงเอกสารอื่น ๆ เช่นข้อกำหนดทางธุรกิจแผนการทดสอบและคู่มือการฝึกอบรม

PID ควรแสดงรายการข้อ จำกัด ใด ๆ ที่เผชิญกับโครงการ ข้อ จำกัด เป็นปัจจัยภายนอกที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการ แต่อยู่นอกเหนือการควบคุมของผู้จัดการโครงการ ข้อสมมติฐานเช่นผู้พัฒนาซอฟต์แวร์บุคคลที่สามที่ส่งรหัสควรจัดทำเป็นเอกสารเช่นกัน

โครงการทั้งหมดมีความเสี่ยง ผู้จัดการโครงการต้องระบุเอกสารความเสี่ยงโดยใช้การลงทะเบียนความเสี่ยงหรือบันทึก ความเสี่ยงควรได้รับการตรวจสอบและป้องกันหรือบรรเทาเมื่อเป็นไปได้ ผู้จัดการโครงการควรพัฒนาแผนการจัดการสิ่งที่ไม่สามารถป้องกันได้

รายการบุคลากรและเส้นเวลาเป็นองค์ประกอบสำคัญของเอกสารการเริ่มต้นโครงการ บทบาทและความรับผิดชอบควรมีการระบุไว้กับสมาชิกโครงการแต่ละคน ส่วนการวางแผนโครงการให้ภาพรวมของระยะเวลาสำหรับการส่งชิ้นงานที่สำคัญ

องค์กรอาจรวมถึงแผนการสื่อสารใน PID แผนนี้อาจรวมถึงการประชุมต่าง ๆ ที่จะจัดขึ้นกับสมาชิกในทีม นอกจากนี้ยังอาจจัดทำเอกสารการสื่อสารที่คาดหวังถึงการจัดการผู้บริหารและเพื่อผู้ใช้ปลายทางที่อาจได้รับผลกระทบจากโครงการ

หลายองค์กรสร้างความคลาดเคลื่อนของโครงการ ความคลาดเคลื่อนเกี่ยวข้องกับจำนวนงานและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงตามโครงการกับแผน โครงการที่ไม่ได้ดำเนินการภายในความแปรปรวนที่อนุญาตของกรอบเวลาและงบประมาณที่วางแผนไว้อาจขึ้นอยู่กับภาพรวมการจัดการเพิ่มเติม ข้อมูลนี้อาจรวมอยู่ในเอกสารการเริ่มต้นโครงการ

PID ส่วนใหญ่มีพื้นที่สำหรับลายเซ็น ผู้บริหารและผู้จัดการมักจะต้องลงนามในเอกสาร ลายเซ็นของพวกเขาบ่งชี้ว่าพวกเขาจะสนับสนุนโครงการผ่านการระดมทุนหรือการทุ่มเทให้กับพนักงานในการทำงานกับมัน