โดยทั่วไปแล้วผู้บันทึกประจำเขตมีหน้าที่รับผิดชอบในการเก็บบันทึกการกระทำและธุรกรรมสาธารณะตามที่ได้รับคำสั่งจากรัฐบาลท้องถิ่นรัฐภูมิภาคและรัฐบาลแห่งชาติ ในบางประเทศรวมถึงสหรัฐอเมริกาการกระทำและธุรกรรมเหล่านี้จะถูกบันทึกโดยรัฐบาลในระดับเขต เครื่องบันทึกเคาน์ตีอาจได้รับการแต่งตั้งหรือเลือกตั้งเพื่อจัดการกับเอกสารต่าง ๆ ที่ประกอบเป็นบันทึกของเคาน์ตีสำหรับชุมชนนั้น ๆ สำนักงานนี้จัดการเอกสารประเภทต่าง ๆ มากมาย ในขณะที่ผู้บันทึกประจำเคาน์ตีและพนักงานประจำเคาน์ตี้อาจมีฟังก์ชั่นที่คล้ายกันหรือรวมกันเป็นสำนักงานเดียว แต่แต่ละสำนักงานมีความรับผิดชอบแตกต่าง
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับกฎหมายของท้องถิ่นตำแหน่งผู้บันทึกมณฑลอาจถูกกรอกข้อมูลผ่านการเลือกตั้งหรือแต่งตั้งโดยหน่วยงานของรัฐที่สูงขึ้น ในเขตบางเขตผู้บันทึกและพนักงานประจำเคาน์ตี้อาจทำงานในสำนักงานเดียวกันหรือแม้กระทั่งเป็นรายบุคคลเดียวในเมืองเล็ก ๆ และชุมชน ในเมืองใหญ่ ๆ ผู้บันทึกมณฑลอาจมีพนักงานหลายร้อยคนเพื่อช่วยในการประมวลผลการลงทะเบียนใบอนุญาตและเอกสารทางกฎหมายอื่น ๆ จำนวนมากที่สำนักงานจัดการ เอกสารอื่น ๆ ที่สำนักงานของผู้บันทึกเขตอาจจัดการ ได้แก่ หนังสือรับรอง, กลไกเก็บข้อมูลยาน, การสำรวจที่ดิน, การปล่อยทหารและเอกสารขององค์กรประเภทต่างๆ
ประเภทของการดำเนินการทางกฎหมายและการทำธุรกรรมที่โดยทั่วไปจะถูกบันทึกโดยผู้บันทึกเคาน์ตีรวมถึงการขายหรือการซื้อทรัพย์สินการดำเนินการทางกฎหมายต่าง ๆ ระหว่างบางฝ่ายใบอนุญาตการแต่งงานและเอกสารทางกฎหมายประเภทอื่น ๆ ที่ต้องมีการบันทึกอย่างเป็นทางการ ผู้บันทึกประจำมณฑลอาจทบทวนและบันทึก liens การจำนองและการกระทำทั้งหมด เนื่องจากพวกเขาไม่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาของเอกสารเครื่องบันทึกจึงไม่จำเป็นต้องรู้อะไรเกี่ยวกับการดำเนินการของการกระทำการกู้ยืมหรือเอกสารอื่น ๆ ที่คล้ายกัน โดยทั่วไปแล้วผู้บันทึกในมณฑลจะบันทึกธุรกรรมอสังหาริมทรัพย์ชื่อที่ดินและที่ดิน ผู้บันทึกประจำเขตยังรับผิดชอบในการเก็บค่าธรรมเนียมใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารเหล่านี้
เครื่องบันทึกมณฑลอาจไม่เหมือนกับเสมียนมณฑลในบางพื้นที่ ในมณฑลและภูมิภาคเล็ก ๆ บางแห่งสำนักงานเสมียนมณฑลและผู้บันทึกมณฑลอาจเป็นบุคคลเดียวกันจริง ผู้บันทึกมณฑลอาจต้องรับผิดชอบในการเก็บค่าธรรมเนียมรัฐหรือท้องถิ่นใด ๆ ที่จำเป็นสำหรับการออกเอกสาร ในขณะที่ตำแหน่งทั้งสองนี้อาจรวมกันในบางเมืองหรือท้องที่ แต่ก็มีความแตกต่างในหน้าที่ของแต่ละสำนักงาน ตัวอย่างเช่นเสมียนเคาน์ตีอาจรับผิดชอบในการตั้งค่าและควบคุมการเลือกตั้งในขณะที่ผู้บันทึกประจำเคาน์ตีอาจจะไม่
