ผู้ประสานงานการประชุมหรือที่เรียกว่าการประชุมและวางแผนการประชุมทำสิ่งที่จำเป็นเพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดระเบียบและการประชุมการประชุมและกิจกรรมพิเศษอื่น ๆ โดยทั่วไปพวกเขาจะรับผิดชอบในการสื่อสารกับธุรกิจและผู้ชมทุกประเภทที่ต้องการใครสักคนเพื่อจัดระเบียบเหตุการณ์ การวางแผนการประสานงานและแม้แต่การกำหนดรายละเอียดของการประชุมหรือเหตุการณ์พิเศษอื่น ๆ เป็นส่วนสำคัญของงานนี้ งบประมาณสัญญาของผู้ขายและการเตรียมการเดินทางอาจเป็นงานของผู้ประสานงานการประชุม ชั่วโมงการทำงานสำหรับผู้ที่อยู่ในตำแหน่งนี้มักจะทำงานมากกว่า 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์และอาจต้องทำงานในช่วงดึกหรือชั่วโมงวันหยุดสุดสัปดาห์
ผู้ประสานงานการประชุมอาจติดต่อองค์กรที่มีสปอนเซอร์และจับคู่กับผู้ชมที่ดีที่สุดและเปิดกว้างที่สุด ผู้ประสานงานต้องมีความเข้าใจพื้นฐานของ บริษัท หรือองค์กรที่สนับสนุนการประชุม ส่วนหนึ่งของความสำเร็จของผู้ประสานงานการประชุมจะขึ้นอยู่กับความสามารถของเขาหรือเธอในการทำความเข้าใจความประทับใจที่ บริษัท ต้องการสื่อสารและส่งมอบให้กับผู้ที่จะได้รับมันอย่างดีที่สุด ตัวอย่างเช่นผู้ประสานงานการประชุมอาจติดต่อกลุ่มวิจัยโรคมะเร็งที่ต้องการโน้มน้าวใจการค้นพบล่าสุดของพวกเขากับกลุ่มผู้รอดชีวิตจากโรคมะเร็งหลายคนในภูมิภาคเฉพาะของประเทศ การนำทั้งสองกลุ่มมารวมกันเป็นหนึ่งในหน้าที่ที่สำคัญที่สุดของผู้ประสานงานการประชุม
เนื่องจากการเตรียมการที่จำเป็นสำหรับเหตุการณ์ผู้ประสานงานการประชุมมักจะทำงานภายใต้ความกดดันสูงและ จำกัด เวลา สิ่งนี้ต้องใช้ความอดทนอย่างมากและความสามารถในการรักษาความสงบและความเป็นมืออาชีพในขณะที่ทำงานอย่างต่อเนื่องภายใต้เงื่อนไขที่ยากลำบาก ผู้ประสานงานการประชุมต้องสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานกับผู้ขายและผู้ให้บริการในพื้นที่จำนวนมากเพื่อให้สามารถวางแผนและดำเนินงานที่จำเป็นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีสำหรับการประชุมใด ๆ
ทักษะองค์กรที่โดดเด่นเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้ประสานงานการประชุมเพื่อให้สามารถทำงานได้สำเร็จ ผู้ประสานงานการประชุมมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการด้านลอจิสติกส์และการบริหารที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ดังนั้นเขาหรือเธออาจสื่อสารกับผู้คนหลากหลายประเภทรวมถึงผู้บริหารที่มีตำแหน่งสูงผู้ขายบริการต่างๆซัพพลายเออร์ช่างเทคนิคและผู้เข้าร่วมประชุม ความสามารถในการทำข้อตกลงและเจรจาสัญญาการให้บริการในขณะที่ทำงานภายใต้งบประมาณที่กำหนดไว้เป็นส่วนสำคัญของงานนี้
ผู้ประสานงานการประชุมใช้เวลาอย่างมากในการโทรศัพท์หารายละเอียดเกี่ยวกับการประชุมที่วางแผนไว้ เมื่อไม่อยู่ในสำนักงานพวกเขามักจะทำงานในสถานที่ที่โรงแรมศูนย์การประชุมหรือสถานที่จัดการประชุมอื่น ๆ ผู้ประสานงานอาจเดินทางอย่างกว้างขวางทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทและขนาดของ บริษัท ที่พวกเขาทำงาน
จำเป็นต้องเดินทางน้อยที่สุดสำหรับองค์กรหรือกิจกรรมในท้องถิ่น แต่การทำงานกับ บริษัท ขนาดใหญ่ที่มีสำนักงานระหว่างประเทศอาจต้องเดินทางไปต่างประเทศ โดยทั่วไปแล้วชั่วโมงทำงานจะไม่ปกติและอาจเกินกว่าสัปดาห์ทำงานปกติ 40 ชั่วโมง นอกเวลางานและวันหยุดสุดสัปดาห์สามารถเป็นเรื่องปกติโดยเฉพาะในระหว่างการประชุมเอง
