การถอดเสียงเป็นกระบวนการที่การบันทึกเสียงมักจะสร้างขึ้นผ่านการเขียนตามคำบอกจะถูกสร้างขึ้นใหม่เป็นข้อความที่ถอดเสียงสำหรับวัตถุประสงค์ที่หลากหลาย การถอดความชนิดนี้ใช้ในหลายสาขาแม้ว่าการถอดความทางการแพทย์ค่อนข้างบ่อยและอนุญาตให้แพทย์ทำบันทึกทางวาจาซึ่งต่อมากลายเป็นข้อความ การถอดความทางกฎหมายนั้นถูกสร้างขึ้นบ่อยครั้งเพื่อให้ทนายความสามารถบันทึกความคิดหรือการวิจัยเกี่ยวกับบทสรุปทางกฎหมายซึ่งพิมพ์ออกมาแล้ว การถอดเสียงสามารถทำได้โดยบุคคลจริงที่รับฟังการบันทึกและพิมพ์ออกมาหรือโดยอัตโนมัติผ่านซอฟต์แวร์พูดคุยกับข้อความ
วัตถุประสงค์เบื้องต้นของการถอดเสียงคือเพื่อให้ใครบางคนสามารถบันทึกเสียงของเขาหรือเธอเองแล้วจึงบันทึกเสียงนั้นในรูปแบบข้อความ สิ่งนี้สามารถทำได้ในรูปแบบที่แตกต่างกันแม้ว่าการใช้เครื่องบันทึกดิจิตอลเป็นเรื่องปกติและทำให้กระบวนการค่อนข้างง่ายขึ้น บางคนสามารถใช้เครื่องบันทึกเสียงดิจิตอลเพื่อบันทึกความคิดเห็นเช่นที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุมทางธุรกิจหรือในห้องประชุม จากนั้นการบันทึกแบบดิจิตอลนี้สามารถส่งไปยังบุคคลอื่นที่สร้างการถอดเสียงการบันทึกซึ่งถูกส่งกลับไปยังไคลเอนต์ดั้งเดิม
หนึ่งในการใช้บริการถอดความด้วยเสียงที่ใช้กันมากที่สุดสำหรับอุตสาหกรรมการแพทย์ ตัวอย่างเช่นแพทย์สามารถบันทึกข้อความด้วยวาจาในระหว่างการตรวจของผู้ป่วยซึ่งจะถูกส่งไปและคัดลอกลงในเอกสารข้อความ ไม่เปิดเผยตัวตนของผู้ป่วยในการถอดความชนิดนี้เพื่อรักษาความเป็นส่วนตัวของผู้ป่วย การชันสูตรศพอาจทำได้ด้วยวิธีนี้ ผู้ตรวจสอบทางการแพทย์พูดถึงไมโครโฟนในระหว่างขั้นตอนและการบันทึกนี้จะถูกถอดความในภายหลัง การถอดเสียงยังสามารถทำได้ในการบันทึกที่ทำในระหว่างการผ่าตัดซึ่งให้การบันทึกที่ยาวนานในกรณีที่เกิดอุบัติเหตุหรือคดีการทุจริตต่อหน้าที่
อุตสาหกรรมกฎหมายยังใช้บริการถอดความด้วยเสียง ทนายอาจจดบันทึกด้วยวาจาในขณะที่ค้นคว้าแบบอย่างทางกฎหมายโดยเฉพาะจากนั้นให้จดบันทึกเหล่านั้นในภายหลัง อย่างไรก็ตามในทางกฎหมายการถอดความสามารถอ้างถึงกระบวนการที่มีการจดบันทึกในห้องพิจารณาคดีซึ่งเกิดขึ้นแบบเรียลไทม์และใช้วิธีการอื่น
การถอดเสียงสามารถทำได้หลายวิธี วิธีการที่ใช้กันทั่วไปและถูกต้องที่สุดคือการให้คนฟังการบันทึกและคัดลอกลงในเอกสารข้อความมักจะหยุดชั่วคราวหรือกรอกลับตามต้องการเพื่อความถูกต้องแม่นยำ อย่างไรก็ตามซอฟต์แวร์การจดจำเสียงได้รับการพัฒนาที่สามารถรับรู้เสียงและสร้างการถอดความจากการบันทึกโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตามวิธีการพูดคุยกับข้อความเหล่านี้ยังคงสมบูรณ์แบบและอาจสร้างความไม่ถูกต้องที่อาจเป็นอันตรายหรือขาดความรับผิดชอบสำหรับสาขาการแพทย์หรือกฎหมาย
