บรรณารักษ์เอกสารเป็นมืออาชีพที่รับผิดชอบในการรวบรวมเอกสารที่มักจะประกอบด้วยรูปแบบทางกายภาพและออนไลน์ที่หลากหลาย บรรณารักษ์ดังกล่าวมีหน้าที่ในการดูแลการเก็บรวบรวมและช่วยเหลือผู้อุปถัมภ์ในการวิจัยและกิจกรรมที่คล้ายคลึงกัน พวกเขาอาจทำงานที่ห้องสมุดดั้งเดิมหรือวิทยาลัยที่สถานที่เก็บถาวรหรือพิพิธภัณฑ์หรือในแผนกเอกสารของหน่วยงานราชการหรือองค์กร
ห้องสมุดหลายแห่งมีเอกสารพิเศษรวมถึงบันทึกทางประวัติศาสตร์เอกสารราชการและรายงานการวิจัย เอกสารเหล่านี้อาจถูกผูกไว้หรือไม่ได้ผูกไว้และอาจอยู่ในรูปแบบกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์ พวกมันไม่ค่อยมีการหมุนเวียนซึ่งหมายความว่าพวกเขาไม่สามารถชำระเงินและต้องใช้ภายในห้องสมุดและบางครั้งก็อยู่ในห้องอ่านหนังสือพิเศษ ในขณะที่เอกสารเหล่านี้อาจเป็นที่สนใจและใช้กับผู้อุปถัมภ์รูปแบบที่ผิดปกติของพวกเขาสามารถทำให้ยากต่อการค้นหา โดยทั่วไปแล้วบรรณารักษ์เอกสารมีหน้าที่รับผิดชอบในการช่วยเหลือลูกค้าในการค้นหาสิ่งที่ต้องการและในบางกรณีการแปลข้อมูลที่นำเสนอ
ในกรณีส่วนใหญ่บรรณารักษ์เอกสารจะต้องรับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าไม่ได้นำวัสดุไปด้วย ซึ่งอาจรวมถึงการห้ามอาหารและเครื่องดื่มในห้องที่ได้รับอนุมัติให้ใช้กับวัสดุและรับรองว่าไม่มีใครพับน้ำตาหรือทำเครื่องหมายเอกสาร บรรณารักษ์เอกสารอาจต้องรับผิดชอบต่อการเก็บรวบรวมเมื่อไม่ได้ใช้งาน ตัวอย่างเช่นเอกสารเก่าหรือเอกสารที่เสียหายอาจต้องการการดูแลเป็นพิเศษเช่นความชื้นและการควบคุมอุณหภูมิ
หน้าที่คล้ายกันเกิดขึ้นเมื่อบรรณารักษ์เอกสารทำงานให้กับพิพิธภัณฑ์หรือสถานที่เก็บเอกสารสำคัญ ห้องสมุดดังกล่าวอาจเปิดหรือไม่เปิดให้บริการแก่บุคคลทั่วไปและอาจถูก จำกัด เฉพาะนักวิจัยหรือนักวิชาการ บางคนก็ห้ามการจัดการเอกสารซึ่งในกรณีนี้บรรณารักษ์จะขอการวิจัยค้นหาข้อมูลด้วยตนเองและส่งคืนข้อมูลไปยังผู้ร้องขอ
ในหน่วยงานของรัฐหรือองค์กรการเข้าถึงมักจะถูก จำกัด อย่างเข้มงวด บรรณารักษ์เอกสารอาจร้องขอจากหลักการหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ในการตั้งค่าของรัฐบาลบรรณารักษ์อาจจำเป็นต้องได้รับการรับรองความปลอดภัยในระดับต่าง ๆ เช่นกัน
ในขณะที่คำเดิมประกาศเกียรติคุณเพื่ออ้างถึงอาชีพของมนุษย์และยังคงอยู่ในการใช้งานมาตรฐานเช่นบรรณารักษ์เอกสารยังสามารถเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ โดยทั่วไปโปรแกรมประเภทนี้จะถูกติดตั้งบนคอมพิวเตอร์หรือเซิร์ฟเวอร์เพื่อจัดการเอกสารที่เก็บไว้ โปรแกรมดังกล่าวมักจะมีฟังก์ชันการค้นหาแชร์และเก็บถาวร
