โดยทั่วไปแล้วนักเก็บภาพถ่ายจะรับผิดชอบในการจัดระเบียบภาพถ่ายในลักษณะที่ครอบคลุมและมีความหมาย สิ่งนี้สามารถทำได้หลายวิธีและรวมถึงการเรียงลำดับตามลำดับเวลาและการจัดเรียงภาพถ่ายตามหมวดหมู่ตามหัวเรื่องหรือช่างภาพ เมื่อองค์กรเสร็จสมบูรณ์แล้วนักเก็บเอกสารมักจะรับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าความหมายและวัตถุประสงค์ของภาพต่าง ๆ นั้นถูกบันทึกไว้ผ่านการประกอบบันทึกและสัญลักษณ์สำหรับแต่ละภาพ นักเก็บภาพถ่ายสามารถทำงานในสื่อดิจิทัลโดยใช้ภาพถ่ายดิจิทัลและไฟล์คอมพิวเตอร์เพื่อจัดระเบียบข้อมูลอย่างมีความหมายและมีประสิทธิภาพ
หน้าที่และความรับผิดชอบของนักเก็บภาพถ่ายอาจแตกต่างกันบ้างขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะขององค์กรที่จ้างงาน อย่างไรก็ตามโดยทั่วไปแล้วงานของนักเก็บเอกสารมักจะเริ่มต้นด้วยการรวบรวมและจัดระเบียบภาพถ่ายจำนวนมากที่เป็นส่วนหนึ่งของการสะสม งานเริ่มต้นนี้มีความซับซ้อนอย่างไม่น่าเชื่อหากกลุ่มมีภาพถ่ายหลายพันหรือหลายล้านรูปที่ต้องเก็บถาวรและเข้าถึงได้
การจัดระเบียบที่เหมาะสมโดยนักเก็บรูปถ่ายมักจะเกี่ยวข้องไม่เพียง แต่นำรูปถ่ายต่าง ๆ มารวมกัน แต่ยังกำหนดวิธีที่ดีที่สุดในการสั่งซื้อ สิ่งนี้สามารถขึ้นอยู่กับวิธีที่องค์กรต้องการเก็บภาพถ่ายแม้ว่าลำดับตามลำดับจะค่อนข้างบ่อย การกำหนดลำดับเหตุการณ์ที่เหมาะสมสำหรับภาพถ่ายอาจเป็นเรื่องยากอย่างไรก็ตามอาจใช้วิธีการเพิ่มเติม ภาพถ่ายอาจถูกจัดระเบียบตามหัวข้อของภาพหรือบุคคลที่ถ่ายภาพหรือเรียงลำดับตามหลายหมวดหมู่ที่มีระดับความสำคัญแตกต่างกัน
เมื่อจัดระเบียบรูปภาพอย่างถูกต้องแล้วนักเก็บภาพถ่ายมักจะกำหนดความหมายหรือจุดประสงค์ของภาพเหล่านั้น ยกตัวอย่างเช่นรูปภาพที่รวบรวมมาสามารถประกอบด้วยสัญลักษณ์ที่ระบุว่าใครเป็นผู้ถ่ายภาพแต่ละภาพและหัวเรื่องของแต่ละภาพ ข้อมูลเพิ่มเติมสามารถให้บริการเพื่อขยายบนนี้มักจะให้รายละเอียดเกี่ยวกับความหมายของวัตถุที่ถ่ายภาพหรือวัตถุประสงค์ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าภาพภายในไฟล์เก็บถาวรยังคงมีความหมายในอนาคต
นักเก็บภาพถ่ายสามารถทำงานกับภาพถ่ายดิจิทัลจัดระเบียบและเพิ่มสัญลักษณ์ให้กับพวกเขาในสื่อดิจิทัล สิ่งนี้สามารถทำได้อย่างหมดจดในคอมพิวเตอร์โดยนักเก็บเอกสารที่เพิ่มบันทึกลงในไฟล์ดิจิตอลจัดระเบียบรูปภาพในโฟลเดอร์ย่อยต่างๆและจัดเก็บภาพถ่ายในฮาร์ดไดรฟ์ การเก็บถาวรดังกล่าวยังสามารถเกี่ยวข้องกับสื่อภายนอกอย่างไรก็ตามรวมถึงการใช้อุปกรณ์เก็บข้อมูลเพิ่มเติมหรือแผ่นดิสก์สื่อบันทึก วิธีนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าการบันทึกภาพและสัญลักษณ์จะถูกเก็บรักษาไว้โดยนักเก็บภาพถ่ายทั้งในการสำรองข้อมูลและในฐานะต้นฉบับ
