ผู้ดูแลสำนักงานแพทย์บางครั้งเรียกว่าเลขานุการแพทย์หรือผู้ช่วยสำนักงานมีหน้าที่หลักในการตอบรับโทรศัพท์จัดตารางนัดหมายและจัดการไฟล์ผู้ป่วยในคลินิกสุขภาพหรือสำนักงานแพทย์อื่น ๆ ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้มักจะทำงานโดยตรงกับแพทย์และพยาบาล แต่อาจใช้ในโรงพยาบาลศูนย์ดูแลฉุกเฉินและช่วยชีวิตหรือบ้านพักรับรองพระธุดงค์ งานมักจะคล้ายกันไม่ว่าจะตั้งค่าอะไรและมีแนวโน้มที่จะมุ่งเน้นไปที่งานเลขานุการและงานเอกสารขั้นพื้นฐาน
ปฏิสัมพันธ์ของผู้ป่วยโดยตรง
ในสำนักงานแพทย์ส่วนใหญ่ผู้ดูแลระบบเป็นคนแรกที่คนไข้เห็นเมื่อพวกเขาเข้ามาเขามักจะนั่งอยู่ที่โต๊ะใกล้กับทางเข้าด้านหน้าและมักจะรับผิดชอบในการตรวจสอบผู้คนตอบคำถามและทำให้ผู้ป่วยรู้สึก ความสะดวก บุคคลนี้อาจมีหน้าที่จัดการห้องรอรวมถึงทำให้เป็นระเบียบและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีสิ่งรบกวนเช่นวัสดุการอ่านของเล่นหรือรายการโทรทัศน์ที่เหมาะสมทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสำนักงาน
การจัดการงานเอกสารที่ผู้ป่วยต้องกรอกเป็นส่วนหนึ่งของงานในที่ต่างๆ โดยทั่วไปผู้ดูแลระบบจะรวบรวมและบันทึกข้อมูลการประกันและแบบฟอร์มประวัติทางการแพทย์และการเปิดเผยข้อมูลและมักจะขอชำระค่าใช้จ่ายร่วมหรือค่าบริการตามเวลาที่กำหนด
รับสายและจัดการปฏิทิน
การพูดโทรศัพท์เป็นอีกส่วนหนึ่งที่สำคัญมากในการทำงานของมืออาชีพนี้ คนที่เรียกสำนักงานแพทย์มักจะพูดคุยกับผู้ดูแลระบบอย่างน้อยในตอนแรกโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับสิ่งต่าง ๆ เช่นขอเส้นทางไปยังสำนักงานหรือกำหนดเวลาการนัดหมาย ในกรณีที่เกิดเหตุฉุกเฉินทางการแพทย์เจ้าหน้าที่โต๊ะมักจะส่งต่อสายไปหาแพทย์หรือพยาบาลอื่น ๆ จะส่งข้อความที่มีรายละเอียดมากและส่งผ่านข้อมูลที่สำคัญที่สุดไปยังผู้เชี่ยวชาญทางการแพทย์“ โทร”
งานมักจะต้องเข้าใจมากเมื่อมันมาถึงการจัดตารางเวลาและการจัดระเบียบเวลา โดยทั่วไปผู้ดูแลระบบจะสร้างและจัดการปฏิทินสำหรับการนัดหมายการปรึกษาผู้ป่วยและการประชุมที่สำคัญที่พวกเขาต้องปรับปรุงอยู่ตลอดเวลา เมื่อแพทย์พยาบาลหรือบุคลากรทางการแพทย์อื่น ๆ ทำงานช้ากว่ากำหนดหรือต้องพลาดไปหลายวันมักจะเป็นหน้าที่ของผู้ดูแลระบบในการปรับเปลี่ยนสิ่งต่าง ๆ การโทรหาผู้ป่วยการจัดกำหนดการใหม่และการเปลี่ยนการนัดหมายในช่วงเวลาหนึ่งอาจเป็นส่วนสำคัญของงาน
งานธุรการ
โลกการแพทย์เป็นโลกที่ขึ้นอยู่กับการบันทึกอย่างมากและหนึ่งในงานที่ใหญ่ที่สุดของผู้ดูแลระบบการแพทย์คือการเก็บเอกสารและไฟล์เอกสารตามลำดับ สิ่งนี้มักเริ่มต้นด้วยบันทึกผู้ป่วย ผู้ดูแลระบบมักจะต้องคิดประดิษฐ์ระบบเพื่อให้สามารถอัพเดตและเข้าถึงไฟล์ได้ซึ่งมักเกี่ยวข้องกับการคำนวณและการเก็บบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์ สำนักงานที่ทันสมัยส่วนใหญ่ใช้การผสมผสานระหว่างไฟล์ดิจิทัลและกระดาษและการจัดระเบียบและการหลอมรวมของทั้งสองอาจเป็นงานที่ใหญ่กว่าที่คิด
ผู้ดูแลระบบสำนักงานอาจรับผิดชอบการจัดการการติดต่อและการจัดการสิ่งต่าง ๆ เช่นค่าสาธารณูปโภคและการจัดการเงินเดือน สิ่งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของสำนักงานที่มีปัญหา - การดำเนินงานที่สำคัญเช่นโรงพยาบาลมักจะมีแผนกการเรียกเก็บเงินเฉพาะที่จะจัดการเรื่องการเงิน แต่ในทางปฏิบัติเล็ก ๆ สิ่งเหล่านี้มักจะตกอยู่กับบุคคลที่นั่งอยู่ที่แผนกต้อนรับ ในบางสถานที่บุคคลนี้อาจจัดการเอกสารประกันรวมถึงการออกใบเรียกเก็บเงินผู้ป่วยและการจัดการการชำระเงินของบุคคลที่สาม
ช่วยเหลือแพทย์
ผู้ดูแลระบบอาจต้องช่วยเหลือเจ้าหน้าที่ทางการแพทย์ในเรื่องต่าง ๆ เช่นการเขียนตามคำบอกการบันทึกการถอดความและการเตรียมห้องสอบทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสำนักงาน อาจต้องสั่งการทดสอบในห้องปฏิบัติการ ในบางกรณีผู้เชี่ยวชาญด้านการดูแลสุขภาพปฏิบัติต่อพนักงานในสำนักงานเป็นผู้ช่วยส่วนตัวขอให้พวกเขาทำสิ่งต่าง ๆ เช่นจัดระบบขนส่งส่วนตัวจองอาหารเย็นหรือเก็บซักแห้งแม้จะไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของรายละเอียดงาน
การตั้งค่าการทำงานที่แตกต่างกัน
ผู้ดูแลระบบสำนักงานแพทย์สามารถทำงานในที่ต่าง ๆ ได้ การปฏิบัติส่วนบุคคลเป็นเรื่องที่พบได้บ่อยที่สุด แต่งานสามารถพบได้เกือบทุกที่ที่ผู้ป่วยและบุคลากรทางการแพทย์มีส่วนร่วม - โรงพยาบาลบ้านพักคนชราและคลินิกเดี่ยวเป็นเพียงตัวอย่างเล็ก ๆ น้อย ๆ บางครั้งก็เป็นไปได้ที่จะพบผู้ดูแลระบบประเภทนี้ที่ทำงานจากที่บ้านบ่อยครั้งในฐานะ“ ผู้ช่วยเสมือน” แพทย์และคนอื่น ๆ ที่ปฏิบัติงานเล็ก ๆ อาจไม่มีค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานเพื่อจัดการนัดหมายและจัดการการยื่นเอกสารเต็มเวลา ช่วยไม่กี่ชั่วโมงต่อสัปดาห์มักจะมีประโยชน์ การเตรียมงานที่บ้านมักจะต้องใช้อินเทอร์เน็ตและสายโทรศัพท์เฉพาะสำหรับจัดการสายการแพทย์ แต่รายละเอียดอาจแตกต่างกันมากขึ้นอยู่กับสถานการณ์
ข้อกำหนดการฝึกอบรมและการศึกษา
นายจ้างส่วนใหญ่กำหนดข้อกำหนดของตนเองเมื่อต้องจ้างผู้บริหารสำนักงานแพทย์ แต่ประกาศนียบัตรมัธยมศึกษาตอนปลายหรือเทียบเท่านั้นเป็นสิ่งจำเป็นเกือบตลอดเวลา ประสบการณ์การทำงานธุรการมักเป็นทรัพย์สินและความรู้ด้านการเรียกเก็บเงินทางการแพทย์และการเข้ารหัสก็มีประโยชน์เช่นกัน วิทยาลัยชุมชนและโรงเรียนอาชีวศึกษาบางแห่งเปิดสอนหลักสูตรที่ออกแบบมาเป็นพิเศษเพื่อฝึกฝนผู้คนให้ทำงานในสำนักงานแพทย์ แม้ว่าโปรแกรมประเภทต่างๆเหล่านี้จะไม่รับประกันว่าจะทำงานในฐานะผู้ดูแลระบบการแพทย์ แต่ก็สามารถทำให้ผู้สมัครสังเกตเห็นได้ง่ายขึ้น
