การฝึกงานเป็นตำแหน่งงานที่เป็นทางการซึ่งคล้ายกับการฝึกงานที่เช่นเดียวกับงานอื่น ๆ ต้องใช้จดหมายปะหน้า ในการเขียนจดหมายฝึกหัดบุคคลต้องได้รับข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งและ บริษัท เปรียบเทียบความต้องการของ บริษัท กับสิ่งที่พวกเขาสามารถให้รวมถึงข้อมูลการติดต่ออธิบายว่าทำไมพวกเขาเขียนและวิธีที่พวกเขามีคุณสมบัติอย่างไรพวกเขาจะตอบสนองความต้องการของ ฝึกหัดขอสัมภาษณ์ในขณะที่เชิญการโต้ตอบและให้การปิดอย่างเป็นทางการที่ให้รายละเอียดสิ่งที่แนบมาด้วย สิ่งนี้ไม่แตกต่างจากการเขียนจดหมายสมัครงานทั่วไป จดหมายควรมีความยาวไม่เกินหนึ่งถึงสองหน้า
จดหมายฝึกหัดซึ่งคล้ายกับจดหมายสมัครงานอื่น ๆ ควรได้รับการปรับให้เหมาะกับองค์กรหรือหน่วยงานที่บุคคลนั้นต้องการทำงาน ดังนั้นขั้นตอนแรกในการเขียนเอกสารเหล่านี้อย่างใดอย่างหนึ่งคือการได้รับข้อมูลบางอย่างไม่เพียง แต่เกี่ยวกับตำแหน่งการฝึกงานที่มีอยู่ แต่ยังเกี่ยวกับ บริษัท หรือหน่วยงานโดยทั่วไป การดูผลิตภัณฑ์และบริการของ บริษัท คำแถลงพันธกิจทางธุรกิจและแม้แต่ราคาหุ้นปัจจุบันของ บริษัท ล้วนเป็นวิธีที่ดีในการตรวจสอบว่าธุรกิจกำลังทำอะไร
จากนั้นให้ดูที่การลงมือปฏิบัติในเชิงลึกระบุทักษะที่แน่นอนความรู้หรือความสามารถที่ผู้สมัครที่ประสบความสำเร็จควรมีสำหรับตำแหน่ง สิ่งนี้ช่วยให้บุคคลเปรียบเทียบสิ่งที่ บริษัท ต้องการกับสิ่งที่เธอเสนอ เป้าหมายคือเพื่อแสดงให้ บริษัท เห็นว่าผู้สมัครมีความเหมาะสมกับการศึกษาและประสบการณ์ของเธอ
เมื่อบุคคลได้รู้ทักษะความรู้และความสามารถที่เธอมีตรงกับความต้องการของ บริษัท แล้วก็ถึงเวลาที่จะต้องเขียนจดหมายฝึกหัดทางกายภาพ ในฐานะที่เป็นจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการเอกสารควรมีระยะขอบหนึ่งนิ้วมีอย่างน้อย 12 จุดแบบอักษรและใช้ย่อหน้าย่อหน้าด้วยระยะห่างบรรทัดเดียว ข้อมูลการติดต่อสำหรับผู้สมัครควรรวมอยู่ด้วยเหตุผลที่ด้านบนของจดหมายหรือชิดขอบซ้ายภายใต้ชื่อพิมพ์ของผู้สมัครที่ด้านล่าง ข้อมูลติดต่อของผู้รับจะอยู่ด้านบนเสมอภายใต้ที่อยู่ของผู้สมัครหากระบุไว้ จดหมายควรมีวันที่และหัวเรื่องเช่นเดียวกับคำทักทายเปิดที่ส่งถึงบุคคลที่เฉพาะเจาะจง
ย่อหน้าแรกของจดหมายฝึกหัดทำหน้าที่อธิบายวัตถุประสงค์ของจดหมายและวิธีการที่ผู้สมัครได้ยินตำแหน่งการฝึกงาน ย่อหน้านี้แสดงความสนใจในการทำงานกับ บริษัท เช่นกัน ย่อหน้าที่สองคือตำแหน่งที่ผู้สมัครสามารถเข้าไปดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการศึกษาประสบการณ์และทักษะของเธอเชื่อมโยงพวกเขาเข้ากับสิ่งที่ บริษัท ต้องการจากผู้สมัคร บางส่วนในส่วนนี้อาจแสดงด้วยสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหากต้องการ แต่เนื้อหาควรอธิบายสิ่งที่ผู้สมัครประสบความสำเร็จหรือสามารถทำได้และกับใครมากกว่าผู้ที่เป็นผู้สมัคร - นั่นคือใช้คำกริยาไม่ใช่คำคุณศัพท์และวลีคำคุณศัพท์
หลังจากเห็นได้ชัดว่าผู้สมัครมีคุณสมบัติและเหมาะสมกับตำแหน่งฝึกงานผู้สมัครควรชี้แจงรายละเอียดเกี่ยวกับการฝึกงานเช่นวันเริ่มต้นและสิ้นสุดหรือข้อกำหนดของปริญญา เธอควรอธิบายว่าเธอสามารถปฏิบัติตามรายละเอียดเหล่านี้ได้อย่างไรเช่นได้รับปริญญาตรีของเธอในเดือนก่อนที่จะเริ่มการฝึกภาคปฏิบัติ หากมีความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นผู้สมัครควรหารือว่าเธอตั้งใจจะแก้ไขปัญหาเหล่านั้นอย่างไร
ย่อหน้าสุดท้ายของจดหมายฝึกแสดงความคิดเห็นว่าเนื่องจากทุกสิ่งที่ผู้สมัครได้กล่าวถึงเธอรู้สึกว่าเธอเป็นแบบที่ดีสำหรับการฝึกหัดและจะสนุกกับโอกาสที่จะสัมภาษณ์งาน ส่วนนี้เป็นการแสดงออกถึงความกตัญญูต่อผู้รับที่สละเวลาอ่านและพิจารณาจดหมายอธิบายวิธีที่ดีที่สุดในการติดต่อผู้สมัคร หากการโพสต์การฝึกงานต้องมีเรซูเม่หรือเอกสารอื่น ๆ สำหรับการสมัครในตำแหน่งย่อหน้าสุดท้ายจะบันทึกว่ารายการเหล่านี้รวมอยู่ในจดหมายด้วยเช่นกัน
องค์ประกอบสุดท้ายของจดหมายฝึกหัดเป็นวลีที่ปิดเช่น "ขอแสดงความนับถือ" ชื่อเต็มของผู้สมัครและบรรทัดแนบที่ระบุจำนวนหรือประเภทของสิ่งห่อหุ้มหากมี หลังจากการรวมองค์ประกอบเหล่านี้ผู้สมัครควรพิสูจน์อักษรจดหมายสำหรับข้อผิดพลาดในการพิมพ์และไวยากรณ์ ณ จุดนี้จดหมายพร้อมที่จะพิมพ์และส่ง
