คำสั่งซื้อเป็นภาระผูกพันในการซื้อเอกสารทางกฎหมายที่ได้รับจากผู้ซื้อให้กับผู้ขาย กระบวนการสั่งซื้อเริ่มต้นด้วยการกำหนดหมายเลขและเอกสารที่ไม่ซ้ำใครซึ่งวางกระบวนการทุกด้านของการซื้อ ข้อตกลงข้อตกลงการสั่งซื้ออาจรวมถึงการขนส่งสินค้า, วันที่ส่งมอบ, ค่าใช้จ่าย, รายละเอียดสินค้า, ความคาดหวังในการชำระเงินและอื่น ๆ อีกมากมาย
ผู้ผลิตรายใหญ่หรือรายเล็กที่ต้องการ จำกัด จำนวนสินค้าคงคลังที่มีสต็อคบนพื้นที่คลังสินค้าจะรอใบสั่งซื้อจากลูกค้าเพื่อเริ่มการเติมคำสั่งซื้อ กระบวนการสั่งซื้อเริ่มต้นด้วยเอกสารจากผู้ซื้อไปยังผู้ขายซึ่งสรุปความคาดหวังของผลิตภัณฑ์รวมถึงเงื่อนไขการจัดส่ง โดยทั่วไปผู้ผลิตจะออกใบสั่งขายซึ่งเป็นการรับทราบความคาดหวังเหล่านั้น หากคำสั่งซื้อและคำสั่งขายตรงกับสิ่งนี้จะจำกัดความรับผิดของทั้งสองฝ่ายเนื่องจากคำสั่งซื้อเป็นสัญญาที่มีผลผูกพันทางกฎหมายในการซื้อ
หลังจากสร้างใบสั่งขายผู้ผลิตสามารถเริ่มทำงานกับใบสั่งได้ ซึ่งอาจรวมถึงการจัดซื้อวัสดุการจ้างแรงงานและการปรับเปลี่ยนอุปกรณ์ กระบวนการสั่งซื้อช่วยปกป้องผู้ผลิตในกรณีที่ผู้ซื้อตัดสินใจที่จะถอยออกจากการขายหลังจากผู้ขายเกิดค่าใช้จ่าย ผู้ซื้อยังได้รับการคุ้มครองตามกระบวนการสั่งซื้อเนื่องจากไม่จำเป็นต้องยอมรับหรือชำระค่าสินค้าที่ไม่ตรงตามความคาดหวังที่ระบุไว้ในเอกสาร
กระบวนการสั่งซื้อช่วยในการปรับปรุงการสั่งซื้อโดยการระบุตัวแปรทั้งหมดหรือส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการสั่งซื้อ เหล่านี้รวมถึงรายละเอียดสินค้าวันที่คาดว่าค่าใช้จ่ายที่แน่นอนเงื่อนไขการชำระเงินและแม้กระทั่งบุคคลที่มีภาระผูกพันที่จะต้องจ่ายค่าขนส่ง กระบวนการสั่งซื้อมีราคาสูงเป็นพิเศษเมื่อนำเข้าหรือส่งออกเนื่องจากข้อกำหนดจำนวนมากกลายเป็นสากลในความหมายและสามารถระบุได้ง่ายโดยประเทศอื่น ๆ
ผู้ผลิตหลายรายใช้คำสั่งซื้อเพื่อวางแผนงบประมาณกระแสเงินสดเดือนหรือปีล่วงหน้า รอบจากวันที่มีการออกคำสั่งซื้อจนกว่าจะถึงเวลาส่งมอบและการชำระเงินที่ได้รับอาจจะค่อนข้างนาน ธุรกิจต้องวางแผนค่าใช้จ่ายตามลำดับเพื่อให้สามารถทำข้อกำหนดเงินสดระยะสั้นเช่นบัญชีเงินเดือน
หลังจากออกใบสั่งซื้อและยอมรับใบสั่งขายแล้วงานจะเริ่มขึ้น กระบวนการสิ้นสุดลงด้วยการส่งมอบสินค้าและการออกใบแจ้งหนี้ถึงแม้ว่าผู้ผลิตบางรายต้องการการชำระเงินทั้งหมดหรือบางส่วนก่อนส่งมอบ เมื่อสินค้าได้รับการยอมรับและชำระใบแจ้งหนี้แล้วกระบวนการสั่งซื้อจะเสร็จสมบูรณ์
