ผู้จัดตารางเวลาการแพทย์สร้างตารางเวลาสำหรับการปฏิบัติทางการแพทย์หรือคลินิกปรับสมดุลความต้องการของผู้ป่วยกับผู้ให้บริการดูแลผู้ป่วยให้เหมาะสมและปรับตารางเวลาตามความจำเป็นเพื่อรองรับเหตุฉุกเฉินและเหตุการณ์อื่น ๆ เครื่องกำหนดเวลาทางการแพทย์ทำงานในแผนกต้อนรับส่วนหน้าเพื่อโต้ตอบกับผู้ป่วยด้วยตนเองและจัดการกับการสื่อสารทางโทรศัพท์และอีเมลสำหรับสำนักงาน งานนี้ไม่มีข้อกำหนดพิเศษ แต่มักจะชอบคนดีและมีความรู้ด้านคอมพิวเตอร์
เมื่อผู้ป่วยติดต่อสำนักงานแพทย์เพื่อนัดหมายตัวกำหนดตารางเวลาการแพทย์จะรวบรวมข้อมูลพื้นฐานบางอย่างเพื่อกำหนดความเร่งด่วนของปัญหาและทำการประมาณระยะเวลาที่จำเป็นสำหรับการนัดหมาย เครื่องมือจัดกำหนดการจะรับทราบขั้นตอนและอุปกรณ์ใด ๆ ที่อาจจำเป็นเช่นชุดเอ็กซ์เรย์หรือการรวบรวมเลือด ด้วยข้อมูลนี้ผู้จัดตารางเวลาสามารถเสนอเวลานัดหมายที่เหมาะสมแก่ผู้ป่วยและทำการนัดหมาย
ตารางเวลาการแพทย์อาจส่งโทรเตือนอีเมลหรือการ์ดเพื่อให้ผู้ป่วยทราบว่าจะเข้ามาเมื่อใดพวกเขาจัดการกับการยกเลิกการจัดกำหนดการใหม่ตามความเหมาะสม หากผู้ป่วยยกเลิกโดยมีการแจ้งให้ทราบเล็กน้อยผู้จัดตารางเวลาการแพทย์อาจแจ้งให้ทราบว่าผู้ป่วยควรได้รับการเรียกเก็บเงินสำหรับการนัดหมายหากนี่เป็นส่วนหนึ่งของนโยบายการปฏิบัติ ในตารางกิจกรรมเริ่มที่จะทำงานช้าเนื่องจากการนัดหมายที่ยาวนานหรือปัญหาทางเทคนิคมันเป็นหน้าที่ของผู้จัดตารางเวลาการแพทย์เพื่อให้พวกเขากลับมาในการติดตามย้ายการนัดหมายและทำตามขั้นตอนอื่น ๆ หากจำเป็น
ในบางแนวทางปฏิบัติผู้จัดตารางเวลาการแพทย์ยังดึงเอกสารและแบบฟอร์มเพื่อเตรียมการนัดหมายและอาจจัดเตรียมพัสดุ ในคนอื่น ๆ นี่เป็นความรับผิดชอบของพยาบาลและช่างเทคนิคอื่น ๆ ที่เตรียมคลินิกสำหรับวันนี้ ตัวกำหนดตารางเวลามีหน้าที่รับผิดชอบในการทำให้แน่ใจว่ามีพนักงานเพียงพอและประสานงานกับเจ้าหน้าที่เพื่อให้พวกเขาตระหนักถึงตารางประจำวัน ตัวอย่างเช่นหากผู้ป่วยต้องการการเจาะเลือดผู้จัดตารางเวลาการแพทย์จะทำให้แน่ใจว่าช่างเทคนิคมีเวลาเพียงพอในการเตรียมการเพื่อให้พร้อมเมื่อผู้ป่วยมาถึง
ไม่จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมใด ๆ เพื่อทำงานเป็นตารางเวลาทางการแพทย์แม้ว่าหลักสูตรระยะสั้นในคำศัพท์ทางการแพทย์และการดำเนินธุรกิจจะมีประโยชน์ การรับก่อนหน้านี้และประสบการณ์การบริการสาธารณะมักจะเป็นประโยชน์สำหรับผู้สมัครและทักษะเช่นความสามารถสองภาษาอาจมีประโยชน์ในแอปพลิเคชัน กำหนดการทางการแพทย์จัดการข้อมูลที่เป็นความลับและอาจต้องผ่านการตรวจสอบประวัติหรือตกลงที่จะลงนามในเอกสารที่ระบุการยอมรับและความเข้าใจในนโยบายความเป็นส่วนตัวของสำนักงาน
