นักวางแผนการประชุมคือคนที่มีความเชี่ยวชาญในการวางแผนและจัดการประชุมตั้งแต่การพบปะของแพทย์ไปจนถึงการประชุมหนังสือการ์ตูน นักวางแผนการประชุมอาจทำงานกับไซต์การประชุมที่ได้รับความนิยมโดยเสนอความช่วยเหลือแก่ผู้ที่จองไซต์เหล่านั้นเพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดการประชุม พวกเขายังสามารถทำงานให้กับ บริษัท เอกชนและนักวางแผนการประชุมบางคนมีความเชี่ยวชาญในการประชุมบางประเภทโดยเฉพาะกลายเป็นคนที่ไปสู่คนที่ต้องการให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่นและดึงดูดผู้เข้าร่วมประชุม
การจัดการประชุมต้องใช้ความพยายามอย่างมาก นอกเหนือจากการรักษาความปลอดภัยเว็บไซต์ที่จะจัดประชุมผู้วางแผนการประชุมยังดูแลการรับประกันภัยความรับผิดแรงงานสำหรับการประชุมและวัตถุพิเศษและการสนับสนุนที่จำเป็นโดยผู้เข้าร่วมประชุม นักวางแผนการประชุมอาจจองห้องสวีทของห้องพักในโรงแรมในท้องถิ่นประสานงานการขนส่งไปและกลับจากสนามบินหลักและจัดเตรียมที่พักสำหรับวิทยากรและผู้มีเกียรติในการประชุม บริการวางแผนยังรวมถึงการเตรียมอาหารการขอใบอนุญาตหากจำเป็นสำหรับการประชุมการจัดระบบรักษาความปลอดภัยและการดูแลบริการพิเศษเช่นบริการรับเลี้ยงเด็กสำหรับผู้เข้าร่วมการประชุม
นอกเหนือจากการจัดการกับถั่วและสลักเกลียวของการประชุมแล้วผู้วางแผนการประชุมยังจัดการวัสดุสิ่งพิมพ์สำหรับการประชุมจากสัญญาณไปยังผู้คนรอบสถานที่ไปจนถึงโปรแกรมการประชุมที่แจกให้กับคนที่เข้าร่วมการประชุมด้วย ผู้วางแผนการประชุมจะจัดและเผยแพร่ตารางลำโพงหนังสือและแขกผู้มาเยือนและจองจากผู้ที่วางแผนจะเข้าร่วมการประชุม ระบบการจองรวมถึงระบบติดตามการชำระเงินและระบบสร้าง nametags ผู้วางแผนการประชุมยังได้รวบรวมกระเป๋าดีๆและวัสดุอื่น ๆ สำหรับผู้ที่เข้าร่วมการประชุมด้วย
การจัดการประชุมมักจะรวมถึงการตลาดและการสื่อสารอื่น ๆ ซึ่งรวมถึงเมลเว็บไซต์รายการอีเมลและการจัดบอร์ดสำหรับผู้เข้าร่วมที่ต้องการเครือข่ายก่อนการประชุม ผู้วางแผนการประชุมยังประสานงานใบเสร็จรับเงินของวัตถุที่ถูกส่งไปยังการประชุมเช่นคูหาและแผงขายสินค้าสำหรับพื้นที่ขายหนังสือโดยผู้เขียนที่พูดในที่ประชุมเป็นต้น การจัดระเบียบพื้นที่การประชุมเป็นส่วนที่สำคัญของงานด้วยนักวางแผนการประชุมที่กำหนดพื้นที่แสดงผลให้พิจารณาว่าพาเนลและเหตุการณ์ใดควรไปที่ใดและสร้างความมั่นใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมต้องไปในที่ที่ต้องการ
การวางแผนการประชุมมักจะได้รับความช่วยเหลือจากพนักงานที่สามารถมอบหมายงานต่าง ๆ ได้และมีพนักงานอยู่ตลอดเวลาในระหว่างการประชุมเพื่อจัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้น งานประเภทนี้ต้องการการจัดระเบียบที่ดีเยี่ยมและทักษะผู้คนและความสามารถในการจัดการงานที่แตกต่างกันในคราวเดียว ในวันใดวันหนึ่งผู้วางแผนการประชุมอาจจัดการกับวิทยากรที่ miffed เกี่ยวกับโรงแรมที่พักตำรวจท้องที่ที่เกี่ยวข้องกับปัญหาที่จอดรถผู้ขายที่ต้องการเปลี่ยนสถานที่บนชั้นประชุมและปัญหาอื่น ๆ อีกมากมาย
