โดยทั่วไปฝ่ายเลขานุการจะรับผิดชอบงานธุรการที่หลากหลายและอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารระหว่างสมาชิกในแผนกต่าง ๆ งานส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการสร้างและการใช้งานเอกสารที่พิมพ์บ่อย ๆ โดยใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ ที่จัดไว้ให้กับบุคคลอื่นภายในแผนก การจัดเก็บเอกสารและการจัดทำเอกสารยังสามารถเป็นส่วนสำคัญของงานที่ทำโดยเลขานุการกรมแม้ว่าส่วนใหญ่ได้กลายเป็นคอมพิวเตอร์ การสื่อสารระหว่างบุคคลต่าง ๆ ในธุรกิจสามารถเกิดขึ้นได้ผ่านเลขานุการซึ่งอาจรับผิดชอบดูแลข้อความภายในสำนักงานและส่งต่อข้อมูลไปยังพนักงานต่าง ๆ
หน้าที่ที่ดำเนินการโดยเลขานุการแผนกอาจแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจที่เขาหรือเธอทำงานอยู่ อย่างไรก็ตามโดยทั่วไปงานที่ทำในตำแหน่งนี้เกี่ยวข้องกับการสร้างและจัดระเบียบเอกสารต่าง ๆ ที่ บริษัท ต้องการ ผู้จัดการอาจเขียนตารางสำหรับแผนกด้วยตนเองจากนั้นให้แผนกเลขานุการเพื่อพิมพ์ การโต้ตอบประเภทนี้เป็นเรื่องปกติและดังนั้นเลขานุการอาจต้องพึ่งพาเพื่อช่วยเหลือผู้อื่นในการบรรลุเป้าหมายและภารกิจตามที่จำเป็น
การจัดเก็บและจัดระเบียบเอกสารทางกายภาพอาจเป็นส่วนสำคัญของงานที่ดำเนินการโดยเลขานุการแผนก ในขณะที่หน้าที่ประเภทนี้อาจดูเล็กน้อยในบางครั้งมันเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่สามารถพบและใช้งานเอกสารและบันทึกเมื่อจำเป็น หากพนักงานต้องการหาเอกสารทางการเงินให้กับลูกค้าตัวอย่างเช่นการจัดเก็บเอกสารที่เหมาะสมและองค์กรอาจหมายถึงความแตกต่างในชั่วโมงการทำงานเพื่อค้นหา
ข้อมูลดิจิทัลได้แทนที่เอกสารทางกายภาพในหลาย ๆ ทางอย่างไรก็ตามการยื่นแบบนี้ส่วนใหญ่ลดลง เลขานุการแผนกอาจถูกคาดหวังให้สร้างการสำรองข้อมูลทางกายภาพของไฟล์ดิจิทัลและจัดระเบียบในลักษณะที่เชื่อถือได้ การติดฉลากและการจัดเก็บข้อมูลสำรองประเภทนี้อย่างเหมาะสมอาจต้องประสานงานระหว่างเลขานุการและพนักงานเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) ที่ บริษัท
เลขานุการแผนกอาจได้รับการคาดหวังว่าจะช่วยในการสื่อสารภายในสำนักงานหรือสถานที่ประกอบธุรกิจอื่น ๆ อีเมลและเทคโนโลยีโทรศัพท์ที่ได้รับการปรับปรุงทำให้การติดต่อระหว่างพนักงานง่ายขึ้นกว่าที่เคยมีมา แต่เลขานุการก็ยังคงมีความสำคัญต่อการถ่ายทอดข้อมูล ตัวอย่างเช่นตารางเวลาที่แผนกเลขานุการขอให้พิมพ์อาจต้องส่งอีเมลถึงพนักงานแต่ละคนหลังจากนั้น เลขานุการสายโทรเข้าสามารถรับได้จากนั้นส่งต่อตามความเหมาะสมทั่วทั้งธุรกิจ
