ผู้เชี่ยวชาญด้านการควบคุมเอกสารจัดการการเก็บการจัดเก็บและการเรียกคืนเอกสารภายในขององค์กร โดยทั่วไปแล้วการศึกษาระดับมัธยมปลายจำเป็นต้องมีเพื่อการจ้างงานระดับเริ่มต้น แต่อาจจำเป็นต้องมีการฝึกอบรมระดับวิทยาลัยจำนวนหนึ่งสำหรับตำแหน่งการจัดการ ในการเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการควบคุมเอกสารคุณจะต้องมีความสามารถในการจัดการองค์กรคอมพิวเตอร์และธุรการที่ดี การจ้างงานสำหรับอาชีพนี้มักจะพบได้ในสาขาการดูแลสุขภาพกฎหมายและการผลิตรวมถึงสถาบันการศึกษาและรัฐบาล หน้าที่โดยทั่วไปของผู้เชี่ยวชาญด้านการควบคุมเอกสาร ได้แก่ การยื่นแจกจ่ายและกู้คืนเอกสารที่พิมพ์และอิเล็กทรอนิกส์
ในการเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการควบคุมเอกสารคุณจะต้องมีประกาศนียบัตรมัธยมปลายและการฝึกอบรมภาคปฏิบัติที่ครอบคลุม ผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่เริ่มต้นอาชีพนี้ในตำแหน่งระดับเริ่มต้นและรับผิดชอบเพิ่มเติมเมื่อความรู้และทักษะเพิ่มขึ้น นายจ้างบางรายอาจกำหนดให้คุณสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาสองหรือสี่ปีเพื่อทำงานในตำแหน่งผู้บริหาร คนอื่น ๆ อาจยินดีที่จะรับการรับรองมืออาชีพแทนระดับวิทยาลัย การฝึกอบรมและการรับรองเฉพาะทางมีให้บริการจากองค์กรที่เป็นที่ยอมรับในระดับสากลเช่นสมาคมการจัดการความรู้ (KMPro) และสมาคมการจัดการข้อมูลและภาพ (AIIM)
นอกเหนือจากการศึกษาอย่างเป็นทางการของคุณคุณต้องมีทักษะการจัดองค์กรและเสมียนที่ดีเพื่อที่จะเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการควบคุมเอกสาร ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้จำเป็นต้องจัดระเบียบและติดตามการใช้เอกสารหลายร้อยรายการในแต่ละวัน คุณต้องมีความสามารถในการสร้างและจัดการทั้งระบบการจัดพิมพ์และอิเล็กทรอนิกส์เพื่อความสำเร็จในอาชีพนี้ ทักษะคอมพิวเตอร์ที่ยอดเยี่ยมและความคุ้นเคยกับแอพพลิเคชั่นซอฟต์แวร์ที่หลากหลายจะเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับงานนี้ ตำแหน่งระดับการจัดการมักต้องใช้ทักษะการสื่อสารและความเป็นผู้นำที่ดีพร้อมกับความสามารถในการฝึกอบรมคนงานอื่น
หลังจากที่คุณเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการควบคุมเอกสารแล้วการหางานจะสามารถทำได้กับหลายองค์กร ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้มีการจ้างงานบ่อยครั้งในสาขาการดูแลสุขภาพเทคโนโลยีและการผลิตรวมถึงอุตสาหกรรมการก่อสร้างและเทคโนโลยี สถาบันรัฐบาลและการศึกษายังใช้ระบบควบคุมเอกสารรวมถึงธนาคารและ บริษัท ที่ให้บริการทางการเงินอื่น ๆ คุณอาจสามารถหางานกับบริการควบคุมเอกสารอิสระหากการจ้างงานดั้งเดิมไม่พร้อมใช้งาน นายจ้างบางรายในสาขาชีวการแพทย์หรือกฎหมายอาจต้องได้รับการฝึกอบรมเฉพาะด้านก่อนการจ้างงาน
ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้มักจะมีส่วนร่วมในกิจกรรมต่าง ๆ เช่นการจัดระเบียบและการจัดเก็บเอกสารที่พิมพ์และอิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ พวกเขาทำให้แน่ใจว่าเอกสารเวอร์ชันปัจจุบันพร้อมใช้งานและติดตามตำแหน่งและการใช้งาน ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้ยังใช้สแกนเนอร์เพื่อทำสำเนาเอกสารกระดาษอิเล็กทรอนิกส์และสร้างระบบการจัดเก็บสำหรับการจัดเก็บและเรียกคืน ผู้เชี่ยวชาญระดับผู้บริหารอาจต้องพัฒนาและใช้ขั้นตอนและนโยบายสำหรับการแบ่งปันเอกสารและดำเนินการฝึกอบรมพนักงาน
