เป็นหน้าที่ของตัวทำดัชนีเอกสารที่จะเรียงลำดับและจัดประเภทเอกสารเพื่อให้สามารถเรียกดูได้ง่ายในภายหลัง บุคคลเหล่านี้สามารถทำงานในสภาพแวดล้อมที่หลากหลายรวมถึงหน่วยงานราชการโรงพยาบาลและมหาวิทยาลัย การปฏิบัติงานนี้ให้ดีมักจะต้องการบุคคลที่มีการจัดระเบียบอย่างมากและสามารถทำงานอย่างอิสระ โดยทั่วไปแล้วหน้าที่งานของตัวจัดทำดัชนีเอกสารรวมถึงการเรียงลำดับเอกสารใหม่การดึงเอกสารที่มีอยู่การลบเอกสารที่ไม่จำเป็นการตอบกลับการสอบถามข้อมูลและการปฏิบัติหน้าที่ธุรการต่างๆ
หนึ่งในหน้าที่ที่สำคัญที่สุดของตัวทำดัชนีเอกสารคือการเรียงลำดับเอกสารใหม่และวางไว้ในที่ที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่นถ้าเขาทำงานที่มหาวิทยาลัยตัวจัดทำเอกสารอาจจำแนกระเบียนนักเรียนและเรียงลำดับตามตัวอักษร หากเขาทำงานในศาลเขาอาจคัดแยกประวัติอาชญากรรม การปฏิบัตินี้ต้องใช้บุคคลที่จะปฏิบัติตามแนวทางการทำงานและรักษาความถูกต้อง เอกสารที่วางไว้ในพื้นที่ที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้เกิดปัญหาในอนาคต
การดึงเอกสารที่มีอยู่ยังมีบทบาทใหญ่ในตำแหน่งนี้ เมื่อใดก็ตามที่บุคคลต้องการดูเอกสารเป็นความรับผิดชอบของตัวจัดทำดัชนีเอกสารที่จะรับเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ในกรณีของมหาวิทยาลัยเขาอาจจำเป็นต้องดึงไฟล์ของนักเรียนเพื่อตรวจสอบว่าชั้นเรียนใดที่จำเป็นต้องใช้ภาคการศึกษาต่อไป นี่คือเหตุผลว่าทำไมจึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับตัวจัดดัชนีเอกสารที่จะจัดระเบียบและจำแนกเอกสารทั้งหมดอย่างถูกต้อง
เพื่อป้องกันความยุ่งเหยิงและรักษาลำดับการลบเอกสารที่ไม่จำเป็นเป็นหน้าที่การงานอื่น โดยทั่วไปเกี่ยวข้องกับการกำจัดเอกสารที่หมดอายุซึ่งไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไป ตัวอย่างจะลบบันทึกนักเรียนหลังจากนักเรียนจบการศึกษา ในบางกรณีไฟล์เหล่านี้จะถูกถ่ายโอนไปยังถังขยะแยกต่างหาก ในคนอื่นดัชนีเอกสารจะทำลายพวกเขาตามโปรโตคอลของ บริษัท
รวมถึงสิ่งนี้เขามักจะต้องตอบคำถามที่เกี่ยวข้องกับเอกสารบางอย่าง สิ่งนี้สามารถเกี่ยวข้องกับคำถามจากสาธารณะผู้ร่วมงานหรือหัวหน้างาน เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้นตัวทำดัชนีเอกสารจะต้องค้นหาเอกสารที่ถูกต้องและให้คำตอบ แง่มุมของงานนี้ต้องการบุคคลที่จะมีทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล
นอกจากนี้ตัวทำดัชนีเอกสารยังมีหน้าที่ในการปฏิบัติหน้าที่ธุรการต่างๆ ตัวอย่างเช่นเขาอาจต้องรับโทรศัพท์ส่งแฟกซ์หรือนำจดหมายไปยังบุคคลที่เหมาะสม หากสถานที่ทำงานยุ่งกว่าปกติเขาอาจต้องช่วยเลขานุการหรือแผนกอื่น ๆ ดังนั้นเขาจะต้องมีความหลากหลายและสามารถโพล่งออกมาเมื่อจำเป็น
