ฟังก์ชั่นของนายทะเบียน บริษัท ขึ้นอยู่กับบริบทที่ใช้ชื่อ มีสองแอปพลิเคชันทั่วไปของชื่อเรื่อง นายทะเบียน บริษัท เป็นหน่วยงานของรัฐที่อนุญาตให้จัดตั้งธุรกิจและควบคุมหน่วยงานที่ได้รับอนุญาตจนกว่าจะถูกยุบอย่างเป็นทางการ นายทะเบียนองค์กรยังสามารถเป็นสถาบันการเงินที่ บริษัท ได้รับการว่าจ้างเพื่อรักษาบันทึกการถือครองหุ้นและพันธบัตรที่โดดเด่นเพื่อวัตถุประสงค์ในการเก็บบันทึกและเพื่อป้องกันไม่ให้ บริษัท ออกหุ้นเพิ่มที่ได้รับอนุญาต ในทั้งสองกรณีนั้นนายทะเบียนขององค์กรทำหน้าที่หลักในการเป็นผู้เก็บข้อมูลเพื่อติดตามรายการการลงทะเบียนปัจจุบัน
ในประเทศที่มีภาคธุรกิจเอกชนเช่นสหรัฐอเมริกาสหราชอาณาจักรและแคนาดานายทะเบียน บริษัท เป็นหน่วยงานรัฐบาลที่ให้ใบอนุญาตประกอบธุรกิจในการดำเนินงาน มันเป็นสถานที่ที่ บริษัท ยื่นเอกสารการรวมตัวกันเพื่อเปิด บริษัท อย่างเป็นทางการและที่หน่วยงานประเภทอื่นยื่นเอกสารการก่อตั้งของพวกเขา หน่วยงานเหล่านี้เป็นนายทะเบียนเนื่องจากพวกเขาเก็บรักษาบันทึกสาธารณะของหน่วยงานธุรกิจที่ได้รับอนุญาตภายในเขตอำนาจศาล โดยทั่วไปแล้วสมาชิกของประชาชนสามารถติดต่อสำนักงานของนายทะเบียนเพื่อตรวจสอบสถานะของการลงทะเบียนธุรกิจของ บริษัท
ผู้รับจดทะเบียนของรัฐบาลยังจัดการภาระผูกพันในการยื่นแบบประจำปีของธุรกิจและให้บริการด้านการบริหารเช่นการเปลี่ยนแปลงการจดทะเบียนของ บริษัท การให้สำเนาเอกสารและรับรองสถานะของ บริษัท นายทะเบียน บริษัท ในบริบทนี้ยังจัดการการสลายตัวของ บริษัท และนัดอำนาจของ บริษัท ที่จะทำธุรกิจในเขตอำนาจศาลจากบันทึกเมื่อมันปิดประตู ตัวอย่างเช่นในสหรัฐอเมริกาแต่ละรัฐมีนายทะเบียน บริษัท ซึ่งโดยปกติจะเป็นเลขานุการของรัฐ คนงานในแผนกธุรกิจของสำนักงานเลขานุการดำเนินงานด้านธุรการหลายอย่างซึ่งเก็บรักษาบันทึกสาธารณะของหน่วยงานธุรกิจที่จดทะเบียน
การใช้ชื่อสามัญอื่น ๆ ของ บริษัท จดทะเบียนคือการแต่งตั้งสถาบันการเงินเพื่อรักษาบันทึกของหลักทรัพย์ที่คงค้างของ บริษัท ในทางเทคนิค บริษัท สามารถแต่งตั้งใครก็ได้เพื่อรักษาบันทึกนี้ ตัวอย่างเช่นในองค์กรขนาดเล็กหลายแห่งเลขานุการของคณะกรรมการอาจได้รับงานและตำแหน่งนี้ สำหรับ บริษัท ยักษ์ใหญ่ที่มีหุ้นที่โดดเด่นหลายล้านคนวิธีการที่ใช้งานได้เพียงวิธีเดียวคือให้ผู้เชี่ยวชาญเก็บรักษาบันทึกความเป็นเจ้าของไว้
สถาบันการเงินที่ทำหน้าที่เป็นนายทะเบียนองค์กรคอยติดตามชื่อและที่อยู่ของเจ้าของหุ้นและพันธบัตรในปัจจุบัน ทุกครั้งที่ความปลอดภัยเปลี่ยนมือการเปลี่ยนแปลงจะถูกบันทึกและบันทึก สถาบันเหล่านี้ทำงานร่วมกันกับโบรกเกอร์และผู้ค้าเพื่อรวบรวมข้อมูลนี้เพื่อบันทึก แม้ว่าระเบียนที่เก็บรักษาไว้โดย บริษัท จดทะเบียนของ บริษัท ไม่ได้กำหนดความเป็นเจ้าของ แต่ก็ช่วยให้ บริษัท สามารถส่งประกาศที่สำคัญไปยังเจ้าของตามที่กำหนดโดยหน่วยงานกำกับดูแล สถาบันการเงินยังติดตามจำนวนหุ้นที่ค้างชำระทั้งหมดดังนั้น บริษัท จึงไม่ได้ออกหุ้นมากกว่าที่ได้รับอนุญาต
