การจัดการกระบวนการเวิร์กโฟลว์เป็นคำที่ใช้ในเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) และการจัดการกระบวนการทางธุรกิจเพื่ออธิบายขั้นตอนและโครงสร้างพื้นฐานทั้งหมดที่จำเป็นในการสร้างและดำเนินการกระบวนการเวิร์กโฟลว์อิเล็กทรอนิกส์ กระบวนการเวิร์กโฟลว์เป็นชุดของขั้นตอนหรืองานที่จะต้องทำให้สมบูรณ์ในส่วนต่าง ๆ ขององค์กร เป็นการดีที่กระบวนการนี้ทำได้โดยใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพความโปร่งใสและเวลาตอบสนอง
แม้ว่าคำนี้จะค่อนข้างยาว แต่คนส่วนใหญ่คุ้นเคยกับแนวคิดของเวิร์กโฟลว์มาก ตัวอย่างง่ายๆคือการร้องขอการชำระเงินคืนค่าใช้จ่าย พนักงานที่เกิดค่าใช้จ่ายกรอกแบบฟอร์มพร้อมข้อมูลทั้งหมดที่เขาหรือเธอมีแล้วส่งให้ผู้จัดการของเขาหรือเธอ ผู้จัดการตรวจสอบรายละเอียดเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมและระบุการอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอ หากคำขอได้รับการอนุมัติจะถูกส่งไปยังแผนกบัญชีเพื่อดำเนินการและชำระเงิน หากถูกปฏิเสธมันจะถูกส่งคืนให้กับพนักงานโดยปกติแล้วจะมีบันทึกคำอธิบาย
การจัดการกระบวนการเวิร์กโฟลว์หมายถึงเครื่องมือและซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการสร้างใช้งานและสนับสนุนกระบวนการนี้ นี่คือการรวมกันของฮาร์ดแวร์โครงสร้างพื้นฐานและซอฟต์แวร์ เครื่องมือและอุปกรณ์จริงที่จำเป็นขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรและวิธีการจัดส่ง ตามเนื้อผ้าเครื่องมือเหล่านี้ถูก จำกัด ให้กับผู้ใช้ที่เฉพาะเจาะจง แต่การเปลี่ยนแปลงในเทคโนโลยีทำให้เป็นไปได้ที่จะให้เครื่องมือเวิร์กโฟลว์ผ่านทางอินเทอร์เน็ต
ฮาร์ดแวร์และโครงสร้างพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับการจัดการกระบวนการเวิร์กโฟลว์นั้นขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ที่เลือกเป็นหลัก เครื่องมือบนอินเทอร์เน็ตจะต้องการการติดตั้งบนเว็บเซิร์ฟเวอร์การเข้าถึงอินเทอร์เน็ตความจุและความปลอดภัย ปริมาณของฮาร์ดแวร์ที่ต้องการมักจะขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้ปริมาณธุรกรรมและความพร้อมของระบบ
มีเครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการทำงานที่หลากหลายเนื่องจากเป็นหมวดหมู่ผลิตภัณฑ์ที่รู้จักกันดี ธุรกิจส่วนใหญ่มักจะสามารถประหยัดเวลาและเงินโดยใช้เวิร์กโฟลว์อิเล็กทรอนิกส์ สิทธิประโยชน์เพิ่มเติมรวมถึงความโปร่งใสที่เพิ่มขึ้นและความสามารถในการรายงานรวมถึงความรับผิดชอบต่อผู้เข้าร่วมทั้งหมดในกระบวนการ
เมื่อเลือกโซลูชันการจัดการกระบวนการเวิร์กโฟลว์มันเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้ว่าพนักงานที่มีทักษะจะต้องใช้และสนับสนุนโซลูชันนี้ ทักษะที่จำเป็น ได้แก่ การวิเคราะห์ธุรกิจการจัดการโครงการการสนับสนุนซอฟต์แวร์และการบริหาร อาจเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องใช้เวลาในการตรวจสอบรายละเอียดของผลิตภัณฑ์โดยละเอียดเพื่อให้เข้าใจถึงข้อกำหนดของโครงการอย่างสมบูรณ์ การวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์เป็นอีกวิธีหนึ่งที่ทำให้มั่นใจได้ว่าทุกชั้นขององค์กรมีความมุ่งมั่นต่อโครงการก่อนที่จะเริ่ม
