ผู้ช่วยฝ่ายบริหารอาจมีหน้าที่หลายอย่างในที่ทำงานขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการรวมถึงขนาดของสำนักงานและจำนวนพนักงานคนอื่น ๆ อย่างไรก็ตามหน้าที่ผู้ช่วยฝ่ายบริหารหลายคนเหมือนกันในทุกการตั้งค่า สิ่งเหล่านี้จะรวมถึงการช่วยเหลือนายจ้างของคุณในการทำงานประจำวัน
โดยทั่วไปหน้าที่ผู้ช่วยฝ่ายธุรการจะรวมงานต่าง ๆ เช่นตอบรับโทรศัพท์และโอนสายตั้งค่านัดหมายตอบคำถามทักทายลูกค้าหรือลูกค้าเมื่อพวกเขามาถึงสำนักงานและทำให้สำนักงานสะอาดและเป็นระเบียบเรียบร้อย หน้าที่ผู้ช่วยฝ่ายบริหารอื่น ๆ อาจรวมถึงการกรอกหรือเตรียมเอกสารการยื่นเอกสารการเรียงลำดับเมลและการเก็บรักษาบันทึก โดยทั่วไปผู้ช่วยฝ่ายบริหารจะต้องมีความเชี่ยวชาญในซอฟต์แวร์ประมวลผลคำและงบประมาณที่หลากหลายดังนั้นจึงจำเป็นต้องใช้ทักษะคอมพิวเตอร์ที่ดีรวมถึงความสามารถในการพิมพ์อย่างน้อย 50 คำต่อนาที
ผู้ช่วยฝ่ายบริหารมักเป็นคนแรกที่คนส่วนใหญ่จะเห็นเมื่อพวกเขาเข้ามาในสำนักงานดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องเป็นมิตรสุภาพและเป็นมืออาชีพ การพิจารณาและให้ความเคารพเป็นลักษณะบุคลิกภาพที่สำคัญอื่น ๆ ผู้ช่วยฝ่ายบริหารมีปฏิสัมพันธ์กับคนจำนวนมากตลอดทั้งวันเมื่อรับสายส่งจดหมายเอกสารสำคัญหรือแพ็คเกจหรือช่วยเหลือลูกค้าดังนั้นความสามารถในการทำงานหลายอย่างจึงเป็นสิ่งจำเป็น ในที่ทำงานขนาดใหญ่อาจจำเป็นต้องมีผู้ช่วยฝ่ายธุรการจำนวนมาก
งานพิเศษเหล่านี้บางอย่างอาจรวมถึงการควบคุมดูแลพนักงานคนอื่น ๆ การประสานงานและดำเนินการประชุมพนักงานการดูแลงบประมาณสำนักงานการรับสินค้าคงคลังและการสั่งซื้อเครื่องใช้สำนักงานและตรวจสอบให้แน่ใจว่างานใด ๆ ผู้ช่วยฝ่ายบริหารอาจเป็นผู้รับผิดชอบในการจ้างงานและฝึกอบรมเจ้าหน้าที่สำนักงานใหม่และการบำรุงรักษาตารางเวลาของผู้อื่นในสำนักงาน ผู้ช่วยฝ่ายบริหารอาจถูกขอให้เรียนรู้ที่จะจัดการงานเฉพาะอุตสาหกรรมให้กับนายจ้างเช่น บริษัท กฎหมายสำนักงานแพทย์หรือธนาคาร
ผู้ช่วยฝ่ายบริหารที่ดีจะเป็นผู้หนึ่งที่สามารถทำหน้าที่ผู้ช่วยฝ่ายบริหารหลายคนในขณะเดียวกันก็มั่นใจได้ว่างานทั้งหมดจะเสร็จตรงเวลา ผู้ช่วยฝ่ายบริหารบางคนเป็นผู้ช่วยทั่วไปสำหรับสำนักงานทั้งหมดในขณะที่คนอื่น ๆ มีความเชี่ยวชาญในสาขาเฉพาะเช่นการเงินหรือการตลาด อาชีพในฐานะผู้ช่วยฝ่ายบริหารสามารถสร้างรายได้และให้ผลตอบแทนที่คุ้มค่าและโดยทั่วไปมีข้อได้เปรียบหลายอย่างเช่นผลประโยชน์ด้านสุขภาพและชั่วโมงการทำงานที่มั่นคง ผู้ช่วยฝ่ายบริหารอาจทำงานเต็มเวลาหรือนอกเวลาทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของสำนักงาน
