ผู้ช่วยฝ่ายธุรการทำหน้าที่เลขานุการที่หลากหลายเพื่ออำนวยความสะดวกในการไหลเวียนขององค์กรและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพหรือธุรกิจที่มักจะอยู่ในสำนักงาน อย่างไรก็ตามงานผู้ช่วยฝ่ายบริหารส่วนใหญ่ต้องการทักษะและความเป็นมืออาชีพในระดับที่มากกว่าบทบาททั่วไปของเลขานุการ ตามความหมายของชื่อหน้าที่หลักของผู้ช่วยฝ่ายบริหารส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับฝ่ายบริหารของ บริษัท หรือองค์กรโดยมีเป้าหมายในการช่วยเหลือพนักงานระดับสูงและระดับผู้บริหาร
อย่างไรก็ตามงานผู้ช่วยฝ่ายบริหารส่วนใหญ่นั้นเกี่ยวข้องกับงานในระดับหนึ่งเช่นการตอบรับโทรศัพท์การตั้งค่าการนัดหมายการพิมพ์การติดต่อทางจดหมายการยื่น ฯลฯ พวกเขาอาจจำเป็นต้องมีสินค้าคงคลังและเรียงลำดับเครื่องใช้สำนักงานใหม่ และเหลือเกินอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับการจัดการสำนักงานขั้นพื้นฐาน อย่างไรก็ตามผู้ช่วยฝ่ายบริหารคาดว่าโดยทั่วไปจะมีความเชี่ยวชาญในการใช้ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์และระบบฐานข้อมูลที่หลากหลายรวมทั้งแสดงให้เห็นถึงทักษะการสื่อสารและการจัดการโครงการที่ยอดเยี่ยม ในเรื่องนี้งานผู้ช่วยฝ่ายบริหารหลายงานเกี่ยวข้องกับการรับผิดชอบผลที่ตามมาเช่นการประสานงานแสดงสินค้าการนำเสนอผลงานและการสร้างสื่อการตลาดหลักประกันต่างๆ
งานผู้ช่วยธุรการหลายงานต้องการความรู้และทักษะที่เกี่ยวข้องกับสาขาเฉพาะ ตัวอย่างเช่นผู้ช่วยฝ่ายบริหารบางคนปฏิบัติหน้าที่สองเท่าในฐานะเลขานุการผู้บริหารเลขานุการแพทย์หรือผู้ช่วยด้านกฎหมาย หน้าที่พื้นฐานของการทำงานในสำนักงานยังคงเหมือนเดิม แต่ตำแหน่งเหล่านี้ยังเกี่ยวข้องกับทักษะเฉพาะอุตสาหกรรมเช่นการวิเคราะห์ข้อมูลการบันทึกประวัติผู้ป่วยหรือการร่างเอกสารทางกฎหมาย งานผู้ช่วยในการบริหารเพิ่มเติมที่ต้องการความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านนั้นมีอยู่ในธุรกิจประกันภัยการวิจัยและการพัฒนารัฐบาลการศึกษาและตลาดอื่น ๆ อีกมากมาย
โดยทั่วไปแล้วไม่มีมาตรฐานการฝึกอบรมหรือการศึกษาที่นอกเหนือจากประกาศนียบัตรมัธยมปลายที่จำเป็นในการเป็นผู้ช่วยฝ่ายบริหาร ในความเป็นจริงหลายคนเตรียมความพร้อมสำหรับบทบาทโดยการฝึกอบรมในที่ทำงานในการตั้งค่าสำนักงานประเภทต่าง ๆ และทำงานอันดับในช่วงระยะเวลาหนึ่ง อย่างไรก็ตามมีการรับรองระดับมืออาชีพสำหรับงานผู้ช่วยด้านธุรการอย่างน้อยในสหรัฐอเมริกาตัวอย่างเช่นสมาคมผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารระหว่างประเทศเสนอการแต่งตั้งผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารที่ได้รับการรับรอง (CAP) องค์กรอื่น ๆ ให้การฝึกอบรมและการรับรองที่เกี่ยวข้องกับอาชีพบางอย่างเช่นเลขานุการกฎหมายที่ได้รับการรับรอง (ALS) และใบรับรองกฎหมายมืออาชีพ (PLS) ที่เสนอโดยสมาคมเลขานุการกฎหมายแห่งชาติ
