เลขานุการสื่อมวลชนเป็นนักประชาสัมพันธ์มืออาชีพ สื่อสามารถมีบทบาทสำคัญและมีผลกระทบอย่างสำคัญต่อหน่วยงานและธุรกิจบางแห่งโดยเฉพาะอย่างยิ่งสื่อที่เกี่ยวข้องกับรัฐบาล ด้วยเหตุนี้จึงจำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญเช่นนี้เพื่อช่วยองค์กรในการรักษาภาพลักษณ์ที่เป็นบวกและสอดคล้องกันและนำพาองค์กรให้สามารถใช้สื่อในการสื่อสารกับสาธารณะได้อย่างมีประสิทธิภาพ
หน้าที่ทั่วไปของเลขานุการรวมถึงการติดตามข่าวสารและความเชื่อมั่นของสาธารณชนเกี่ยวกับองค์กรที่พวกเขาทำงานอยู่ พวกเขาอาจต้องตอบคำถามจากแหล่งสื่อหรือสมาชิกของสาธารณะ นอกจากนี้ยังเป็นเรื่องธรรมดาสำหรับบุคคลเหล่านี้ในการเขียนคำปราศรัยข่าวประชาสัมพันธ์และบล็อก ในบางกรณีองค์กรจำเป็นต้องใช้สื่อเป็นเครื่องมือและอาจเป็นหน้าที่ของเลขานุการสื่อมวลชนเพื่อทราบว่าสถานที่ใดดีที่สุดและวิธีการเข้าถึงพวกเขาอย่างดีที่สุด
มีเลขานุการระดับกดที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่นในสหรัฐอเมริกา (US) ทำเนียบขาวมีสำนักข่าว ภายในสำนักงานมีผู้เชี่ยวชาญในระดับต่าง ๆ ของอาชีพของพวกเขา ข้อกำหนดรายวันที่แน่นอนสำหรับบุคคลเหล่านี้ขึ้นอยู่กับตำแหน่งของพวกเขา ตัวอย่างเช่นรองปลัดสำนักข่าวมีแนวโน้มที่จะมีความรับผิดชอบที่แตกต่างจากเลขาธิการอาวุโส
เลขาธิการสื่อมวลชนอาจเป็นโฆษกขององค์กร แต่ก็ไม่ได้เป็นเช่นนั้นเสมอไป บางครั้งผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้จะตรวจสอบและเตรียมข้อมูลที่จะถ่ายทอดหรือผ่านสื่อ แต่พวกเขาอาจไม่ส่งข้อความเป็นการส่วนตัว แต่บทบาทของพวกเขาอาจเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ที่มีปฏิสัมพันธ์กับสื่อและสาธารณะทำในลักษณะที่ไม่เป็นอันตรายต่อภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กร
สำนักข่าวมักจะถูกว่าจ้างโดยองค์กรที่สื่อมวลชนให้ความสำคัญเป็นประจำหรือที่มีการโต้ตอบกับสาธารณะเป็นประจำเช่น บริษัท ขนาดใหญ่หน่วยงานราชการหรือเจ้าหน้าที่ อย่างไรก็ตามควรเข้าใจว่ารายได้เพียงอย่างเดียวไม่ได้กำหนดความต้องการเลขานุการสื่อ ยกตัวอย่างเช่นโรงสีสามารถสร้างรายได้หลายล้านดอลลาร์ต่อปี แต่เนื่องจากมีปฏิสัมพันธ์กับสื่อน้อยและมีความสนใจน้อยที่สุดในกิจการของตนจึงไม่น่าเป็นไปได้ที่โรงงานจะต้องมีเลขานุการสื่อมวลชน อย่างไรก็ตามอาจมีกรณีที่เมื่อมีการว่าจ้างเลขานุการสื่อมวลชนชั่วคราว หากโรงงานกลายเป็นจุดศูนย์กลางของสื่อเนื่องจากมีการโต้เถียงมันอาจตัดสินใจว่าจำเป็นต้องเพิ่มผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์ให้กับพนักงานของตนจนกว่าสถานการณ์จะตาย
