ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารเป็นมืออาชีพที่มีหน้าที่หลักในการสร้างหรือจัดการเอกสารหรือทั้งสองอย่าง ซึ่งอาจรวมถึงกระบวนการจัดทำเอกสารโครงการและขั้นตอนโดยใช้สื่อจำนวนหนึ่ง นอกจากนี้ยังสามารถรวมการรวบรวมเอกสารจากผู้มีส่วนได้เสียจำนวนมากและรวมเข้าไว้ในไฟล์หรือเอกสารที่ใช้งานได้หนึ่งไฟล์ วัตถุประสงค์ของเอกสารดังกล่าวอาจมีตั้งแต่ความสนใจในอดีตไปจนถึงการจัดตั้งแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจไปจนถึงข้อกำหนดของรัฐบาล
ในหลายกรณีผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารเป็นบุคคลที่ทำเอกสารจริง นี่อาจหมายถึงการเขียนนโยบายและคู่มือขั้นตอนตามแนวทางปฏิบัติในปัจจุบันหรืออาจหมายถึงการสร้างคู่มือผู้ใช้ที่บันทึกว่าจะใช้หรือประกอบผลิตภัณฑ์อย่างไร นอกจากนี้ยังอาจหมายถึงการสร้างช่วงเวลาของการดำเนินการและการสื่อสารเมื่อกระบวนการถูกกำหนดโดยหน่วยงานกำกับดูแลหรือหากอาจเกี่ยวข้องกับข้อพิพาทหรือคดีความ นอกจากนี้ยังอาจหมายถึงการบันทึกเหตุการณ์และเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นสำหรับบันทึกประวัติ
เป็นตัวอย่างให้พิจารณา บริษัท ที่จำเป็นต้องทำตามขั้นตอนความปลอดภัยเฉพาะระหว่างกระบวนการผลิต ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารอาจรับผิดชอบในการดูกระบวนการให้เสร็จสมบูรณ์อย่างเหมาะสมจากนั้นสร้างเอกสารที่แจ้งให้พนักงานทราบถึงวิธีการทำซ้ำกระบวนการทีละขั้นตอน งานนี้ช่วยในการฝึกอบรมและยังช่วยแสดงหน่วยงานกำกับดูแลที่ บริษัท กำลังพยายามที่จะปฏิบัติตามขั้นตอนที่ถูกต้อง
เมื่อใช้ร่วมกับหรือแทนที่เอกสารผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารอาจรับผิดชอบในการบันทึกเหตุการณ์และกระบวนการผ่านภาพนิ่งหรือวิดีโอ ซึ่งอาจรวมถึงการถ่ายรูปรถยนต์ที่ประสบอุบัติเหตุเพื่อวัตถุประสงค์ในการบันทึกความเสียหายสำหรับการเคลมประกันหรือคดีความ นอกจากนี้ยังอาจรวมถึงการถ่ายทำเหตุการณ์พิเศษหรือขั้นตอนเพื่อให้สามารถแสดงภาพได้อย่างถูกต้องโดยไม่ต้องพึ่งพาหน่วยความจำของมนุษย์
ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารอีกประเภทหนึ่งคือผู้ที่รวบรวมเอกสารที่ต้องการจากผู้อื่น ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท พยายามรวบรวมเงินจากลูกค้าและกำลังพิจารณาการดำเนินการทางกฎหมายผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารอาจถูกขอให้ประกอบสัญญาซื้อต้นฉบับใบแจ้งหนี้ที่ใช้บังคับได้ทั้งหมดและอีเมลหรือการสื่อสารอื่น ๆ ที่ถูกส่งไปหรือแลกเปลี่ยน กับลูกค้าที่มีปัญหา ผู้เชี่ยวชาญประเภทนี้อาจสร้างเอกสารอิสระที่ให้รายละเอียดเพิ่มเติมหรืออธิบายว่าได้รับเอกสารอย่างไร
มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบว่าคำไม่ควรสับสนกับผู้เชี่ยวชาญเอกสารคำ ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารสร้างหรือรวบรวมเอกสารเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะในการติดตามข้อมูลหรือพิสูจน์บางสิ่ง ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารคือคนที่ทำงานกับเอกสารที่มีอยู่และสามารถอ้างถึงงานจำนวนมากตั้งแต่พนักงานในร้านถ่ายเอกสารไปจนถึงผู้เชี่ยวชาญด้านลายมือที่รับรองเอกสารทางประวัติศาสตร์
