ผู้ดูแลระบบทั่วไปเรียกอีกอย่างว่าผู้จัดการสำนักงานหรือผู้ช่วยฝ่ายบริหาร ในขณะที่รายละเอียดงานจะแตกต่างกันไปตาม บริษัท ผู้ดูแลระบบทั่วไปอาจรับผิดชอบในการจัดการการติดต่อทั้งหมดตอบรับสายโทรศัพท์รับข้อความจัดทำรายงานและหน้าที่ทั่วไปอื่น ๆ ในบางกรณีผู้ดูแลระบบทั่วไปอาจต้องการการฝึกอบรมพิเศษเพื่อทำงานบางอย่างให้เสร็จสมบูรณ์ในสภาพแวดล้อมของสำนักงานที่มีเทคนิคสูง คำนี้มักใช้กับงานที่ทำงานในประเทศที่ใช้ภาษาอังกฤษนอกอเมริกาเหนือ
หนึ่งในความรับผิดชอบหลักของผู้ดูแลระบบทั่วไปคือการจัดการการติดต่อทั้งหมดไม่เพียง แต่ตรวจสอบจดหมายขาเข้าและทำให้แน่ใจว่าจะได้รับกับบุคคลที่เหมาะสม แต่ยังพิมพ์จดหมายโต้ตอบสำหรับจดหมายขาออก ผู้ดูแลระบบทั่วไปบางรายอาจต้องไปที่ที่ทำการไปรษณีย์เพื่อรับจดหมาย แต่บ่อยครั้งที่จดหมายนั้นถูกส่งไปยังที่ตั้งส่วนกลางในสำนักงานเพื่อการแจกจ่ายต่อไป หน้าที่นี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อธุรกิจจำนวนมากซึ่งอาจมีการเสนอราคาหรือเอกสารอื่น ๆ ที่จำเป็นต้องตรวจสอบภายใต้กำหนดเวลาที่ จำกัด
ในสภาพแวดล้อมสำนักงานบางแห่งผู้ดูแลระบบทั่วไปมีหน้าที่จัดทำรายงานในแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ที่หลากหลาย ดังนั้นตำแหน่งเหล่านี้จำเป็นต้องมีความเข้าใจที่ดีเกี่ยวกับซอฟต์แวร์สำนักงานรวมถึงผลิตภัณฑ์ที่ใช้สำหรับการประมวลผลคำสเปรดชีตและการนำเสนอภาพนิ่ง บ่อยครั้งที่ผู้ดูแลระบบทั่วไปมีหน้าที่รับผิดชอบในการรับข้อมูลดิบและวางไว้ในรูปแบบที่น่าสนใจและนำเสนอได้ หัวหน้างานมักจะลงนามในผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปก่อนที่จะส่งออก
ด้วยการมีส่วนขยายโดยตรงและข้อความเสียงงานของผู้ดูแลระบบทั่วไปเกี่ยวกับการตอบรับและโอนสายโทรศัพท์จะลดลงบ้างในสำนักงานส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตามมีบางครั้งที่พนักงานอาจถูกเรียกให้รับโทรศัพท์สำหรับเจ้านายหรือผู้บริหารอื่น ๆ บางเรื่องอาจไม่สามารถรอได้และขึ้นอยู่กับผู้ดูแลระบบที่จะเข้าใจสถานการณ์และเกิดการตอบสนองที่เหมาะสม นอกจากนี้ผู้บริหารบางคนชอบที่คนหน้าสำนักงานโทรศัพท์สายก่อนที่จะส่งพวกเขาผ่าน
อีกวิธีหนึ่งที่ผู้ดูแลระบบทั่วไปอาจให้การสนับสนุนด้านการบริหารคือการจัดการฐานข้อมูล ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท มีสมาชิกหรือต้องการรักษารายการขายนี่เป็นหน้าที่ที่อาจตกอยู่กับผู้ดูแลระบบทั่วไป ขึ้นอยู่กับบุคคลนี้เพื่อให้แน่ใจว่าฐานข้อมูลไม่มีข้อมูลที่ล้าสมัยเพื่อรักษาความน่าเชื่อถือในการติดต่อกับลูกค้า
ในสำนักงานบางแห่งผู้ดูแลระบบทั่วไปมีหน้าที่กำหนดและดูแลกำหนดการของผู้บริหารตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไป ในสถานการณ์นี้ผู้ดูแลระบบจะตั้งค่าการประชุมยืนยันการนัดหมายและพยายามให้วันตามกำหนดเวลามากที่สุด ซึ่งอาจรวมถึงการจัดแผนการเดินทาง
