การเขียนจดหมายปะหน้าของพนักงานต้อนรับส่วนหน้านั้นจะต้องมีรายการข้อมูลการติดต่อพื้นฐานเรื่องผู้รับและคำทักทายรวมถึงแนะนำผู้สมัครและเหตุผลที่เธอเขียน เนื้อหาของจดหมายควรเน้นทักษะและประสบการณ์ของพนักงานต้อนรับซึ่งเป็นบทสรุปของเรซูเม่โดยใช้คำกริยาและความสำเร็จในการอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นมากกว่าคำคุณศัพท์ที่ว่างเปล่าซึ่งเป็นคำอธิบายความสามารถของผู้สมัคร ส่วนสุดท้ายของจดหมายปะหน้าแผนกต้อนรับส่วนหน้าจะให้คำแนะนำในการติดต่อขอสัมภาษณ์และขอขอบคุณตามด้วยวลีปิดลายเซ็นและหากจำเป็นจะมีบรรทัดที่แนบมาด้วย เนื้อหาทั้งหมดควรแสดงความเชื่อมโยงระหว่างสิ่งที่ บริษัท ต้องการหรือต้องการทำให้สำเร็จและสิ่งที่พนักงานต้อนรับสามารถให้ได้ดังนั้นผู้สมัครควรทำการวิจัย บริษัท ก่อนที่จะเขียนเพื่อปรับแต่งจดหมายให้เป็นส่วนตัวหลีกเลี่ยงการสร้างสูตรด้วยค่าใช้จ่ายทั้งหมด
โดยสิ่งที่สำคัญที่สุดที่ต้องทำเมื่อเขียนจดหมายปะหน้าแผนกต้อนรับส่วนหน้าคือการวิจัย บริษัท ที่มีงานอยู่ เมื่อ บริษัท มีผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเท่าเทียมกันพวกเขาต้องการพนักงานที่เข้าใจวัตถุประสงค์ของธุรกิจอย่างแท้จริงและผู้ที่เหมาะสมกับปรัชญาและภารกิจของ บริษัท นี่คือความจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับพนักงานต้อนรับที่เป็น "ใบหน้า" เริ่มต้นของลูกค้า บริษัท พบ ค้นหาข้อเท็จจริงเกี่ยวกับ บริษัท ที่ผู้สมัครสามารถผูกกับประสบการณ์ของเขาและปรับแต่งจดหมายรอบจุดเหล่านั้น
เมื่อบุคคลรู้ถึงสิ่งสำคัญเกี่ยวกับ บริษัท ก็ถึงเวลาที่จะเริ่มร่างจดหมาย ชิดขอบซ้ายหนึ่งบรรทัดต่อชุดข้อมูลประกอบด้วยข้อมูลเช่นชื่อและที่อยู่ของผู้สมัครชื่อ บริษัท และที่อยู่วันที่และหัวเรื่อง คำทักทายมาถัดไปและควรมีชื่อของบุคคลที่ระบุ - "สำหรับผู้ที่กังวล" ไม่ควรอยู่ในจดหมายปะหน้าของพนักงานต้อนรับเพราะมันสื่อสารว่าผู้สมัครไม่จริงจังพอที่จะหาเวลาที่จะติดต่อใคร .
ต่อไปนี้ข้อมูลเบื้องต้นมาวรรคแรกของจดหมายต้อนรับแผนกต้อนรับ ในย่อหน้านี้ผู้สมัครควรแนะนำตัวเองโดยสรุปว่าทำไมเธอถึงเขียน นอกจากนี้ยังเป็นที่ยอมรับได้ที่จะอธิบายว่าผู้สมัครรับรู้เกี่ยวกับงานของพนักงานต้อนรับและสิ่งที่ บริษัท ระบุว่าพวกเขาต้องการจากผู้สมัคร
ในย่อหน้าที่สองพนักงานต้อนรับควรเข้าไปดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติของเธอซึ่งเกี่ยวข้องกับคุณสมบัติแต่ละประการกลับไปตามข้อกำหนดของ บริษัท ตัวอย่างเช่นการใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหากจำเป็นเธอสามารถอธิบายได้ว่าเธอมีประสบการณ์ x ปีหรือใบรับรองการรับจากมหาวิทยาลัย Y เธอควรมีทักษะที่จำเป็นต่อการทำงานของพนักงานต้อนรับเช่นการจัดการการสื่อสารองค์กรและการบำรุงรักษาฐานข้อมูล . ข้อผิดพลาดประการหนึ่งที่ควรหลีกเลี่ยงคือการใช้วลีคำคุณศัพท์ทั่วไปเช่น "ฉันเป็นผู้เล่นในทีม" ข้อความเหล่านี้เป็นอัตนัยไม่ได้อธิบายสิ่งที่พนักงานต้อนรับทำและต้องการหลักฐานเฉพาะที่พิสูจน์ได้ว่ามีประสิทธิภาพเช่น "ความพยายามของฉันในการทำงานร่วมกันกับพนักงานทุกคนทำให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ 12 เปอร์เซ็นต์และการเสนอชื่อเพื่อการบริหาร พนักงานพนักงานยอดเยี่ยมแห่งปีโดยองค์กร Receptionist Z. "
ย่อหน้าสุดท้ายของจดหมายปะหน้าแผนกต้อนรับควรบอกผู้รับว่าด้วยประสบการณ์และคุณสมบัติที่ระบุไว้เรซูเม่ของผู้สมัครงานหรือเอกสารอื่น ๆ ที่ต้องการจะถูกปิดไว้และการสัมภาษณ์จะได้รับการชื่นชมในความสะดวกสบายของผู้รับ ควรเชิญผู้รับให้ติดต่อผู้สมัครและอ้างอิงข้อมูลการติดต่อของผู้สมัคร องค์ประกอบสุดท้ายคือคำแถลงสั้น ๆ ที่ขอบคุณผู้รับสำหรับการพิจารณาและเวลาของเธอ
การปิดจดหมายต้องมีองค์ประกอบการปิดเช่น "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "เป็นการขอบคุณ" หลังจากกดปุ่มส่งคืนอย่างน้อยสามหรือสี่ครั้งผู้สมัครควรเซ็นชื่อของเธอ สองบรรทัดด้านล่างสิ่งนี้ควรมาตามสายของสิ่งที่แนบมาเช่น "สิ่งห่อหุ้ม ([จำนวนของสิ่งที่แนบมา])" หรือ "สิ่งที่แนบมา: [รายการของแต่ละรายการที่ถูกปิดกั้นโดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค]"
