ผู้จัดการซอฟต์แวร์ที่ผ่านการรับรองมีการรับรองอย่างเป็นทางการที่ออกโดยสมาคมอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์และข้อมูล (SIIA®) และจัดการลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ของ บริษัท เขาหรือเธอดำเนินการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่า บริษัท ปฏิบัติตามข้อกำหนดสิทธิการใช้งานที่ออกโดยผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์แต่ละรายและเรียนรู้กฎหมายลิขสิทธิ์เฉพาะเพื่อป้องกันปัญหาทางกฎหมาย ผู้จัดการซอฟต์แวร์ที่ผ่านการรับรองจะรวบรวมข้อมูลจากการตรวจสอบและมาพร้อมกับแผนการจัดการซอฟต์แวร์ที่ บริษัท สามารถติดตามได้สำเร็จ นอกจากนี้ยังเป็นเรื่องธรรมดาสำหรับมืออาชีพที่ถือกรรมสิทธิ์ให้ทำมากกว่าจัดการซอฟต์แวร์ ตัวอย่างเช่นผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลผู้ดูแลระบบและผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายอาจถือกรรมสิทธิ์ซอฟต์แวร์ผู้จัดการที่ผ่านการรับรอง
การประเมินกฎหมายลิขสิทธิ์ในประเทศและการตรวจสอบข้อตกลงการอนุญาตเป็นขั้นตอนแรกในการจัดการซอฟต์แวร์ ใน บริษัท ที่มีคอมพิวเตอร์จำนวนมากผู้จัดการซอฟต์แวร์ที่ผ่านการรับรองจะใช้เวลาส่วนใหญ่ในการรับรองว่าระบบปฏิบัติการและแอพพลิเคชั่นของคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่องมีลิขสิทธิ์ที่ถูกต้องและหมายเลขใบอนุญาตนั้นจะถูกใช้ตามข้อตกลงของแต่ละผลิตภัณฑ์ การตรวจสอบสิทธิ์ใช้งานซอฟต์แวร์ประเภททั่วไป ได้แก่ ใบอนุญาตเครือข่ายแชร์แวร์สิทธิ์ใช้งานเครื่องแต่ละเครื่องและสิทธิ์ใช้งานระดับองค์กร นอกเหนือจากการค้นหาใบอนุญาตที่ไม่ถูกต้องแล้วเรายังอาจพยายามลดต้นทุนด้วยการตรวจสอบให้แน่ใจว่า บริษัท ใช้แผนการออกใบอนุญาตที่เหมาะสมที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ซึ่งรวมถึงการใช้ประโยชน์จากส่วนลดสำหรับการซื้อลิขสิทธิ์แบบจำนวนมากและบางครั้งการแทนที่แอปพลิเคชันปัจจุบันด้วยทางเลือกที่เหมาะสมกว่า
การสร้างแผนการจัดการซอฟต์แวร์ที่มีโครงสร้างเป็นหนึ่งในความรับผิดชอบหลักของผู้จัดการซอฟต์แวร์ที่ได้รับการรับรอง เขาหรือเธอสร้างนโยบายโดยละเอียดที่อธิบายการใช้สิทธิ์การใช้งานซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมและวิธีการบังคับใช้แผนการจัดการซอฟต์แวร์ แผนระบุกระบวนการเฉพาะสำหรับการเพิ่มใบอนุญาตใหม่โอนสิทธิ์ใช้งานที่มีอยู่และยกเลิกสิทธิ์ใช้งานที่ไม่จำเป็นและยังแสดงรายการโปรแกรมที่สนับสนุนโดยองค์กร ควรระบุขั้นตอนการลบซอฟต์แวร์ที่ไม่ได้รับอนุญาตจากคอมพิวเตอร์
ผู้จัดการซอฟต์แวร์ที่ผ่านการรับรองจะใช้แผนการจัดการซอฟต์แวร์เป็นพื้นฐานสำหรับกระบวนการตรวจสอบ พวกเขาจะต้องตรวจสอบการใช้ใบอนุญาตซอฟต์แวร์อย่างต่อเนื่องในองค์กรเพื่อให้แน่ใจว่าแผนนั้นประสบความสำเร็จและอาจทำการปรับปรุงนโยบายเมื่อจำเป็น ทั้งการปฏิบัติตามกฎหมายและค่าใช้จ่ายของซอฟต์แวร์มีการตรวจสอบดังนั้นจึงอาจมองหาวิธีการออกใบอนุญาตใหม่ที่สามารถประหยัดเงินของ บริษัท ผู้จัดการซอฟต์แวร์ที่ผ่านการรับรองจะต้องสื่อสารแผนให้ผู้อื่นและให้ความรู้แก่ผู้อื่นเกี่ยวกับนโยบายของ บริษัท สำหรับการจัดการซอฟต์แวร์และผลทางกฎหมายและธุรกิจที่อาจเกิดขึ้นจากการไม่ปฏิบัติตามนโยบาย
