หนึ่งในหน้าที่ที่พบบ่อยที่สุดของผู้ดูแลข้อมูลคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดที่เป็นขององค์กรถูกกำหนดและจัดระเบียบในลักษณะที่เป็นตรรกะ ผู้เชี่ยวชาญในสาขานี้มักรับผิดชอบในการให้การเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและให้สิทธิ์คำขอเข้าถึงข้อมูล ในบางกรณีผู้ดูแลข้อมูลอาจรับผิดชอบในการประเมินความถูกต้องและความเกี่ยวข้องของข้อมูลที่เก็บไว้ เมื่อผู้บริหารขององค์กรมีการเปลี่ยนแปลงระบบอย่างเป็นระบบผู้ดูแลข้อมูลมักได้รับการปรึกษาและคาดว่าจะมีส่วนร่วมในการนำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ใหม่ ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้อาจรับผิดชอบในการสื่อสารกับสมาชิกคนอื่น ๆ ขององค์กรเกี่ยวกับปัญหาการเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดและให้หน้าที่แก้ไขปัญหาเบื้องต้น
ผู้ดูแลข้อมูลเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีที่รับผิดชอบในการตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีการจัดเก็บจัดระเบียบและเข้าถึงข้อมูลดิจิทัลขององค์กร ในกรณีส่วนใหญ่มืออาชีพนี้เป็นสาขาแผนกหรือหัวหน้าทีม ผู้ดูแลข้อมูลในองค์กรขนาดใหญ่อาจต้องการความช่วยเหลือจากผู้ดูแลข้อมูลซึ่งผู้ดูแลข้อมูลสามารถมอบหมายงานและให้สิทธิพิเศษเมื่อเขาหรือเธอไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่เหล่านี้ได้โดยลำพัง
หน้าที่หลักของผู้ดูแลข้อมูลคือการพิจารณาความไวของข้อมูล ตัวอย่างเช่นในบริบททางวิชาการผู้เชี่ยวชาญนี้อาจกำหนดบันทึกทั้งหมดเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลของนักเรียนว่ามีความละเอียดอ่อนมาก บุคคลที่ต้องการเข้าถึงข้อมูลนี้อาจต้องติดต่อผู้ดูแลเพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลนี้ได้ ข้อมูลเกี่ยวกับข้อกำหนดของหลักสูตรอาจถูกกำหนดเป็นสาธารณะเนื่องจากไม่มีความอ่อนไหวและอาจเป็นประโยชน์ต่อผู้ที่ไม่มีสิทธิ์เข้าถึง
ในบริบททางธุรกิจผู้รับฝากข้อมูลมักจะต้องเข้าใจว่าข้อมูลเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานขององค์กรอย่างไร พวกเขามักจะคาดหวังว่าจะพัฒนาและแก้ไขแนวทางที่กำหนดว่าข้อมูลควรได้รับอย่างไรและควรเก็บไว้ที่ไหน เมื่อผู้เชี่ยวชาญมีคำถามเกี่ยวกับสาเหตุที่ข้อมูลมีความสำคัญหรือเกี่ยวข้องหรือเหตุใดจึงมีการกำหนดวิธีการบางอย่างผู้ดูแลข้อมูลอาจรับผิดชอบในการให้คำตอบ
นอกจากนี้ยังเป็นเรื่องธรรมดาที่ผู้ดูแลข้อมูลจะทำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้บริหารเพื่อดำเนินการเปลี่ยนแปลงการดำเนินงานขนาดใหญ่ ตัวอย่างเช่นเมื่อองค์กรกำลังเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ซึ่งคาดว่าจะปรับปรุงประสิทธิภาพผู้ดูแลข้อมูลอาจรับผิดชอบการดูแลการใช้งานระบบไอทีใหม่ ในหลายกรณีผู้ดูแลข้อมูลจะพบกับผู้นำไอทีคนอื่น ๆ เช่นผู้ดูแลแอพพลิเคชันเพื่อออกแบบสถาปัตยกรรมไอทีใหม่และสร้างแนวทางการฝึกอบรมสำหรับพนักงาน
