เสมียนอีเมลมีหน้าที่ในการจัดการการส่งและการโพสต์ของจดหมายที่เข้าและออกจากสถานที่ ซึ่งโดยทั่วไปจะมีแพ็คเกจและจดหมายประเภทอื่น ๆ นอกเหนือจากการเขียนที่เป็นลายลักษณ์อักษร พนักงานไปรษณีย์อาจจ้างงานในภาคเอกชนหรือหน่วยงานของรัฐเช่นบริการไปรษณีย์ แน่นอนว่าทุกธุรกิจอิฐและปูนจะส่งและรับจดหมายซึ่งมีหลายอย่างที่จัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า หากธุรกิจมีขนาดใหญ่พอที่จะมีแผนกจัดส่งทางไปรษณีย์หรือไปรษณีย์ย่อมมีแนวโน้มที่จะจ้างพนักงานส่งจดหมายอย่างน้อยหนึ่งคนเพื่อดูแลการดำเนินงาน
เพื่อให้สามารถปฏิบัติหน้าที่เหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพและประหยัดค่าใช้จ่ายมันเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับพนักงานไปรษณีย์ที่จะต้องอัพเดทอัตราการส่งไปรษณีย์และการขนส่งปัจจุบันของผู้ให้บริการที่นายจ้างใช้ สิ่งสำคัญคือต้องชั่งน้ำหนักและเตรียมจดหมายอย่างรอบคอบเนื่องจากพัสดุที่ไม่ห่อหุ้มแก้ไขและจัดส่งตามนโยบายการจัดส่งของผู้ให้บริการอาจถูกส่งคืนโดย บริษัท นอกเหนือจากเสียเวลาไปรษณีย์และวัสดุความผิดพลาดประเภทนี้ยังสามารถนำไปสู่การสูญเสียธุรกิจ นอกจากนี้พนักงานไปรษณีย์คาดว่าจะคุ้นเคยกับกฎระเบียบและขั้นตอนเกี่ยวกับอีเมลจำนวนมากเพื่อใช้ประโยชน์จากอัตราที่ดีที่สุดและควบคุมการใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น
เสมียนอีเมลยังจัดการจดหมายขาเข้า สิ่งนี้อาจเกี่ยวข้องกับการเรียงลำดับวัสดุในช่องจดหมายโดยแผนกหรือสำนักงานเพื่อรับโดยบุคลากรที่ได้รับมอบหมาย นี่อาจเป็นหรือไม่รวมถึงการเปิดจดหมายแต่ละฉบับที่มาจริงขึ้นอยู่กับนโยบายของ บริษัท พนักงานไปรษณีย์บางคนอาจต้องส่งจดหมายเป็นการส่วนตัวไปยังสำนักงานหรือแผนกแต่ละแห่งหรือแม้กระทั่งแยกอาคารในบริเวณเดียวกัน ในความเป็นจริงมันมักจะเกิดขึ้นกับ บริษัท ขนาดใหญ่สถานพยาบาลและมหาวิทยาลัย
ในแง่ของสภาพแวดล้อมในการทำงานพนักงานไปรษณีย์ที่ทำงานในสถานที่ขนาดใหญ่อาจพบว่ามีเสียงดังจากเครื่องคัดแยกอัตโนมัติและอุปกรณ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง โดยทั่วไปแล้วพวกเขาสามารถคาดหวังว่าจะใช้เวลายืนอยู่ในที่เดียวในขณะที่เตรียมรายการสำหรับการจัดส่ง อย่างไรก็ตามในการตั้งค่าธุรกิจขนาดเล็กงานส่วนใหญ่อาจทำได้ด้วยตนเองซึ่งอาจเงียบกว่า แต่สามารถถือเอาการเคลื่อนไหวของข้อมือซ้ำ ๆ และการตัดกระดาษบนมือและนิ้วมืออย่างยุติธรรม
โดยปกติจะไม่มีการฝึกอบรมพิเศษหรือระดับการศึกษาที่จำเป็นในการเป็นเสมียนจดหมายที่เกินจากประกาศนียบัตรมัธยมปลายหรือเทียบเท่า อย่างไรก็ตามอาจจำเป็นต้องรู้หรืออย่างน้อยก็สามารถเรียนรู้วิธีการทำงานกับอุปกรณ์ต่าง ๆ ของคอมพิวเตอร์เช่นที่ใช้พิมพ์ไปรษณีย์และฉลากการจัดส่ง นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ในการมีทักษะคณิตศาสตร์ขั้นพื้นฐานและความสามารถในการสื่อสารกับผู้อื่นได้ดี
