ผู้ดูแลระบบเวชระเบียนมีหน้าที่ดูแลระบบเวชระเบียนของโรงพยาบาลคลินิกหรือศูนย์การแพทย์ ซึ่งอาจรวมถึงการจัดการพนักงานที่ดำเนินงานตามจำนวนที่กำหนดเพื่อให้แน่ใจว่าเวชระเบียนมีความปลอดภัยและได้รับการบำรุงรักษาตามมาตรฐานหรือข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง ผู้ดูแลระบบต้องวางแผนและควบคุมการทำงานของพนักงานและจัดให้มีการฝึกอบรมที่จำเป็น ประเภทของการบันทึกเวชระเบียนและระบบที่ใช้มักถูกกำหนดโดยผู้ดูแลระบบ ผู้ดูแลระบบเวชระเบียนต้องสามารถรักษาความสัมพันธ์ในการทำงานที่ดีกับทนายความบุคลากรทางกฎหมายเจ้าหน้าที่ของรัฐและผู้เชี่ยวชาญด้านอื่น ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าการชำระเงิน
หนึ่งในแง่มุมที่สำคัญที่สุดของตำแหน่งนี้คือการวางแผนกำกับและประเมินผลกิจกรรมพนักงานเวชระเบียน โดยทั่วไปผู้ดูแลระบบเวชระเบียนจะสัมภาษณ์ผู้คนเพื่อเติมตำแหน่งพนักงานที่หลากหลายหรือให้คำแนะนำเกี่ยวกับการจ้างพนักงาน การให้คำแนะนำหรือการลงโทษทางวินัยเป็นส่วนสำคัญของความรับผิดชอบรายวันสำหรับงานนี้ ผู้ดูแลระบบยังอาจฝึกอบรมพนักงานให้ปฏิบัติหน้าที่เฉพาะของตนและในข้อบังคับหลายประการเกี่ยวกับการบำรุงรักษาเวชระเบียนการรักษาความลับการเก็บรักษาการดำเนินการและการเปิดเผยข้อมูล
ความรับผิดชอบอีกประการหนึ่งของผู้ดูแลระบบเวชระเบียนคือการกำหนดขั้นตอนและนโยบายที่เหมาะสมเกี่ยวกับเนื้อหาการรักษาความลับและการประมวลผลเวชระเบียน สิ่งนี้อาจจำเป็นต้องใช้ระบบบันทึกเวชระเบียนแบบดิจิตอลหรืออัตโนมัติการจัดทำรายงานสรุปสำหรับการจัดการและกำหนดขั้นตอนเกี่ยวกับการเก็บรักษาบันทึกทางการแพทย์ที่จัดทำโดยผู้ให้บริการด้านการจัดการ ผู้ดูแลระบบเวชระเบียนอาจเลือกผู้ให้บริการภายนอกที่จำเป็นสำหรับการคัดลอกและถอดความเวชระเบียนและตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ขายเหล่านี้ปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องกับความเป็นส่วนตัวของข้อมูลผู้ป่วย เพื่อที่จะอยู่ด้านบนของวิธีการล่าสุดและกฎระเบียบที่ใช้บังคับกับเวชระเบียนผู้ดูแลระบบอาจต้องเข้าร่วมการฝึกอบรมอย่างต่อเนื่องและรักษาข้อมูลประจำตัวในฐานะผู้ดูแลระบบข้อมูลสุขภาพที่ลงทะเบียน
ผู้ดูแลระบบเวชระเบียนต้องสามารถเข้าใจและตีความกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้องซึ่งเกี่ยวข้องกับวิธีการประมวลผลและการรักษาความลับ ผู้ดูแลระบบจะต้องสามารถจัดการกับทนายความเจ้าหน้าที่ของรัฐเพื่อนร่วมงานมืออาชีพและแม้แต่ประชาชนทั่วไปเป็นประจำ สิ่งนี้ต้องการผู้ดูแลระบบจึงจะสามารถสื่อสารกับบุคคลต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ หนึ่งในความรับผิดชอบที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของงานนี้คือการรับรองความลับของข้อมูลที่มีอยู่ในทางการแพทย์ การปฏิบัติตามกฎระเบียบทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับเวชระเบียนทำให้มั่นใจได้ว่าการจ่ายเงินและค่าธรรมเนียมของผู้จ่ายเงินบุคคลที่สามเป็นไปอย่างถูกต้องและตรงเวลา
