ผู้ดูแลระบบทุนมีหน้าที่ดูแลการจัดสรรเงินช่วยเหลือภายในองค์กรหรือ บริษัท ผู้ดูแลระบบดำเนินการด้านเอกสารและแอปพลิเคชั่นมอบเงินช่วยเหลือและรับรองว่าใช้เงินตามเงื่อนไขที่วางไว้ ผู้ดูแลระบบทุนมักจะจัดการกับลูกค้าห้ารายหรือมากกว่านั้นในแต่ละครั้งติดตามรายละเอียดและแจกจ่ายเงินทุนตามความเหมาะสมสำหรับแต่ละคน งบประมาณส่วนใหญ่ที่ให้สิทธิ์ผู้ดูแลระบบทำงานกับลูกค้าแต่ละรายอยู่ระหว่างสองถึงห้าล้านดอลลาร์สหรัฐ
ในการเป็นผู้ดูแลระบบทุนนั้นไม่มีหลักสูตรเฉพาะที่ต้องเรียนแม้ว่าจะต้องมีวุฒิปริญญาตรี ขอแนะนำให้ศึกษาสาขาที่เกี่ยวข้องกับการวิจัยเพราะเป็นพื้นที่ที่ลูกค้าส่วนใหญ่ต้องการทุน หลังจากได้รับปริญญาตรีได้รับการรับรองในการจัดการทุน มีการจัดสัมมนาโดยกลุ่มต่างๆเช่น National Grants Management Association (NGMA) และผู้ดูแลระบบทุนสามารถเลือกที่จะใช้หนึ่งในสามเส้นทางที่แตกต่างกันภายในการจัดการทุน: ทางรัฐบาลกลาง, เส้นทางผ่านหรือติดตามผู้รับ
ผู้ดูแลระบบให้เงินทุนที่ทำงานในการติดตามของรัฐบาลกลางมักจะมีงานของรัฐบาล; เขาหรือเธอจัดการเงินอุดหนุนที่ออกโดยรัฐบาล เส้นทางการส่งผ่านเป็นลักษณะของการจัดการทุนที่ผู้ดูแลระบบทุนทำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้รับทุนการสอนและให้ความรู้แก่พวกเขาเกี่ยวกับกระบวนการและความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องกับการรับทุน ในแทร็กของผู้รับงานผู้ดูแลระบบให้ความสำคัญกับการช่วยเหลือผู้ที่ต้องการเงินช่วยเหลือสำหรับพวกเขา เมื่อการรับรองเสร็จสมบูรณ์อาจได้รับงานผู้ดูแลระบบให้ เมื่อเขาหรือเธอเริ่มฝึกฝนขอแนะนำอย่างยิ่งให้ผู้ดูแลระบบใช้เวลาเรียน 16 วันต่อปีเพื่อให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงในภาคสนามและกระบวนการและขั้นตอนใหม่สำหรับการบริหารทุน
บทบาทพื้นฐานที่สุดของผู้ดูแลระบบทุนคือการดำเนินการและเตรียมใบสมัครให้ สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบงบประมาณของลูกค้าการให้คำแนะนำในการขอรับเงินทุนเอกสารที่จำเป็นและการตรวจสอบก่อนที่จะออกใบอนุญาตป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบขององค์กรเพื่อติดตามการกระจายเงินทุนประกอบเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์และลงนามทั้งหมด บุคลากรที่เหมาะสม หน้าที่ที่สองคือการบริหารโครงการ สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการอธิบายเงื่อนไขของการให้สิทธิ์เพื่อให้มั่นใจว่าขั้นตอนการติดตามจะได้รับการดูแลอย่างเหมาะสมบันทึกวันที่และการชำระเงินที่สำคัญการสร้างและจัดการคำสั่งซื้อและการติดตามการชำระเงิน ในระหว่างขั้นตอนสุดท้ายการชำระเงินผู้ดูแลระบบทุนให้ค้นหารายงานทางการเงินที่จำเป็นจากลูกค้าตรวจสอบบันทึกการชำระเงินศึกษารายงานทางการเงินตรวจสอบใบแจ้งหนี้และบันทึกใบเสร็จรับเงิน
